農業科研單位人事檔案管理問題及建議

人事檔案管理是對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用，人事檔案記載了個人經歷、政治面貌、工資變動、職稱評聘、職務晉升、就業、調動、勞動人事關系、工資轉移、退休、失業等歷史記錄。農業科研單位人事檔案管理在單位日常工作中有重要的地位，單位職工的職稱評定、工資晉升、干部人事變動等都與人事檔案關系密切。長期以來，農業科研單位主要以農業科研為主，單位領導不重視人事檔案管理。隨著社會的發展和人事制度改革的推進，農業科研單位人事檔案管理中存在的問題越來越多，為全面推行干部人事檔案管理制度化、規范化、科學化，為貫徹落實《干部任用工作條例》和《檔案法》等工作政策規定，結合農業科研單位人事檔案存在的實際問題，提出了合理化建議。

1 人事檔案的重要性

人事檔案在我們的日常生活中起著十分重要的作用，我國人事管理制度表現在它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。準確、齊全、完整的人事檔案能全面反映一個人的經歷、政治面貌、道德品質、業務能力、工作表現、工作業績等信息，是知人善任、選賢舉能的重要工具，管理好農業科研單位人事檔案對單位人事提拔和變動起著重要作用。農業科研單位的人事管理比一般的人事管理有其特殊的地方，農業科研單位人事管理中，有科技干部的成果獎勵、職稱評定、進修培訓、著作論文等內容，這些內容，能夠展示科技干部的業績和榮譽，有利于開展科技干部的職稱評定和人事提拔工作，也能夠宣傳單位的農業科研成果，更好地實現檔案的服務功能。

2 農業科研單位人事檔案管理存在的問題

2.1 領導對人事檔案管理的重要性認識不夠，基礎設施條件差。長期以來，領導主要重視農業科研工作的成果，對人事檔案管理工作的認識存在著一些誤區，認為人事檔案工作就是保管性的工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。根據筆者調查，河南省內絕大多數農業科研單位沒有把人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作停留在用時想起，不用時不問，人事檔案的場所、經費、人員等沒有得到很好解決。檔案室建設簡陋，經費投入不足。大部分檔案室建設不標準、不規范。個別單位沒有設立專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

2.2 人事檔案收集工作力度不夠，管理手段落后。農業科研單位的檔案人員大多兼職，力量薄弱。由于業務水平不高，再加上收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執行不嚴格，檔案收集歸檔工作被動、不及時，收集歸檔的材料不全面，使很多與科技干部有關的信息沒有存檔。管理手段也較陳舊，查找檔案比較繁瑣，檔案袋存放無規律，查找職工資料需要在檔案中一頁一頁地找，這樣反復調用原件，易造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。還有些檔案材料或是紙質很差甚至用圓珠筆寫，字跡模糊；或是書寫頂格、頂邊等填寫格式不規范，不利于檔案的保存和利用。

2.3 人事檔案管理力量薄弱，管理水平不高。隨著人事制度和農業科研體制改革不斷推進，機構調整、人員競聘上崗，人事檔案管理人員的崗位變動頻繁，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，就開始上崗進行檔案管理工作，對檔案的重要性、檔案管理要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應人事檔案管理。并且，農業科研單位大多數檔案人員身兼數職，工作繁重，投入精力有限，從而忽視了檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。人事檔案管理不規范，不利于檔案的安全管理，易造成檔案的毀壞和丟失。

2.4 科技干部人事檔案管理不到位，缺少專業技術人員科技檔案。農業科研單位的科技干部主要進行農業科學研究，在人事檔案中主要有農業科技成果、著作和論文、新品種選育、專利發明和各種榮譽獎勵，等等。筆者通過對河南省農業科研單位的人事檔案調查，發現大多數農業科研單位在這些方面都由個人保管，沒有存到檔案室進行管理，這樣，科技干部到用時經常會出現找不到證書，甚至會丟失等現象。此外，多數農業科研單位也沒有給科技干部建立專業技術人員科技檔案。因此，應加強這方面的檔案管理。

2.5 人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用。計算機信息的水平也在不斷提高，但農業科研單位由于領導不重視，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位還沒有配備計算機、掃描儀等設施，使材料入檔、整理檔案任務繁重，不能科學地利用檔案。

3 搞好人事檔案管理工作的建議

3.1 提高領導對檔案工作的重視，加強基礎條件建設。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。檔案管理人員要經常向領導請示和匯報檔案工作，單位領導應高度重視人事檔案管理工作，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。農業科研單位應建立綜合檔案室，確定專職檔案室管理人員，最好確定1名專職檔案員管理科技干部人事檔案。檔案室應積極采取各種防護措施，防止和消除損毀檔案的各種不利因素，最有效地保護好人事檔案資料。采取各種渠道，籌措資金，建設合格檔案庫房，并購置必需設備，配備先進計算機管理設備，如：計算機、傳真機、打印機、掃描儀等一些硬件設施；更換新式干部檔案卷盒。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房， 配置規范的鐵質檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；落實好國家檔案局提出的“六防”（即：防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）等措施。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。

3.2 注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，也是人事檔案工作的重點和難點。隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案資料是否完整標志著檔案質量的好壞。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。檔案資料規范填寫，并形成電子檔案，有利于查找檔案資料。

3.3 加大培訓，提高檔案管理者的素質。農業科研單位應加大對人事檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的業務素質。農業科研單位應該根據情況，培養一批具有較高管理水平的檔案管理人員，盡可能對檔案管理人員進行培訓，使之積極參加各種檔案培訓班，來提高自身的素質和能力。檔案管理人員也應加強自身學習，具備一定的理論功底、高度的事業心和責任感，還必須掌握較為扎實的現代科技知識、有嚴謹的管理水平。認真學習干部檔案管理的有關規定，并采取“走出去，請進來”的辦法，使檔案管理人員不斷學習更新業務知識，提高操作能力，保證科技干部檔案管理工作的順利開展。

3.4 建立科技干部科技檔案，完善人事檔案管理。針對農業科研單位的實際情況和科技干部人事檔案的復雜內容，建議建立科技干部科技檔案，將科技干部的農業科技成果、新品種培育、專利發明、著作和論文、職稱晉升、學術帶頭人、專業技術拔尖人才等信息建立一個檔案，在適當的時候，可以有選擇地對外公開，這不僅對科技干部本人是一種宣傳，而且，對科研單位也是一種宣傳。這樣，農業科研人員在需要這部分檔案時，可以保證科技檔案資料的完整性，能夠充分發揮農業科研單位人事檔案的作用。

3.5 加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案管理的現代化和信息化是時代發展的需要，也是檔案事業發展的需要。這就要求農業科研單位檔案管理部門配備較好的基礎設施和專業的檔案管理人員，運用現代科學手段進行檔案管理，進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。運用計算機技術和網絡知識的方式管理人事檔案。在現實工作中，不可否認現有紙質人事檔案存在的必要性。同時，做好紙質檔案內容和數字化檔案內容的銜接工作，確保兩種載體相輔相成，全面動態地反映檔案本人的情況，從而充分實現人事檔案的利用價值。根據農業科研單位的實際情況，人事檔案中有些信息可以對外公開，通過網絡進行宣傳，這既有利于推廣農業科技成果與技術，更好地服務社會，同時，又起到檔案為社會服務的功能。

（作者單位：鄭州市農林科學研究所 來稿日期： 2011-11-25）