新形勢下高校基建檔案科學(xué)管理路徑淺析

摘要：高校基建工程檔案是高校重要的檔案資源和寶貴財富，也是學(xué)校基本建設(shè)工作的真實記錄和歷史憑證。本文闡述了高校基建檔案的特點，分析了高校基建檔案管理中存在的主要問題。

關(guān)鍵詞：檔案； 科學(xué)； 管理

中圖分類號：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-3315（2012）07-141-001

高校基建檔案是指在學(xué)校基建管理和基建工程項目建設(shè)活動過程中直接形成的有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它記載了整個基礎(chǔ)建設(shè)工作的全過程，既是工程建設(shè)及竣工驗收、交付使用的必要條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。目前，高等教育發(fā)展迅速，高校規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)任務(wù)不斷增加，高校基建檔案的重要性、規(guī)范性愈發(fā)凸顯。然而，由于對基建檔案重要性認(rèn)識的缺乏，基建檔案的管理體制還不夠完善，管理過程也存在一些問題，因此科學(xué)管理勢在必行。

一、高校基建檔案的特點

高校基建檔案除具有一般檔案的信息性、原始性、價值性等特點以外，還具有以下特點。

1.成套性

基建檔案記載并反映了建設(shè)項目活動的全部過程和成果，包含了從提出項目建議書、可行性分析報告、編制初步設(shè)計、編制設(shè)計文件、進(jìn)行地質(zhì)勘查、設(shè)計招標(biāo)、簽訂合同等全過程文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總和的基建程序和專業(yè)內(nèi)容相銜接，構(gòu)成了一個建設(shè)項目的成套完整性整體。

2.現(xiàn)實性

基建檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實使用性。其它文件材料歸檔后，基本上完成了現(xiàn)行功能，多半是用來歷史查考，而基建檔案則不同，它是學(xué)校基本建設(shè)、工程維護(hù)和改建擴(kuò)建中不可缺少的現(xiàn)行依據(jù)，它不僅沒有退出現(xiàn)行使用過程，而是在較長時期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。

3.復(fù)雜性

基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、暖通、供變電、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)有機(jī)地融合，才能完成一個建筑單位工程，也帶來了專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

二、高校基建檔案管理中存在的主要問題

1.存檔材料不齊全

基建檔案涉及方面廣、工作環(huán)節(jié)雜、建設(shè)周期長，故基建檔案成為建設(shè)項目管理工作中重點和難點。一些項目建議書和可行性研究等階段應(yīng)保存的依據(jù)性文件常漏缺不全。在項目招標(biāo)過程中，經(jīng)常出現(xiàn)中標(biāo)單位外包歸檔不及時等導(dǎo)致資料散失。施工單位對于施工過程中所形成的隱蔽工程圖紙、施工日記等的收集管理疏忽，對設(shè)備安裝文件資料也不夠重視。有些僅注重階段性文件資料的收集，而往往忽略了全過程文件材料的完整歸檔，造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷。

2.歸檔質(zhì)量不高

由于歸檔意識薄弱和人員素質(zhì)的不專業(yè)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等，主要存在著三種情況：一是歸檔材料不符合歸檔要求。在歸檔材料和圖紙上隨意使用鉛筆、圓珠筆及紅色、純藍(lán)墨水等不符合歸檔要求的筆墨書寫；有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙和文件漏蓋公章或公章不清晰。二是圖紙編制不規(guī)范，工程資料不全。圖紙中相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺，缺蓋圖章或圖章不符合規(guī)格。三是存檔圖紙不全或磨損、污染嚴(yán)重，不能準(zhǔn)確反映工程實體的實際情況。

3.管理機(jī)制不健全

基建項目一般要經(jīng)過立項、科研、設(shè)計、施工、竣工等階段，項目文件資料形成周期長，涉及方面廣，專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，從而造成收集、歸類、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸檔經(jīng)歷相當(dāng)長的一段時間，并經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一環(huán)節(jié)的差錯都直接影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性。

三、高校基建檔案科學(xué)管理的對策

1.健全管理體制

首先，配備專職檔案人員。明確管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通，加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量服務(wù)，結(jié)合現(xiàn)代化手段提高基建檔案的開發(fā)和利用工作。其次，制定歸檔制度。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，如它所包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計檔案、基本建設(shè)施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。

2.提高人員業(yè)務(wù)水平

基建檔案管理工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員作為檔案工作主體，其素質(zhì)的高低將直接影響到檔案工作質(zhì)量的好壞，因此必須加強(qiáng)對專(兼)職檔案的教育和培訓(xùn)，采取培養(yǎng)專業(yè)人員與培訓(xùn)現(xiàn)有工作人員相結(jié)合的辦法，提高檔案人員的素質(zhì)，同時，由于知識的不斷更新，應(yīng)該把檔案管理的培訓(xùn)作為一項長期的工作來抓，使其走向制度化、規(guī)范化。

3.做好“三個同步”

基建檔案工作“三個同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進(jìn)行。對材料編制不夠完整、不準(zhǔn)確、不符合歸檔要求的，都要及時進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。

4.嚴(yán)格歸檔立卷管理

歸檔立卷工作是基建檔案管理工作中的重要一環(huán)。要根據(jù)建設(shè)項目特點及其內(nèi)在聯(lián)系，按照《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中基建文件材料的部門立卷與歸檔流程要求，做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，對基建文件材料內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用， 保持其整體功能。

四、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

目前高校基本建設(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)從經(jīng)驗管理向科技管理階段轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，且不利于及時查找。如果管理方法不改變，就不能有效的保存及利用基建檔案。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對基建檔案進(jìn)行管理，將大大提高工作效率，實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，更好地為工程建設(shè)與管理服務(wù)，基建檔案也將更好地被管理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。