河南省省轄市和縣區國家檔案館檔案信息化建設現狀調查報告

為了持續推進我省數字檔案館建設，力爭“十二五”期間實現省、市、縣三級檔案館聯網，初步建成全省歷史檔案目錄中心、全省電子文件中心，打下全省檔案資源共建共享的基礎，省局對全省檔案信息化建設現狀進行了一次調研，采集檔案信息化建設方面的基礎性數據，取得了第一手材料。

1 調研項目的設計與調研范圍及方法

此次調查采用問卷調查法，根據國家有關電子文件歸檔管理工作和《數字檔案館建設指南》的要求，共設計了10大類20個方面的問題，168個選（填）項。

此次調查范圍，涉及全省18個地市級檔案館、158個縣區級檔案館，統計數據截止時間為2010年底，為了確保第一手資料的準確性、權威性，各地市及縣區級檔案館報送的都是加蓋單位公章的紙質問卷，共收回問卷176份，有效率100%。

2 信息化建設基本情況及調查分析

此次調研，主要了解各地市及縣區硬件基礎設施建設、管理軟件購置使用、檔案信息資源建設、電子檔案接收管理、檔案信息資源開發利用、檔案信息安全與保障、人才隊伍建設等方面的情況。

2.1 硬件基礎設施建設情況

2.1.1 檔案館的網絡架構。在18個地市級檔案館中，建成局域網的有17個，占94.4%；使用政務內網的有8個，占44.4%；開通外網（互聯網）的有14個，占77.8 %；對網絡架構進行IP規劃的有2個，占11.1%。

158個縣區級檔案館中，建成局域網的有48個，占30%；使用政務內網的有29個，占18%；開通外網（互聯網）的有65個，占41 %；對網絡架構進行IP規劃的有25個，占16%。其中，有些檔案館同時具有多種架構方式。

總的來看，地市級檔案館基本都建立了自己的內部局域網，縣區級檔案館建成情況不太理想。但在建立局域網的眾多檔案館中，存在著沒有對局域網的架構進行合理規劃的問題。IP地址的合理規劃是網絡設計中的重要一環，IP地址規劃的好壞，影響到網絡路由協議算法的效率，影響到網絡的性能，影響到網絡的擴展，影響到網絡的管理，也必將直接影響到網絡應用的進一步發展。而調查顯示，17個建成局域網的地市級檔案館中，僅南陽市和周口市提供了詳細的IP規劃地址；48個建成局域網的縣區級檔案館中，有25個提供了詳細的IP規劃地址（其中，鄭州市有8個縣區，焦作市有4個縣區，許昌有3個縣區）。

2.1.2 機房建設情況。18個地市級檔案館中，建立中心機房的有14個，占77.8%，平均機房面積為21.4m2。

158個縣區級檔案館中，建立中心機房的有30個，占19%，平均機房面積為21.8m2。

在建立機房的檔案館中，機房采取措施如表1所示：

其中，地市級檔案館中，超過半數的機房具備了消防措施、防雷電地板、機房空調、UPS不間斷電源；縣區級檔案館中，超過半數的機房具備了消防措施、機房空調、UPS不間斷電源，而采取防雷防靜電措施的機房不足1/4。

2.1.3 網絡及計算機設備。18個地市級檔案館共有交換機49臺，平均每個地市2.72臺；防火墻15臺，平均每個地市0.83臺；共有服務器38臺，平均每個地市2.11臺；共有計算機462臺，平均每個地市25.67臺；掃描儀共47臺，平均每個地市2.61臺；刻錄機共90臺，平均每個地市5臺。

158個縣區級檔案館共有交換機94臺，平均每個縣區0.59臺；防火墻50臺，平均每個縣區0.32臺；共有服務器49臺，平均每個縣區0.31臺；計算機共有679臺，平均每個縣區4.29臺；掃描儀共174臺，平均每個縣區1.10臺；刻錄機共114臺，平均每個縣區0.72臺。

從統計數據中可以看出，縣區級檔案館硬件設備中，計算機的平均擁有量相對來說稍好一點，其他網絡硬件設備嚴重匱乏，是檔案信息化建設過程中的一個瓶頸。如何加強領導對檔案信息化建設的重要性和必要性的認識，爭取領導的支持，解決資金難題，是以后要思考的方向。

地市級檔案館整體在交換機、服務器、計算機、掃描儀、刻錄機等設備上，都達到了平均每個檔案館2臺以上。但是，防火墻平均每個檔案館還不足一臺，說明對網絡安全方面的認識還不足，沒有深刻領會到檔案安全保障體系建設的精髓，為檔案信息安全留下了隱患，在之后的工作進程中，一定要加強認識，做好安全保障工作。

2.2 檔案管理軟件購置、使用情況。截至2010年底，全省18個地市級檔案館中，有15個購置了檔案管理軟件。鄭州市最早在2003年購買了珠海泰坦檔案管理軟件；158個縣區級檔案館購置管理軟件的有90個，其中，購買時間最早的是安陽市文峰區及滑縣于2000年購置的益友檔案管理軟件。

縣區級檔案館購買軟件類型及數量如表2所示：

其中，焦作市9個縣區統一使用自行開發的焦作市電子文件在線歸檔管理系統；安陽市8個縣區統一使用購置的益友檔案管理軟件；南陽市13個縣區、平頂山市6個縣區、許昌市6個縣區、漯河市3個縣區統一使用購置的世紀科怡檔案管理軟件；洛陽市11個縣區統一使用購置的東方飛揚檔案管理軟件。

從檔案管理軟件購買和使用情況上看，由于沒有統一的采購標準，18個地市級檔案館共采用了11個不同公司不同版本的檔案管理軟件，比較分散；但如果從各地市分開來看，相對還是比較集中的。接近半數的地市都對本地區各級檔案館進行了統一部署，為下一步省、市、縣三級檔案館聯網打下了良好基礎。

2.3 檔案信息資源建設情況

2.3.1 目錄數據庫建設情況。全省18個地市級檔案館共有16個開始了案卷級目錄數據庫的建設，占89%，共完成文書目錄數據785747條，未完成的有4201540條；16個地市級檔案館開展了文件級目錄數據庫建設的工作，占89%，共完成目錄數據6800508條，未完成的有3561789條；11個地市級檔案館開展了專題檔案目錄數據庫建設工作，占61%，共完成專題目錄數據189606條，專題檔案有三十余種。

158個縣區級檔案館中，共有84個開始了案卷級目錄數據庫的建設，占53%，共完成目錄數據數量為2065972條，數據所屬檔案門類大都為文書類型；80個開展了文件級目錄數據庫建設的工作，占51%，共完成目錄數據數量為4161668條，數據所屬檔案門類大都為文書類型；44個開展了專題檔案目錄數據庫建設工作，占28%，共完成目錄數據數量1401670條，專題檔案種類有婚姻、土地、知青、租契、山林承包、紀檢案件、信訪、人口普查等。

目錄數據庫結構表是建設目錄數據庫的基礎，18個地市級檔案館中，有焦作市檔案局、平頂山市檔案局、南陽市檔案局報送了詳細的目錄數據庫結構表，占17%；158個縣區級檔案館中共有17個提供了詳細的目錄數據庫結構表，占11%（其中，南陽市有8個，占47%）。

從調查結果可以看出，超過半數的縣區級檔案館和大多數地市級檔案館都開展了案卷級和文件級目錄數據庫的建設工作，并已經完成了一定數量的案卷級和文件級目錄數據的錄入，為建立全省歷史檔案目錄中心鋪墊了基石。

2.3.2 檔案全文數據庫建設情況。檔案信息的數字化是開展信息化建設的基礎，也是建立全文數據庫的基石。截至2010年底，全省共有17個地市級檔案館、96個縣區級檔案館開展了檔案全文數據庫建設工作，分別占總數的94.4%和61%。

此次調查，把檔案數字化對象按其所屬檔案門類分為文書檔案和專題檔案兩大部分，包含具體內容如表3、表4所示：

從表中可以看出，在已經開展全文數據庫建設的17個地市級檔案館和96個縣區級檔案館中，對文書檔案，各類檔案的數字化工作進展如下：有民國檔案的地市級的有13個，占72.2%；縣區級共43個，占45%；有革命歷史檔案的地市級的有13個，占72.2%，縣區級共61個，占64%；有“建國”后檔案的地市級的有15個，占83.3%，縣區級共77個，占80%。地市級檔案館有1個建立了婚姻檔案全文數據庫，占5%；有5個建立知青檔案全文數據庫，占27.8%。96個縣區級檔案館，在專題檔案方面有婚姻檔案的共44個，占46%；有土地承包檔案的共10個，占10%；有山林承包檔案的共5個，占5%；有知青檔案的共28個，占29%；有勞模檔案的共8個，占8%。

在全省已開展全文數據庫建設的17個地市級檔案館中，民國檔案已數字化共15163卷1877737頁，待數字化共1228卷4400頁；革命歷史檔案已數字化共14082卷1442888頁，待數字化共785卷1000多頁；“建國”后檔案已數字化共37177卷3315663頁，待數字化共380629卷。

在全省已開展全文數據庫建設的96個縣區級檔案館中，文書檔案數字化進展情況如下：民國檔案已數字化共6117卷355859頁，待數字化共6944卷341747頁；革命歷史檔案已數字化共16587卷1267516頁，待數字化共47114卷786097頁；“建國”后檔案已數字化共344521卷8988377頁，待數字化共1556955卷46509115頁。

在檔案數字化加工形式方面，全省18個省轄市和158個縣區級檔案館中，共有7個地市級檔案館和60個縣區級檔案館選擇了自行加工，分別占開展全文數據庫建設總數的38.9%和63%；共12個地市級檔案館和17個縣區級檔案館選擇外包形式，分別占66.7%和18%。

總體來說，在全文數據庫建設方面，地市級檔案館幾乎全部開展此項工作，縣區級檔案館也有超過半數正在建設。

2.3.3 多媒體數據庫建設。伴隨社會信息媒體的多樣化，檔案也以各種載體形式表現出來，比較典型的有照片檔案、聲像檔案等。截至2010年底，全省共15個地市級檔案館開展了此項工作，館藏紙質照片檔案已數字化77254張，待數字化110898張；館藏聲像檔案已數字化13449張光盤9324分鐘，待數字化24245張光盤1800分鐘；105個縣區級檔案館開始此項工作，館藏紙質照片檔案已數字化153909張，待數字化95424張；館藏聲像檔案已數字化127460分鐘，待數字化81431分鐘。

2.4 電子目錄/檔案接收管理情況。隨著檔案信息化建設的不斷升級，利用計算機信息管理系統對電子檔案接收、歸檔工作進行全面綜合管理已經成為一種必然的趨勢。

2.4.1 電子目錄接收情況。全省18個省轄市中有8個地市級檔案館開展了電子目錄接收工作，占44.4%；158個縣區級檔案館中，有63個開展了電子目錄接收工作，占總數的40%。其中，5個地市級檔案館采用脫機拷貝的途徑接收電子目錄，1個采用網絡接收電子目錄，2個同時用兩種方法接收電子目錄；49個縣區采用脫機拷貝的途徑接收電子目錄，占78%，接收電子目錄格式大多為 excel文件和word文件。

截至2010年底，8個地市級檔案館共接收電子目錄數量為706998條；63個縣區級檔案館共接收電子目錄數量為914641條，未接收電子目錄數量共712816條。

僅有不到一半的檔案館開展了電子目錄接收工作，而在開展工作的檔案館中，大部分采用脫機拷貝的途徑接收電子目錄，說明我們在這方面的軟硬件條件還有待加強。

2.4.2 電子檔案接收情況。全省18個地市級檔案館有8個開展了電子檔案接收工作，占總數的44.4%。其中，5個地市采用脫機拷貝的途徑接收電子目錄，1個地市采用網絡接收的方式，3個地市同時采用兩種方式接收，接收文書電子檔案格式多為xml、word及PDF格式文件。

全省158個縣區級檔案館共有30個開展了電子檔案接收工作，占總數的19%。其中，28個縣區采用脫機拷貝的途徑接收電子目錄，占93%，接收文書電子檔案格式多為xml、word及PDF格式文件。

截至2010年底，全省18個地市級檔案館共接收文書電子檔案3319060份，照片電子檔案373697張，錄像電子檔案2207分鐘，錄音電子檔案340分鐘；158個縣區級檔案館共接收文書電子檔案455338份，照片電子檔案97251張，錄像電子檔案111437分鐘，錄音電子檔案4354分鐘。

鑒于目前應用的電子文件標準和電子文件歸檔管理辦法也不完善，給電子文件接收、歸檔工作帶來了諸多困難，所以，開展這項工作的檔案館為數不多。

2.5 檔案信息資源開發利用情況

2.5.1 檔案網站建設情況。全省18個地市級檔案館中，有16個建立了網站，占88.9%，其中，自己有獨立服務器的有10個，占建立網站總數的55.6%，租用服務器的有4個，占22.2%；配備有專人管理的有8個，兼職人員的有8個，各占建立網站總數的50%；158個縣區級檔案館中共有81個建立了網站，占51%，其中，自己有獨立服務器的有15個，占建立網站總數的19%；配備有專人管理的有31個，占建立網站總數的38%。

在已建立的網站中，已開放檔案目錄共723534條、全文1142463頁；開放照片檔案396543張；公開現行文件目錄93396條、全文403985頁。

調查結果顯示，有接近半數的縣區級檔案館沒有建立網站，究其原因有硬件設施不足、缺乏專業技術人員、無專項資金等，但最主要的還是認識不夠。

2.5.2 檔案著錄。館藏檔案著錄與著錄人員培訓情況如表5所示：

從表中可以看出，在18個地市級檔案館中，共有15個開展了各類文書檔案著錄工作，占83.3%；共有8個開展了照片著錄工作，占44.4%；共有5個已經開展錄音、錄像檔案著錄工作，占27.8%；共有9個檔案館的著錄人員接受過著錄專門培訓，占50%；共有7個檔案館的著錄人員熟悉各種國家或行業標準，占38.9%。

全省158個縣區級檔案館中，共有86個已經開展了各類文書檔案著錄工作，占總數的54%；共有32個開展了照片著錄工作，占總數的20%；共有20個已經開展錄音、錄像檔案著錄工作，占總數的13%；共有44個檔案館的著錄人員接受過著錄專門培訓，占總數的28%；共有37個檔案館的著錄人員熟悉各種國家或行業標準，占23%。

為了檔案資源更好地開發利用，同時，也為了檔案資源更好地整合和管理，檔案著錄工作必不可少。將近半數的縣區級檔案館沒有開展檔案著錄工作，而開展檔案著錄工作的各級檔案館中，著錄人員接受過專門培訓、熟悉各種國家或行業標準的不足50%。

2.5.3 電子閱覽室建設情況。全省18個地市級檔案館中，有4個建立了電子閱覽室，占22.2%。4個電子閱覽室都開放檔案目錄和開放檔案全文，2個開放照片檔案、開放錄音錄像檔案，1個開放其他檔案資源。

全省158個縣區級檔案館，有12個已建成電子閱覽室并開始運轉，占總數的8%。其中，鄭州市有5個縣區級檔案館建成并運轉。在所建成的電子閱覽室中，提供的信息資源類別大都包含開放檔案目錄和開放檔案全文，少數包含開放照片檔案、開放錄音錄像檔案和電子書、雜志、報紙。

2.5.4 數字檔案館項目規劃與建設。數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。

截至2010年底，全省18個地市級檔案館中，有11個地市級檔案館把數字檔案館列入局館工作計劃，占總數的61.1%；共有2個把數字檔案館列入當地信息化規劃，占總數的11.1%。在數字檔案館項目立項方面，共有7個地市級檔案館被當地政府批準獲準立項，占38.9%；共有4個正在申請立項，占22.2%。

全省158個縣區級檔案館中，有88個把數字檔案館列入局館工作計劃，占總數的56%；共有22個把數字檔案館列入當地信息化規劃，占總數的14%。在數字檔案館項目立項方面，共有9個縣區級檔案館被當地政府批準獲準立項，占6%；共有41個正在申請立項，占26%。

數字檔案館項目獲批資金和資金到位情況如表6所示：

其中，鄭州市中牟縣檔案局、鄭州市金水區檔案局、商丘市永城市檔案局獲批資金100萬元以下，且基本到位；鄭州市中原區檔案局、鄭州市登封檔案局、新鄉市輝縣檔案局、洛陽市龍安區檔案局、周口市鄲城縣檔案局、商丘市睢陽區檔案局獲批資金100萬元以下，且部分到位；洛陽市洛龍區檔案局獲批資金100萬～200萬元，且部分到位。

有超過一半的檔案館把數字檔案館列入局館工作計劃，但只有極少數檔案館把數字檔案館列入當地信息化規劃，這說明檔案館本身對數字檔案館的建設還是很重視的，但是，缺乏地方政府對檔案館的支持，特別是缺乏財政資金的支持，這也是制約檔案館信息化建設的一個瓶頸。

2.6 檔案信息安全與保障情況。“三個體系”建設中，檔案資源體系建設是基礎、是根本、是最主要的；檔案利用體系建設是目的、是意義所在、是衡量檔案工作成效的標準；檔案安全體系建設是保證、是為前兩者服務的。安全雖不能保證資源建設和利用體系一定能做好，但“不安全完全可能毀掉資源建設和利用體系的成果”。

2.6.1 軟硬件安全設備。全省共有9個地市級檔案館和17個縣區級檔案館在局域網內布置了防火墻，分別占總數的50%和11%；有9個地市級檔案館和52個縣區級檔案館購買了正版殺毒軟件，分別占50%和33%；84個縣區級檔案館在檔案信息安全保障方面無任何軟硬件設施，占據總數的53%。

2.6.2 檔案信息安全。檔案信息安全情況如表7、表8所示：

從調查結果可以看出，無論是軟硬件設備還是保障制度及安全措施的建立，各級檔案館都有相當一部分為空白，說明這些檔案館還沒有充分理解檔案安全體系建設的重要性，沒有意識到安全隱患的存在，可能導致資源建設和利用體系的癱瘓。

2.6.3 備份情況。全省共有13個地市級檔案館和70個縣區級檔案館制定了電子檔案與數據備份制度，分別占總數的72.2%和44%。

其中，地市級檔案館有2個單獨采用光盤離線備份，占11.1%；有2個單獨采用移動硬盤離線備份，占11.1%；有8個同時采用光盤離線備份和移動硬盤離線備份，占44.4%；有1個同時采用光盤離線備份和磁盤離線備份，占5.6%；有1個同時采用光盤離線備份、磁盤離線備份和移動硬盤離線備份，占5.6%。

2.7 館藏統計情況。截至2010年底，全省檔案館館藏總數見下表：

表9：縣區級檔案館館藏統計表民國檔案革命歷史檔案現行文書檔案科技檔案照片檔案錄像檔案錄音檔案

32249卷58406卷5649934卷 127163件14826卷48350卷199471分鐘156302分鐘

表10：市級檔案館館藏統計表

民國檔案革命歷史檔案現行文書檔案科技檔案照片檔案錄像檔案錄音檔案

102535卷 1489件93129卷1137241卷18794卷528506卷卷68盤 58444分鐘74盤 39600分鐘

從館藏統計結果（表9、表10）來看，在館藏結構上，各級檔案館都存在著文書檔案多、科技及多媒體檔案少的問題。究其原因，與我們的計劃經濟時代有著密切的關系，但隨著經濟社會的發展，在以后的工作中，要加強對科技檔案及多媒體檔案的收集工作，不斷豐富和改善館藏結構，更好地服務于中原經濟區的建設。

3 關于我省檔案信息化建設的建議

根據我們設計的調研項目，對檔案館的硬件基礎設施建設、檔案館的軟件使用、檔案信息化資源建設、檔案信息資源開發利用、檔案信息安全與保障等情況及存在問題，進行了定量與定性的分析，找出了問題存在的部分原因及今后的努力方向，為使我省各級檔案館檔案信息化建設（或叫“數字檔案館建設”亦可）可持續發展、和諧發展、穩健發展和安全發展，特提出如下建議。

一是積極與省財政主管部門、省信息主管部門聯系，爭取把檔案信息化建設納入當地信息化建設總體規劃之中，以項目獲取信息化建設項目專項資金的支持，來推動全省檔案信息化建設的可持續發展。

二是檔案信息化建設要堅持少花錢多辦事的原則。檔案信息化建設是一項燒錢的系統工程，不可一蹴而就。因此，檔案信息化建設要從我省實際出發，以較少的經費投入、低成本的運作求較大的產出，用技術做支撐，向管理要效率；以花錢少、效益好來搭建運轉自如的檔案館計算機網絡系統，實現檔案信息化建設的目標。

三是要把計算機專業技術人才的培養、培訓工作提上日程。在目前全省大部分檔案館設備設施落后，不具備全面開展檔案信息化建設的條件下，先對計算機人員進行檔案信息化專業知識的學習培訓，我們認為是可行的，也是能夠做到的。

四是要重視檔案館計算機機房建設。機房建設對檔案信息安全在設備設施安裝、施工上有決定性的影響。因此，在機房建設上一定要按最新國家標準——《電子信息系統機房設計規范》和《電子信息系統機房施工及驗收規范》（2009年6月1日實施）的要求來建設本檔案館的計算機機房。

（作者單位：河南省檔案局 來稿日期：2011-11-27）