文件橫向運動的內涵研究

摘 要：文件橫向運動最早由我國學者吳品才教授提出，揭示了文件除縱向運動之外的其他運動情況，深化了文件運動理論。但筆者認為，現行的文件橫向運動的概念界定尚存不完善之處，容易造成橫向運動與利用活動之間概念的混淆，筆者通過對文件橫向運動內涵的挖掘，理清文件橫向運動與檔案利用間的區別與聯系。

關鍵詞：文件運動理論；文件橫向運動；概念

社會實踐活動的復雜性決定了文件運動不會是簡單、單一的，而是豐富多樣的。然而，這不意味著我們面對紛繁復雜的社會活動無從掌握其中的規律，對于文件運動規律而言同樣如此。吳品才教授正是基于對社會活動中文件運動的實際進行大量觀察、總結，從而提出了文件橫向運動理論。吳教授認為：“所謂文件橫向運動，指文件在橫跨兩個先后開展的、不同的且又相關的社會實踐活動間所能發生的運動情形?！盵1]然而，筆者認為，這一概念不能全面、嚴謹地揭示出文件橫向運動內涵的全貌，易于將此概念與文件利用概念相混淆。對此，筆者認為，文件橫向運動的概念應表述為：文件在橫跨兩個先后開展的、不同的且又相關的社會實踐活動間忠實執行文件形成意圖所直接發揮現行價值的運動情形。豐富文件橫向運動的內涵，有助于為文件運動理論的相關研究提供更為堅實的概念基礎。

筆者認為，上述文件橫向運動的概念的內涵應該包括以下三個方面。

1 社會活動的復雜性和關聯性決定文件橫向運動

文件橫向運動規律的揭示，正是建立在復雜且又相互關聯的社會實踐活動基礎上而產生的。橫向運動較之縱向運動而言，橫向運動需要滿足的條件更為復雜。吳品才教授認為：“文件橫跨兩個活動之間能發生橫向運動的必要條件，是這兩個活動的開展過程中擁有相同的要求，不論這種要求是客觀的，還是主觀的?！盵2]然而，文件的設計、制作都不是憑空產生的，往往均是依據某一特定活動目標、活動計劃而展開的。因此，“任何文件形成后的首要任務都是實現文件形成時所賦予的現行使命，這就是現行文件推動形成活動的開展，成為這一活動開展的依據之一”。[3]社會活動的復雜性、多樣性，決定了人們日常工作中所形成的文件不會是千篇一律的。不同的時空環境下不同的主體會形成不同的文件，從而將文件中的思想上傳下達，推動社會活動的順利進行。在社會活動執行完畢后，伴隨某一特定活動“分泌”出的文件經過挑選、鑒定，一部分文件披上檔案的“外衣”，留存以備查考?？梢?，“沉睡”在檔案室或檔案館中的檔案，意欲重新肩負起上傳下達、指導其他社會活動開展的任務，絕大多數情況下是難以做到的。然而，我們卻發現，實際社會實踐中，確實存在著一部分非現行文件重新發揮現行價值的案例。如，按照某朝代建筑圖紙復原古城、依宮廷秘方配制保健食品等，這些案例中的文件均發生了橫向運動。這種運動規律與文件生命周期理論中所揭示的文件運動情況存在顯著差別，這些運動情形是無法用沿時間歷史順向前進的一維文件縱向理論圓滿闡釋清楚的。

在文件橫向運動概念中，筆者保留了吳教授對橫向運動的部分定義，即文件橫向運動發生于“兩個先后開展的、不同的且又相關的社會實踐活動間”。這一點既體現了文件發生橫向運動是在復雜的社會活動這一大背景下形成的，又明確了這些活動是有先后順序、性質不同但又不是絕對無關的。體現出文件的橫向運動與空間社會活動緊密相聯。建立在彼此相互關聯的社會實踐活動基礎之上的一部分文件能夠同時滿足兩者的共同需求，且這種需求是先后呈現出來的，在這個過程中文件橫向運動鮮明地存在著。

2 文件橫向運動中的忠實執行性

文件的忠實執行性是文件橫向運動所必不可少的重要內涵。橫跨兩項社會活動時，在前一活動（活動A）中處于半現行期或非現行期的文件在后一活動（活動B）中發揮現行價值，將文件原形成者賦予它的意圖、目的、思想如實地應用于活動B中，推動活動B繼續發展。在這一過程中，文件發揮了重要的忠實執行性，即活動B嚴格按照發生橫向運動的文件內容執行，文件由半現行期或非現行期運動至現行期，在活動B中重新發揮現行價值。

然而，吳教授卻認為：“只有A活動的文件能在B活動的開展中呈現出現行價值，即能夠用于推動B活動的開展，成為B活動開展的依據之一時，我們才認為這樣的文件除擁有縱向運動形式外，還擁有橫向運動。”[4]筆者認為，吳品才教授在這段表述中混淆了文件現行期、文件運動與信息運動的概念。曼努埃爾.巴斯克斯認為：“現行期是文件用作指揮、命令、批準、允許和傳遞信息的工具，或從一般意義上說，為完成其內容規定的任務或其為之而形成的目標而發揮作用的階段。”[5]我們知道，能夠推動B活動開展的文件應該吻合于B活動開展的宗旨、目的，即憑借這份文件能夠將活動的思想、目標進行上傳下達，直接推動相應活動（即B活動）的開展。而在吳教授所述的情況卻并非如此，吳教授認為A活動的文件成為B活動開展的依據便是橫向運動。其實，這里所體現的僅僅是A活動文件中信息的運動，在這一過程中，B活動實際上是運用了A活動文件中的部分信息，發揮了A文獻的情報價值，換而言之，此時A文件已成為情報，文件利用者將其中的信息資源進行篩選、提取、重組，得到與B活動密切相關的有用信息，進行輔助B活動的文件草擬和決策。

筆者在此引用吳教授所舉出的橫向運動案例對這一問題進行具體說明?！坝幸荒昙壍膬蓚€平行班上客觀上各有一名學生經常無故缺課，且這兩名學生常在一起出外玩電子游戲，而其中一個班的上課教師點名非常認真嚴格，詳細地記錄了學生缺課的情況，另一個班的上課教師卻對點名記錄工作應付處理。由此導致學校依據學生一學期來的缺課真實記錄，對前一個班上的缺課學生依照規定做出了勸其退學的處理，而對后一個班上的缺課學生由于沒有真實的缺課記錄或記錄量不大而無法做出相應的處理。”[6]案例中，考勤記錄是學生出勤活動的真實記錄，能夠再現學生遵守校紀情況的原貌。在對缺勤嚴重同學予以處理的活動中，學校顯然是將考勤文件作為重要情報，從中得到有效信息——缺勤次數。學校正是對這一信息資源進行提取，并將有關信息（如教師對學生評價、學生管理條例等）進行重組，擬出紀律處分勒令退學的文件，從而要求該生退學。執行學生退學這一活動中，并不是由考勤文件執行的，而是由擬出的勒令退學的紀律處分文件發揮忠實執行性，執行現行價值，推動了這一活動的發展。縱觀整個活動過程，考勤記錄只是在草擬紀律處分時作為情報被利用，提供了重要的信息參考，或者說，發揮了檔案的憑證屬性，而并沒有如吳教授所言文件發生了橫向運動、發揮現行價值。簡而言之，在處理學生的活動中發揮忠實執行性的文件是紀律處分文件，而非考勤記錄。

3 文件橫向運動中的直接推動性

處于現行期的文件對實踐活動具有推動作用，發生橫向運動的文件亦是如此。值得注意的是，發生橫向運動的文件并非是文件運動的前后被賦予了新的內涵、功能，而應是開展B活動過程中，依照A活動形成A文件時的功能直接推動B活動的開展，而不是間接推動。發生橫向運動的文件應具備的特質是在某份文件運動至新的社會活動中后，依舊發揮著該份文件形成之初被賦予的內涵、功能、效用，而不是人為地挖掘出其他功能，否則，應被視為“利用”。

如，“人事檔案雖是當事人過去各種情況的真實反映，是真實的歷史記錄，卻是干部任免、就業聘用和各種評聘的重要依據；學生檔案雖然是學生過去學習等各方面情況的真實反映，卻是學生應聘和用人單位錄用與否的重要依據”。[7]在這一事例中，我們可以看出，無論是人事檔案，還是學生檔案，均是對個體某幾方面的歷史記錄，其功能主要體現為真實地記錄某一客觀事實，至于這些文件（檔案）日后所發揮出其他功能是不被當時的文件形成者考慮的。雖然，日后人們據此作為干部任免、就業聘用的依據，但是，這不能就認為這些文件發生了橫向運動，因為這些文件（檔案）不具備直接推動任免、聘用的作用，真正具有聘用效力的文件應是聘用合同。這里的文件（檔案）僅僅是被用人單位加以利用，從文件中獲取了有用信息而已，間接地為聘用人才提供參考作用。

綜上所述，筆者認為，文件橫向運動的概念尚有不夠嚴謹之處，可修改為：文件在橫跨兩個先后開展的、不同的且又相關的社會實踐活動間，忠實執行文件形成意圖所直接發揮現行價值的運動情形。完善文件橫向運動的內涵，有助于推動相關研究深入發展。

參考文獻：

[1]吳品才．論文件橫向運動發生的范圍[J]．檔案學研究．2006（4）:7．

[2]吳品才．文件橫向運動發生的條件[J]．中國檔案．2003（7）:42．

[3][4]吳品才．文件橫向運動的揭示與研究[J]．檔案時空．2005（8）:19．

[5]（阿根廷）曼努埃爾.巴斯克斯，何嘉蓀譯．現行——半現行——非現行概念的濫用[J]．浙江檔案．1992（7）：11．

[6][7]吳品才．論文件橫向運動發生的范圍[J]．檔案學研究．2006（4）:11．

（作者單位：天津師范大學管理學院檔案學系 來稿日期：2012-04-18）