重要檔案異地備份思考

2009年10月的上海全國檔案館工作會議，國家檔案局提倡和支持省級和副省級城市檔案館自愿結對，互為對方建立檔案備份庫。2010年5月，山西省檔案館與河南省檔案館互為館藏重要檔案數據異地備份基地工作協議簽字儀式在鄭州舉行。首批縮微品、聲像檔案和電子檔案現已進入雙方的檔案異地備份庫。

1 重要檔案異地備份的原因

我國地質結構復雜、東西南北差異明顯，近年來，隨著城市化發展，人口劇增，建筑密度越來越高，無論遭遇自然災害還是恐怖襲擊，城市將成為災害的主要承受體，檔案不能保證“幸免于難”。2008年，四川汶川8級大地震和2010年的舟曲泥石流災難，建筑坍塌，重要的檔案、資料遭到嚴重破壞。“居安思危，未雨綢繆”，檔案部門應加大檔案異地備份保存力度。

2 重要檔案異地備份的作用

重要檔案異地備份，極大增加了檔案保管的安全系數，保護了國家的重要檔案財富；規避了因僅有一套重要檔案帶來的災難風險，提升了重要檔案的風險防范機制。尤其是重要檔案數據異地備份，所占空間小，用網絡傳輸技術備份效率高，靈活性強，從源頭上解決了重要檔案在唯一地點存放產生的安全隱患，也緩解了檔案人員因突發災害對館藏檔案損毀的精神壓力。重要檔案異地備份，有利于進一步開展利用工作，在異地樹立檔案館形象，提升檔案服務經濟社會發展、服務民生的效率，也有利于與國際檔案安全管理水平接軌。

3 重要檔案異地備份基地的選址原則

以“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方”為宜。備份基地與原檔案館距離相隔越遠，地質構造、水文、氣候等差異越大，面臨自然災害或突發性社會事件，有很好的回避作用。

4 重要檔案異地備份主要的類別

4.1 重要檔案的縮微件。重要檔案經縮微技術處理后，體積大大減小，利于備份異地保存和保護檔案原件。

4.2 檔案數字化文本。檔案數字化加工后，通過移動硬盤、光盤、磁盤陣列等存儲載體進行存儲備份異地保存，檢索快捷。

4.3 重要檔案的重份或復制件。各級檔案館應多接收一些重份檔案，將重要的重份或復制件異地存放。

4.4 建設數字檔案遠程異地容災備份系統。選擇其他省份檔案館，作為數字檔案遠程異地容災備份系統的互存單位進行互存。優點是采用虛擬磁帶異地備份。

5 重要檔案異地備份的準備工作

5.1 檔案部門應提高異地備份意識，制訂本單位檔案異地備份工作計劃，聽取工作匯報，及時解決工作問題。

5.2 加強理論研究，借鑒國內外現有成果；加強人才培養，適應工作需要。建立健全檔案館之間的協調機制，制定規章制度，確保檔案及檔案信息安全，杜絕失、泄密事件發生。

5.3 充分挖掘館藏檔案價值，解決資金短缺問題，用異地備份中心開辦特色展覽，提供利用服務。

6 檔案異地備份基地的建立方式

6.1 檔案館間相互保存對方的備份檔案。經濟、實用，互惠互利，易于操作，需要對方提供相應的檔案庫房。

6.2 租借現有的其他建筑。沒有建立備份基地的，可租借其他部門的工作用房作為檔案備份基地，簡單易行。

6.3 在異地專門建造獨立的檔案備份基地。適用于經濟實力較強，需要異地保存的珍貴檔案數量較多、要求較高的檔案館，優點是靈活性強，管理、操作的自由度大，缺點是建設成本較高，開支較大。

實施館藏重要檔案異地備份，是加強檔案安全保障體系建設，有效應對突發事件，確保檔案數據完整安全的重要舉措。檔案異地備份基地建立后的運營和維護十分關鍵。應組織相關專職人員共同管理、運作與維護，并制定有效的管理措施保證其可行。

（作者單位：河南省檔案局 來稿日期：2012-04-10）