IT平臺在組織的管理體系中的應用

【摘要】IT平臺是指信息技術平臺，對企業而言，是指信息技術基礎設施，主要包括了：網絡基礎設施和服務器以及數據存儲系統設施，在IT平臺基礎之上才有了企業的業務以及應用系統。本論文通過對IT平臺概念的闡述，以及明確組織管理體系的要求，根據一些管理的實例，來說明IT平臺在組織的管理體系中的應用。

【關鍵詞】IT平臺組織管理體系應用

1IT平臺的簡介

前文提到，IT平臺就是信息技術平臺，許多數據和信息存儲、處理、交換、輸出以及輸入的工作都能夠很快速和準確地在IT平臺上運行。軟件、硬件和隱藏的協議是構成IT平臺的主要成分。硬件是指，網絡基礎設施和服務器以及數據存儲系統設施，這些都是我們能夠摸得著和看得見的；軟件則包括了許多應用程序和系統程序，這些程序和技術也為數據和信息在IT平臺上的運行提供了條件，例如：人們通常用的辦公室軟件—office；而隱藏著的各種協議是指，IT領域中所有的規范和技術標準。

2組織管理體系的需求

在分析IT平臺在組織管理體系中的應用之前必須明確組織的管理體系的需求。大體來說，最基本的需求就是能夠有效地管理實施管理體系的組織中大量的數據信息，使得組織能夠正常高效地運作。此外，還有幾點比較高的要求。

2.1數據統計要嚴格標準化

統計數據的表格一定要精確，格式也要標準，避免遺漏和重復，使得管理體系中的數據直觀明了。

2.2保持高效性

在管理體系中，所有的數據處理都必須保持快速、準確的高效率，使組織的運轉更加流暢。

2.3建立管理體系的要求

建立體系有利于對組織進行全面地、有條理地管理，也能使各項工作有條不紊的進行，同時，體系運轉穩定性更高，便于組織統一管理。

2.4注重創新和保持組織的個性化

不同的組織有著不一樣的組織文化和內涵。一成不變的模仿就意味著毫無特色，這樣的組織必定會被淘汰。因此，任何組織都要有著創新的精神，要時刻注意構建組織的特色文化和個性化運營模式。

2.5管理體系試運行的要求

試運行能夠很好的檢測這個體系是否符合組織所需要達到的標準。根據分析體系試運行中的各項數據，來分析和判斷這個體系的可行性，是這個體系是否能夠投入使用的先決條件。

以上這些組織的管理體系的要求，用人工管理的方式一般難以全部實現，并且人工管理的效率很低，容易浪費時間和大量的人力資源。所以，使用IT平臺對這樣類型的組織進行有效的管理是十分有必要的。

3在組織的管理體系中如何有效應用IT平臺

首先，要明確IT平臺在組織管理體系中應用的基礎理論—PDCA循環理論。

PDCA循環是美國質量管理專家戴明博士提出的，它是全面質量管理所遵循的科學程序，能夠幫助組織制訂質量計劃和實現既定的管理目標。

其中，P的全稱為plan，指的是計劃，針對每一項活動和企業短期和長期目標計劃的制訂；D代指do，指的是執行，具體落實計劃里的每一項內容，去實現企業的每一項目標；C指的是check，檢查，主要是核查執行計劃的結果，哪一些是實現整體目標的，為企業的發展起到了推動作用的，又有哪一些目標的實現并沒有任何的實際意義的；A，act，處理，就是總結成功的經驗和失敗的教訓，成功的要加以推廣，失敗的要避免以后再次發生，而還未解決的問題就要放入下一個PDCA循環當中。

其次，關于一些常用軟件的應用。

企業中，幾乎每一項工作都需要進行文字或者是數據的處理，而數據的處理工作便和辦公室軟件聯系緊密。使用office system更加有利于實現辦公自動化（Office Automation），能夠很有效地將計算機網絡功能和現代化辦公結合起來。

辦公室軟件的運用中要注重軟件的更新和軟件應用技能的培訓工作。軟件的更新是為了能夠跟上IT技術革新的腳步，每一項更新都能夠提高操作的簡便性和提高工作的效率，而軟件應用技能的培訓是針對企業中個人實施，使得每個員工能夠更好的適應IT平臺下管理體系的運轉。此外，可以利用WINDOWS和OFFICE將組織中的一些重要的文件有序地存放在一臺綜合管理的計算機中，并進行無差錯備份，將這臺計算機作為這個組織的IT平臺，綜合處理各部門以及個人提供的數據信息，這便是IT平臺的有效應用。

再次，關于企業的管理信息系統。

企業的管理信息系統，Management Information System（MIS），它是主要工作對象就是信息。此系統可以進行對信息進行維護、儲存、傳遞以及采集。將信息管理系統和IT平臺結合使用，能夠使得MIS運轉更加有效，利于企業整理和統計各項有效的信息和數據。

此外，關于ERP。ERP的全稱是Enterprise Resource Planning，指的是企業資源計劃。此概念的提出還要追溯到上個世紀90年代，當時在美國的一家公司仔細研究和分析IT技術的發展前景、IT技術對企業發展的影響以及IT平臺對管理體系的幫助，并且做出預測，認為當IT技術發展成熟到一定的地步時，企業組織的管理體系將要發生巨大變革，從而引出了這一概念。ERP是針對信息資源管理、財務資源管理、人力資源管理和物資資源管理集成一體化的管理軟件。企業資源管理計劃系統的應用，可以將先進的管理思想和信息技術有效結合起來，企業系統中又增加了資源調整調度、財務預警以及生產評估等多方面的功能，同時，也使得以計算機為核心的組織管理體系更加成熟。

電子郵件和MSN的有效應用。我國互聯網中心的一項有效數據顯示，電子郵件在我國網民中使用最為廣泛，使用比例幾乎接近九成。因此，電子郵件便可成為企業實現IT平臺下構建組織管理體系的重要載體。比如，利用電子郵件能夠高效傳輸各種數據文本以及視頻和音頻信息，而且幾乎不需要任何成本。另外，MSN軟件在企業中的應用也能夠帶給企業很大的幫助。MSN就是指即時通訊工具，它能夠為客戶提供良好流暢的及時通話以及視頻會議，在企業中結合計算機使用MSN，也是一個具有高效使用價值的IT平臺。

4總結

綜上所述，將IT平臺應用到組織的管理體系中，一定要將IT平臺嵌入到企業的組織機構當中，建立數據庫要精確和全面，要針對每一個部門、每一個項目甚至每一個員工，因為只有建立完整準確的信息數據庫，管理體系才能做出正確的報告和決定。與此同時，也要實事求是地結合具體情況分析，使得IT平臺在組織的管理體系中有更加廣泛的應用。