企業檔案管理人員更替時的業務交接

企業檔案記載著企業發展史上的優秀成果，對研究企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的重要參考，它是企業一種特殊的資源財富。做好企業檔案管理對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。檔案交接作為企業檔案管理的基礎環節，在部分企業中并未得到應有的重視，在實際工作中，還存在著這樣那樣的問題，需要認真加以解決，確保及時、準確交接，為企業檔案規范化建設奠定基礎。

1 當前企業檔案管理中存在的問題分析

1.1 檔案交接不及時、不嚴謹，檔案交接手續不規范、不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案管理人員交接應是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，而在一些企業檔案管理人員離職或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，或者，出現“只交接一把鑰匙”的現象。忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

1.2 檔案監交工作不認真、不嚴格。部分企業的領導把檔案交接當做事務性的工作，看成是檔案管理人員之間的事情，對檔案交接準備工作很少過問，使得企業檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。其實，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案管理人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且，也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案管理人員的職責。

2 確保企業檔案規范交接的措施和對策

2.1 建章立制，確保檔案交接權責明晰、及時開展。企業負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案管理人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案管理人員離職、離崗先辦理工作交接手續，然后，再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案管理人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。檔案行政管理部門應加強企業檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未辦妥仍然隨意簽發調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理，促使檔案管理人員離崗離職之前認真做好檔案移交工作。

2.2 嚴格監交，確保檔案交接精細規范、程序完備。檔案監交工作對檔案交接起著見證和監督作用，因此，無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案管理人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案管理人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符、手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式３份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

2.3 加強教育，確保檔案交接認真合作、圓滿完成。檔案交接工作中出現的問題，不單純是企業檔案管理人員的業務素質問題，其中，一個十分重要的原因，就是一些企業忽視了對檔案管理人員的思想教育工作，使得一些企業檔案管理人員工作責任心不強。因此，在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定辦理，使企業檔案管理工作前后銜接起來。

（作者單位：中原油田采油二廠 來稿日期：2011-12-08）