市政企業檔案數字化管理之我見

檔案數字化是在檔案管理活動中，全面應用現代信息技術，對企業檔案信息資源進行處置，形成可利用數據的管理手段。作為市政企業，無論在檔案保存的空間和安全管理上，還是在市政檔案社會化功能信息的再開發利用上，抑或在檔案數字化硬件條件及功能上，都對推動檔案管理數字化建設提出迫切要求。

1 市政企業檔案信息化建設的途徑

首先，采取多種途徑，引起領導對檔案管理的重視。企業領導對檔案管理的認識程度和支持，決定了企業在單位檔案管理上的投入，也決定了企業檔案數字化的可能性。這就要求檔案管理人員發揮積極性、主動性，通過不同的渠道和方法，想方設法讓企業領導看到檔案數字化、信息化帶來的好處，必要時，可以借助專業管理機構進行推介，也可通過其他單位的成功經驗交流學習的機會，讓單位領導認識、接受、進而支持企業的檔案管理數字化和信息化。

另外，要從電子計算機硬件的配備上入手，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實現資源數字化的關鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時，要簡化傳統的檔案整理方法，對永久性保存的紙質檔案仍可采用傳統方式立卷，其余則一律通過計算機建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉向檔案信息的開發上，同時，也使用了計算機管理的特點，有利于檔案工作管理的制度化、標準化。……