檔案信息資源傳播者控制角色分析

摘 要：檔案信息資源傳播者是施控角色和受控角色的統一體。施控角色表現在檔案部門對于檔案信息資源質量的三次把關、傳播媒介和傳播范圍的控制。受控角色體現在檔案部門的傳播活動要受到政治控制、經濟控制以及自身控制的制約。通過分析傳播者的控制角色，達到彌補現有檔案信息資源傳播理論研究不足，重視檔案部門在傳播活動中起到的主動控制、計劃控制、規模控制的作用。

關鍵詞：檔案信息資源；傳播者；控制角色

Abstract：Archival information resources disseminators play both the controlling roles and the controlled roles. The controlling roles are reflected by ensuring the quality of archival information resources at three levels and controlling the media and communication range. The controlled roles are that the communication activity of archival department is limited by politic and economic control as well as self-control. So this paper is aimed to make up the shortage of current theory about archival information and attach importance to the role of archival department in the communication activity.

Keywords： Archival information;The disseminators;Controlling roles

近年來，隨著傳播學研究的炙手可熱，“傳播學正成為檔案學借鑒的一門重要的理論和方法”[1]。而 2012年6月在巴西里約熱內盧舉辦的第17屆國際檔案學大會的主題是“保護、利用、傳播：21世紀檔案機構所面臨的挑戰”，也表明，傳播學作為檔案學研究發展的新思維、檔案開放的新姿態已得到國際檔案學者的廣泛關注。本文從傳播學的理念出發，借用傳播學的控制理論分析檔案信息資源傳播過程中傳播者的控制角色。

“檔案信息資源傳播，是指檔案信息資源憑借一定的載體，經過信息通道最終到達檔案信息資源受眾，并向檔案信息源進行信息反饋的整個信息資源傳遞過程。”[2]檔案信息資源的傳播者是集中保管檔案的機構、集體甚至是個人，最主要的是檔案館，所以，本文的傳播者專指檔案館。傳播學中傳播者的控制理論體現在：其一，傳播者對于信息流通進行的干預和影響、左右和操縱，稱為“施控角色”；其二，傳播者要受到時代和社會的制約，稱為“受控角色”。在檔案信息資源傳播中，檔案館同樣扮演這兩種相互制約的角色。

1 檔案信息資源傳播者的施控角色

1.1 對于檔案信息資源質量的控制。廣義的檔案信息資源是檔案信息要素、人員要素、技術要素以及其他檔案信息活動要素的系統集合，傳播者對于這個龐大集合的控制作用主要體現在三個層次上的把關：

第一次把關，體現在檔案館對于立檔單位檔案工作的監督、指導與控制。檔案館幫助立檔單位建立健全歸檔制度，推行入館檔案的標準化，初次把關檔案信息質量。在內容質量上，要求形成人員本著“實事求是”的原則填寫檔案信息，防止出現內容和事實不一致的現象，保證檔案信息的可信性；檔案人員懷著嚴肅的工作態度投入檔案工作中，防止因為主觀疏忽導致信息內容不完整、不準確。同時，樹立完整歸檔的理念，將處于同一管理活動的形成于不同環節的檔案信息集中收集，以反映管理活動的全過程保證檔案信息的集成性。在檔案載體質量上，要求文書人員嚴格遵守行業標準，使用利于檔案長期保存的紙張而不能貪圖便宜購買不符合規定的紙張。按照電子文件歸檔與管理辦法，采用適宜電子文件長期保存的載體，如只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。同時，根據聲像檔案管理辦法，做好聲像檔案的載體保護工作。

第二次把關。體現在檔案館收集、整理、鑒定、保管和提供利用等一系列工作環節中。具體表現是：檔案館在收集檔案時控制檔案、資料的數量和比例，優化館藏結構。將紙質文件轉化為電子文件防止信息遺漏、著錄出錯、檔案信息不清晰、不易識別等問題的出現，發現后及時改正。根據保管期限表鑒定檔案的價值，及時將失去價值的檔案剔除出去。同時，檔案館負責檔案實體的有序整理工作，以便在利用者提出查檔要求后能夠快速查到檔案，提供“你來我查”“被動型”利用服務。在日常的保管工作中，做好“八防”工作，保護檔案載體的安全，定期檢查磁帶、光盤、照片等聲像載體，以便在問題出現端倪之前將信息及時轉移到新的載體上。現在，電子文件的管理也提上日程，檔案信息資源二次把關的重要性更加明顯，檔案館承擔著電子文件進館后維護其準確性、真實性、可讀性、完整性的任務。

第三次把關，體現在檔案館發揮積極主動性，規模控制檔案信息資源的傳播。針對社會熱點或突出的利用需求，檔案館挑選出能夠傳播并且具有傳播價值的檔案信息資源，對檔案信息的內容進行加工處理，進而通過報紙、圖書、電視、廣播等各種媒介傳播出去。一方面，展示館藏特色，滿足社會對檔案信息的利用需求；另一方面，傳播文化知識，引領社會輿論潮流。是一個文化事業機構在信息時代應有的姿態表示，也是檔案館主動控制、規模控制、積極控制角色的集中表現。例如，山東省檔案館開展的“知青”檔案信息資源的傳播活動。2008年，正值“知識青年”大規模“上山下鄉”40周年之際。山東省檔案館敏銳抓住傳播獨特視角，啟動“山東知青史研究”項目，開展“知青”檔案的征集工作。利用館藏檔案史料以及征集來的照片、日記、“知青”的口述材料等，撰寫了《山東知識青年“上山下鄉”概述》、《山東知識青年“上山下鄉”大事記》，編纂出版了《山東“知青”檔案資料匯編》、《青春印象——山東“知青”圖片檔案》、《懷望遙遠的青春——山東“知青”檔案實述》。同時，舉辦了大型展覽“山東‘知青’檔案史料展”，利用檔案館新館建成的契機，邀請了檔案部門一些權威人士參加，在報紙、電視和網絡上廣泛傳播。引得濟南市民、一批專家學者慕名而來，收到了很好的傳播效果。當年健在的“知青”看到以前勞動、休息、娛樂的記錄，唏噓不已，在現場情不自禁地給參觀者當起了講解員，以檔案信息形成者的身份直接參與了檔案信息資源傳播，引起大家對那段非凡歲月的回憶和思考，達到感情上的共鳴。

1.2 對于傳播媒介和傳播范圍的控制。目前，檔案信息資源傳播媒介主要有“語言媒介”、“文字媒介”（包括檔案原件和印刷媒介）、“聲像媒介”（照片、廣播和電視）和“新媒介”（互聯網、手機等）”[3]四種類型。語言媒介具有直接交流、保存時間短的特點；文字媒介具有信息密度大、排列系統性、能夠重復閱讀的特點；聲像媒介具有連續播放、融視覺和聽覺于一體、接受信息相對容易的特點；新媒介具有信息儲存量大、傳播速度快、傳受雙方能夠互動交流的特點。每一種傳播媒介都有相對傳播優勢和劣勢，檔案館要根據傳播的檔案信息資源內容類型、受眾情況，立足本館實力以及所想達到的傳播效果，選擇傳播媒介，制定具體傳播策略。

規模小的檔案館，館藏少、人員配備少、經費少。此類檔案館要發揮館藏少易于挖掘，管理體制機動靈活的優點，及時將特色館藏、新進檔案、館內動態等利用博客、微博等網絡工具瞬時傳播，實現在線交流和廣泛快速傳播，由此，培養一批具有固定檔案信息需求的長期用戶。比如，從事研究的學者，或者在工作中求助檔案的實踐工作者。甚至由于管轄范圍小，檔案館在贏得公民的信任后，有時，口口相傳也能達到意想不到的傳播效果。

至于館藏豐富、實力大的檔案館也要合理搭配傳播媒介的使用，有選擇地突出一兩種媒介的傳播功能。做到傳播有點有面，檔案信息傳播有層次、有重點，才可能獲得最佳的傳播效果。如果不顧實際情況同時運用各種傳播媒介，受眾可能會目不暇接不能專心于信息的吸收上，造成檔案館經費和傳播媒介的浪費。

此外，檔案館還要控制信息的傳播范圍。由于檔案的機密性、內向性，在一定時期和一定程度上，檔案信息資源只能流向特定的人群。所以，檔案館編的某些材料只能在內部發行，檔案形成單位的檔案信息資源只能在形成者的內網上實現傳播和共享。

2 檔案信息資源傳播者的受控角色

傳播者在社會環境下生存和發展，所以，它的傳播活動必然受到社會環境和自身的制約，具體而言，傳播者受控主要表現在：

2.1 政治控制。我國的檔案事業實行集中型的管理體制。檔案館是黨和政府的機構，由黨和政府統一領導。檔案館傳播活動受到的政治控制有：首先，通過法律、行政規章控制檔案信息資源的傳播。我國形成了以《檔案法》為核心及見諸《民法》、《刑法》等條文的檔案法律體系。對檔案的接收和征集、整理和保管、提供利用和公布檔案等各個環節都有明確法律規定。例如，《檔案法》第十條“國家規定不準歸檔的材料，禁止擅自歸檔”就是對接收和征集工作的制約。同時，各級人民政府部門制定具體的規章制度保障檔案工作的標準化和規范化。例如，檔案館的建設要符合《檔案館建筑設計規范》，檔案工作的開展要遵守《檔案館工作通則》等。隨著計算機和網絡的發展給檔案工作帶來的新變化，又陸續出臺相關的法律和行政規章。檔案館在網上傳播信息要遵守《信息網絡傳播權保護條例》、《計算機網絡國際互聯網安全保護管理辦法》；《政府信息公開條例》則要求檔案館進一步開放檔案信息資源；新修訂的《著作權法》中保障了檔案館的網絡信息傳播權；《CAD電子文件歸檔與光盤存儲辦法》和《電子文件歸檔與管理規范》是電子文件管理領域的規章制度。其次，行政上偏重某一方面信息資源的傳播。政府為了配合一定時期內發展動態和社會形勢，以及輿論引導的需要，會突出某一檔案信息資源的傳播。例如，為紀念“改革開放”30周年，各地檔案局紛紛開展“改革開放”以來各種政策性、法律法規性匯編，有關勞動就業、醫療衛生、社會保險等民計民生方面，反映“改革開放”成績、地區著名人物及其他方面的檔案征集活動。將整理加工好的檔案資料通過各種方式進行傳播，以真實反映“改革開放”的歷程。最后，控制檔案館內人員的任職。檔案館是科學文化事業機構，其工作人員列入國家事業編制。人員定制、升遷和安置要遵守政府的規章條例。例如，編制人數應按照《地方各級檔案館人員編制標準》規定，隨著館藏檔案數量的增減而相應增減。

2.2 經濟控制。經濟控制主要體現在對于檔案館經費的控制上。其一，一定時期內檔案館的經費基本上是固定的。檔案館的經費來源“主要有財政撥款、計劃投資、創收、接受捐贈等四個方面”[4]。一般情況下，經費主要來自財政撥款。計劃投資、創收、接受捐贈等則是檔案館經費的補充（城建檔案館其他渠道補充的經費可能比較多）。而國家的財政撥款是根據館藏檔案的卷數來定，所以，一定時期內，檔案館的經費是一定的。在經費定量的前提下，檔案信息資源傳播要素投入就存在經濟矛盾。如果在傳播媒介、受眾需求和傳播效果上投入過多，必然會影響檔案信息資源質量的經費補給。如果將館內人力、財力重點放在檔案信息資源質量上，又必然會削減檔案館主動傳播、廣泛宣傳的經費。二是存在級別不同，檔案館經費也有差異的現象。根據2008年蕪湖市檔案局的統計，市檔案局經費60萬元，市各縣（區）檔案局經費總額為61萬元，各級國家綜合檔案館經費總額16.4萬元，市檔案館無經費。級別決定檔案館的經濟實力，檔案信息資源傳播的一系列過程都是經濟作為后盾支持，經費的差異必然會影響檔案傳播效果的大小。因而，各級檔案館傳播活動的規模、所想要達到的認知度必然要受到經費的制約。

2.3 自我控制。政治控制和經濟控制都是外部因素對于傳播者的制約，自我控制則是傳播者對自身主動施加的約束。檔案信息資源傳播者的自我控制包括檔案館的形象控制和檔案人員對于自身素質的控制。

傳播效果與檔案館的社會形象有很大關系，具有權威性和公信力的檔案館傳播的信息更容易為受眾接受認可。所以，檔案館要全面貫徹“數量充分，質量優化，成分充實，結構合理”的館藏標準，進行檔案信息資源的建設開發，達到傳播內容真實可靠、齊全完整。同時，摒棄“重收藏輕開發”、“重保管輕利用”、“重保密輕開放”、“重安逸輕競爭”等傳統觀念，以“服務大眾”的觀念開放檔案，改變過去“封閉”、“刻板”的形象。并且，檔案館要合理制定收費標準，不顧實際情況亂開價，會給利用者造成“唯利是圖”的印象，對檔案利用有所戒備。檔案人員作為檔案信息資源傳播的實際執行者、同受眾直接交流的現實人員，其素質直接影響檔案信息資源傳播的效果。因此，檔案人員要適應時代發展，提高信息處理能力和新技術應用水平，將數據庫技術、遠程服務、檔案館網絡、電子論壇等應用到傳播活動中；同時，應該改變知識結構，擴大知識寬度，除了學習檔案學的基礎知識，還要對傳播學、心理學、史學、語言學等有一定程度的了解。成為新時代檔案管理的專業者、提供利用的服務者、信息資源傳播的導航者，真正在檔案信息資源傳播活動中發揮應有的作用。

借鑒傳播學的控制理念重新詮釋傳播者在檔案信息資源中的重要角色，目的在于提醒檔案館改變過去“坐等”受眾上門提供服務的消極等待心理，以“積極主動”的姿態向社會傳播檔案信息資源。將檔案信息資源傳播看成一個不斷變化發展的系統，宏觀把握，協調各因素的運行，以求得最佳的傳播效果。

參考文獻：

［1］田野，張長海.傳播學視野下的檔案觀念和檔案工作[J].檔案管理，2001(1):15～16.

［2］范圓圓.檔案信息資源傳播的阻礙因素探討[J].云南檔案，2009(5):26～27.

［3］徐舒柯.論現代檔案信息傳播中媒介運用的三大原則[J].湖北檔案，2011(7):15～17.

［4］何振.檔案館學新探[M].北京:中國檔案出版社，2003:264～275.

（作者單位：中山大學資訊管理學院 來稿日期：2012-04-18）