淺談事業單位檔案的信息化建設

檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分，也是檔案事業面對全球信息化浪潮的必然選擇。中共中央辦公廳、國務院辦公廳《2006-2020年國家信息化發展戰略》的頒布，標志著檔案信息化具有了戰略地位。

1 事業單位實施數字化檔案管理的重要性

1．1 能夠解決檔案信息存儲困難的問題。隨著社會的不斷發展，事業單位的檔案信息越來越多，內容越來越豐富，僅僅依靠紙質存儲容易產生變質、破損和成本增加等問題，而實施數字化管理就能夠擴大存儲空間，幫助解決存儲難的問題。

1．2 能夠解決檔案查詢難的問題。傳統的檔案查詢要耗費很長時間。而進行信息化管理就能夠解決這個問題，減少在查詢檔案過程中所耗費的時間。

1．3 能夠解決檔案管理難的問題。傳統的檔案管理模式中，只能進行手工收集、整理，管理、檢索、提供利用檔案的工作量非常大，效率卻很低。實施了檔案信息化管理之后，就可以建立起一個檔案管理系統，在電腦上或網絡上進行管理。

2 當前事業單位檔案數字化管理中存在的問題

2．1 缺少專業的檔案管理人員。很多事業單位的檔案管理人員素質相差較大，有些由其他機構的人員兼任，有些沒有進行過專業的培訓，部分從業人員不能熟練操作計算機等現代化的檔案管理工具。

2．2 信息化檔案管理的優勢未能得到發揮。我國信息化檔案管理與發達國家相比較，起步比較晚，信息社會對于檔案的采集、整理、鑒定、開放、公布、利用水平要求不斷提高，而現階段則遠不能達到要求。

2．3 “雙軌制”管理產生問題。我國現在的檔案管理工作實施的是“雙軌制”，即對檔案管理人員同時采用紙質文件管理和電子文件管理兩種方式，各有長處，但在實際工作中有存儲及使用安全等方面的問題。

2．4 檔案信息資源建設“重開發，輕利用，忽視安全”的問題。一些檔案部門片面地追求檔案資料數字化數量，大量非必要的信息數據加重了存儲壓力。

在檔案信息的使用中，很多部門還存在著信息安全意識薄弱，在信息內容的安全問題上產生諸多問題。有的是在紙質檔案數字化、視頻采集等過程中，對當事人的著作權和隱私權不夠重視，或是一些檔案數字化的工作外包給企業，導致保密信息被泄露。

3 事業單位檔案信息化建設的措施

3．1 提高檔案管理人員的素質和水平。檔案人才的建設要樹立整體觀念，在培育、選擇和使用、評價時，要堅持德才兼備，從群體結構出發，發揮人才隊伍的整體優勢。

3．2 建立完善的檔案數字化管理制度。檔案的數字化管理應由國家檔案局進行統一組織與規劃，建立自上而下的電子檔案管理辦法和電子檔案管理制度，使得各個事業單位的檔案部門在進行管理時能夠做到有法可依。還要完善信息化從業資格制度。要通過崗前培訓和上崗考試，將檔案信息化基礎知識和基本技能作為信息化整體水平提高的必要條件。

3．3 構建信息化研討和交流平臺。檔案管理工作的技能方面，包括網絡基礎和文字處理、數據處理等，為進一步提高檔案職業隊伍的信息化素養，需要加強構建信息化研討和交流的平臺，加大專題會議、現場觀摩、網絡討論、聯合進行課題研究等，并通過繼續教育等多種手段提高從業人員的工作技能。

3．4 建立完善的檔案信息數據庫。事業單位的檔案信息化建設，都是著眼于硬件環境、網絡環境和應用系統建設，主要是為了滿足基本的檔案信息存儲、網絡通訊、安全管理、數字加工和數字認證。要建立一個完善的高效的信息數據庫，應符合以下幾個標準：第一，數據的內容和項目必須完整；第二，數據信息必須準確；第三，所提供的信息必須穩定；第四，所提供的數據應該規范。

3．5 加強檔案信息安全意識。重視檔案信息內容安全，提高警惕，并要加強對著作權、公布權、網絡傳播權、公民隱私權等權利的維權意識。要保障操作系統和數據庫的安全，對數據庫要定期備份、異地備份，實行嚴格的用戶身份識別和訪問控制等安全措施。

(作者單位：河南省工程咨詢公司 來稿日期：2011-12-09)