基于數字化環境下的學籍檔案管理方法

劉海俊

摘 要：學籍的背后是學生的成績、獎懲等在校的具體情況，對于學生有著很大的作用，對于學籍的管理也一直是學校管理的重點內容。我國的小學、中學實行義務教育政策，學生數量相比以前大幅提升，而隨著高校擴招政策的實施，大學生的數量也在不斷的攀升，所以對學校學籍檔案管理也就有了更高的要求。本文重點分析我國的學校學籍檔案管理中存在的問題，并提出對學籍檔案進行數字化管理的對策，同時對數字化管理的方法進行研究。

關鍵詞：學籍；數字化；檔案管理

中圖分類號：G717.24 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）10（a）-0000-00

信息技術的發展已經進入了成熟階段，數字化已經逐漸取代了我們生活很多常見的用品。比如說，以前學校教學用的是黑板、粉筆，但現在卻已經實現了多媒體教學。政府辦公在傳統上必須是有辦公人員在辦公室，而需要辦事的人要親自到辦公室，現在各級政府幾乎實現了電子政務，在網絡上辦公，其效率非以前可比。很多企業、單位在進行管理時也借用了這樣的模式，即電子化辦公、電子化管理的模式。而在檔案管理領域，因為檔案管理工作本身的繁瑣性與細致性，人力與信息相比，劣勢逐漸顯現，數字化管理取代人力管理已經是一個趨勢。所以學校對學籍檔案管理的關注點不應該是是否運用數字化管理方式，而是如何將數字化管理方式引進并根據學校自身情況作出創新。我國許多學校尤其是高校都已經實現了數字化管理，但是管理不徹底或者是運用不當，依然有很多的問題存在，本文對這類問題進行總結，分析出學籍檔案數字化管理的方法。

1問題

1.1學籍檔案數字化管理不徹底

學籍檔案數字化管理不徹底主要體現在兩個方面，第一是數字化管理方法的引進不徹底，學校只是簡單改變了原有的傳統管理方式，并未對數字化管理方法有足夠的重視。第二是學校領導的觀念錯誤導致管理偏向于硬件的添置，而忽視了對軟件的應用與開發。要實現數字化管理，硬件固然不可少，但光有硬件而缺乏一個管理系統，顯然也無法真正實現數字化管理，硬件放在管理室也不能發揮應有的作用。

1.2管理系統不完善

我國已有不少的學校建立起了學籍檔案數字化管理的平臺，但該系統大多是新建的沒有經過實踐考察的。這就導致很多系統往往在使用過程中出現漏洞，尤其是學籍檔案數字化管理人員在使用系統時感覺不順手、不方便，但因自己不是專業人員，不能夠對系統進行修改和完善，數字化管理系統便進入了一個系統不合理、無法修改，進而導致系統進一步被破壞的怪圈。另一方面，有些學校會購買系統，這樣做可以減少開發系統的環節，但是依然會存在一個問題，購買而來的系統無法與學校自身情況相契合，使用起來也就無法盡善盡美。

1.3人員的專業水平欠缺

學校要實現完備的學籍檔案數字化管理不是一個簡單的過程，要建立這樣一個管理體制，所要花費的時間、財力自不必細說。換個角度來看，所需要花費的人力也不少。首先，需要管理系統的設計者，對于設計者的要求很高，不僅僅是要求有豐富的經驗，還應該懂得管理知識、計算機知識。其次，需要管理者，即能夠使管理體制良好運行的工作人員，這類人員就更加需要專業的檔案管理知識和計算機知識。很多學校在學籍檔案數字化管理的人員配備上明顯是欠缺的，學校管理者也沒有對學籍檔案數字化管理有足夠的重視，人員的欠缺也就在情理之中了。

1.4資金不足

學校對于資金的管理一直是管理的重點，管理者大多把經費進行分類，但因為對學籍檔案管理的重視不夠，分到檔案管理上來的資金實在是少。在管理者心目中，學籍檔案管理畢竟是末端的事情，其重要程度往往不能和其他事情相比擬。沒有足夠的經費，就無法構建一套完整的管理系統，先不說管理系統本身的專業性需要多少的經費了，就拿客觀條件而言，要完善檔案管理，所需要花費的金額就絕對不少，需要的是有專業性的人才。而如果經費有限，這樣的人才就無法得到，管理也就無法完善。

2對策

本文所提之對策主要是針對本文所提的幾個學籍檔案數字化管理中的不足，對策主要包括學校領導的重視、系統的完善、資金扶持和人才引進培養方面。即便學校學籍檔案進行數字化管理之后對人力的需求減少了，但并不代表機械可以完全取代人力在檔案管理中的地位，所以本文所提的對策的重點在于人才的培養方面。

2.1給予足夠的支持和重視。

學校管理本身具有一定的繁瑣性和復雜性，管理者會面對很多的繁瑣的事，但無論如何，也應該分出時間來應對學籍檔案管理的事務。一般而言，學籍可以看成是一個日記本，記錄著學校所有學生的學習情況，它的重要性不言而喻。所以每一所學校的管理者都應該對它重視起來，也唯有這樣才能促進管理的發展，才能更加細致、安全的進行學籍檔案管理。

2.2制定并完善學籍檔案數字化管理系統。

制定學籍檔案數字化管理和完善學籍檔案數字化管理需要考慮兩個方面的內容，第一是必須要嚴格按照《檔案法》等相關法律法規中的規定來進行，要從意識上改變對學籍檔案管理的看法。第二是要結合學校自身情況，每所學校的情況都有所不同，所以學校管理者就應該要結合學校具體情況制定出適合學校的學籍檔案數字化管理系統。尤其是在硬件方面，更應該考慮到學校自身的情況，根據學校的具體財務狀況來進行硬件的配置，硬件不要求多，但都應該讓它們的作用得到發揮。

2.3建設專業化的隊伍。

1）隊伍的科學搭配。

學校進行學籍檔案數字化管理最重要的一點就是管理隊伍的組合搭配，讓不同的性格、不同知識面的人員組合在一起，可以實現“1+1>2”的效果。這對管理者的眼光要求更高一些，他必須是能夠熟練運用人力資源學的知識。而就學籍檔案管理而言，應該要考慮到幾個方面，首先是知識結構，就知識結構而言，管理人員必須要有人是學習檔案管理類的專業人員，能夠熟練運用檔案管理的理論知識，如果隊伍有一個人擁有檔案管理的經驗，管理起來豈非就更得心應手？除此之外，還應該有比較年輕，充滿著干勁與朝氣的員工。他們的加入會給檔案管理注入新鮮血液，會讓管理效果增加。

2）定期組織培訓。

學籍檔案管理的工作人員要掌握檔案管理的知識和計算機知識，而數字化管理的知識隨著科技的進步也在不斷的變化，這就要求工作人員要有一顆學習的心。學校要鼓勵他們根據自身情況參加學習，提升檔案管理的知識和計算機水平，以適應計算機技術的發展。同時，學校可以組織培訓課程，鼓勵工作人員參加。相比之下，組織培訓課程更加方便，畢竟學校的教師隊伍中就有相關專業的老師，由他們來進行培訓更加方便。

2.4 加大資金扶持力度

學籍檔案數字化管理的首要前提就是要有足夠的資金支持，有了充足的資金作為依托，管理系統才能進一步發展。而這一內容的前提是要有資金可用，學校學籍檔案不會產生經濟效益，所以只能通過政策扶持和校友的捐贈等手段來獲取資金，因此檔案管理部門應該要與學校領導進行深入的交談，要要學校領導意識到學籍檔案數字化管理的重要性，并且提出申請資金扶持的理由，資金的渠道多樣，向上級分管財政部門申請、學校內部投入、學校校友捐贈等方式聯合運用。有了足夠的資金就必須要運用到該運用的地方，首先是硬件的購買，其次是軟件的開發，最重要的應該是人才的引進。

3總結

我國的學籍檔案數字化管理還不完善，幾乎是處于剛起步的狀態，所以就要求學校領導能夠有所重視。數字化管理已經是檔案管理的必然趨勢，隨著經濟、科技的發展，傳統的管理方式已經不能滿足人們的需求，必要要遭到淘汰，也唯有數字化管理能夠接替傳統的管理方式并將學籍檔案管理在其根本上進行改變，讓學籍檔案從單純的保存變成合理的利用。

參考文獻

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