檔案工作如何適應高校快速發展

新時期，我國高校檔案工作發展突飛猛進。鐵道警官高等專科學校檔案科作為高校檔案建設事業的組成部分，應適應學校的快速發展。

1 更新觀念，與學校發展同頻共振

1．1 開放意識。長期以來，高校教職工都認為高校檔案館是十分神秘的，很少有人能去查閱檔案和利用檔案。學校檔案工作根據高校發展的需要，將封閉管理轉為開放式管理，檔案工作者樹立時代感、緊迫感、責任感，樹立開放的思想意識，從自我封閉的小圈子里走出來，不等不靠，變被動服務為主動向高校教學、產業、科研、管理等各方面服務，并為利用者營造一個良好的檔案利用環境。同時，我校檔案工作者大力開展檔案宣傳，與本校其他部門搞好關系，積極與兄弟院校、社會接軌，更好地實現檔案信息資源的交流與共享，充分發揮了我校檔案利用價值。

1．2 法制意識。檔案工作者都要牢固樹立“依法管檔”的法制觀念，依照國家檔案法管理檔案。作為高校檔案工作者，只有知法、懂法，才能依法管檔；只有具備了良好的法制觀念，規范檔案管理的一系列行為，才能維護檔案的真實、準確、完整和安全，才能嚴守黨和國家的機密，維護檔案工作依法開展；也只有具備了正確的法制觀念，才能保持清醒的頭腦，免受物質利益的誘惑，堅持原則，依法辦事，進一步使檔案工作逐步走向法制化。

1．3 服務意識。高校檔案管理工作如何迎接信息化、網絡化的挑戰，檔案工作人員服務觀念的更新尤為重要。檔案作為一種信息資源，只有被很好地利用，才有可能轉化為生產力。服務觀念越強，這種轉化就越快，收益也越大。要提高服務意識，觀念就要更新，我校改變過去重保管、輕利用的工作思路，重視和加強對利用者需求的分析，總結現階段檔案需求的特點，及時對檔案信息進行重組和創新，不斷拓展服務領域，創新服務機制，滿足不同利用者的特定需求。

2 端正態度，為學校發展提供檔案信息支撐

檔案管理要如何創新服務？最重要的是實現檔案利用的創新服務。檔案利用是檔案工作延綿不斷的存在和發展的前提，是檔案工作的出發點和歸宿。

學校檔案管理人員主動深入基層，深入實際，調查和了解本校黨政、科研、教學等各項管理工作的特點及對檔案需求的內容和規律性，為開展檔案利用工作提供信息參考。比如，學校的管理層，管理職能決定了其需要的是全局性、綜合性的檔案信息，檔案管理部門就要注意收集與這些有關的，和來自上級的指導性文件及學校活動形成的各種文件材料、往年的培訓計劃、工作總結、典型的經驗材料、大事記等。

二是注意創建良好的檔案利用者需求的心理環境，以便保證用戶需求的順利實現。

高校檔案機構的設置、檔案組織形式和利用形式、檔案工作者的服務態度，都會對利用者的需求心理產生影響。提供熱情的服務，創造良好的環境和氛圍，就可能激發利用者的利用熱情。

3 主動融入，與學校快速發展同步前進

首先，將高校檔案工作納入學校整體發展規劃，條件成熟的高校可以成立檔案工作專門管理委員會，強化宏觀管理。建立和完善各部門分管檔案工作的領導及所屬部門專兼職檔案員的管理網絡，并將檔案工作納入部門工作的年度考核內容。

其次，要實現文檔一體化，即文件、檔案管理工作一體化，這是我國檔案學理論向更深層次發展的一個標志。避免了文件分類不規范、文件歸檔不齊全、文件檢索利用困難等問題。同時，校園網絡為實現辦公自動化、無紙化辦公提供了平臺，也為文檔一體化提供了軟硬件支持。文檔的一體化管理，將高校檔案管理的職能向前延伸，文件的登記、整理、鑒定、著錄、保存和利用等一系列檔案管理行為，完全融入文件管理運行程序中同時進行，形成一個不能隨意割斷的完整過程，實現檔案管理工作的高效率運轉。

（作者單位：鐵道警官高等專科學校檔案科 來稿日期：2011-12-18）