論體制外檔案資源的構成與特點

摘 要：制外檔案資源是相對于體制內檔案資源而提出的，是比民間檔案、私人檔案和社會檔案資源等概念更具包容性和概括力的概念，反映了對我國傳統檔案管理體制和資源體系建設的時代性反思與建設性思考。體制外檔案資源是對某一范圍檔案類別的整體性界定，重點關注大量處于社會分散狀態的檔案資源。

關鍵詞：檔案管理體制；體制外檔案；國家體制；民辦非企業單位

Abstract： Archives resources outside the system is relative to archives resources within the system. The concept is more inclusive and summarized than the folk archives， private archives and social archives resources， which reflects times reflection and constructive thinking about the traditional archives management system and resources construction system. Archives resources outside the system is an integrity of a range of archives categories， focusing on a large number of dispersed archives resources.

Keywords：Archives management system;Archives outside the system;State system; Private non-enterprise units

體制外檔案資源是國家檔案資源體系建設的重要組成部分，符合國家檔案事業的社會性發展。體制外檔案資源是根據國家檔案管理體制，相對于體制內檔案資源而提出的概念，突破了對傳統檔案資源體系的認識，從國家和社會的視角思考和探索檔案資源體系的建設。《全國檔案事業發展“十二五”規劃綱要》提出，要以全面推進和完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系為建設主線，這是當代檔案事業的時代命題。在國家和社會共同發展的進程中，體制外檔案資源正是順應了時代要求，推動著國家檔案工作和社會檔案工作的有效融合。

1 體制外檔案資源的內涵

筆者對體制外檔案資源的認識來源于2011年的兩篇文章，一是尹雪梅發表于《浙江檔案》的《論“城市記憶工程”對我國檔案資源體系建設的推進》；二是潘玉民老師發表于《北京檔案》的《論國家檔案資源的內涵及其構成》，兩篇文章不約而同地提及了這個概念，具有創新的理論意識，然而，卻沒有作較深入的探討。

體制外檔案資源亦即“體制外檔案”，在中國知網，以“體制外檔案”為主題精確搜索后只有一篇論文，文中明確提出：“體制外檔案資源是隨著經濟社會的發展變化出現的，一方面，是指非計劃體制，如黨政機關、群團組織、事業單位以外的組織、單位和個人；另一方面，是指非傳統管理體制，如，構成上下級或業務管理關系的部門、機構、民間協會、中介組織，等等。”[1]此段關于體制外檔案資源的論述，是從社會經濟體制和管理體制的大角度出發，忽略了檔案管理體制這一基本視閾。因此，認識體制外檔案資源的內涵，須從我國檔案管理體制中進行研究和提煉。

我國檔案管理體制包括“統一領導、分級管理”的組織制度和“局館合一”的領導體制，其主要內容包括：一是國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業；二是各級綜合檔案館負責集中統一管理本級黨政群及其直屬機構形成的需要永久保存的檔案資料；三是機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構應統一管理本單位的檔案；四是中央和地方各級黨委及政府檔案工作機構既是政府機構，又是黨的機構。另外，在科技檔案管理領域，部分有垂直管理職能的中央、國家機關或大型國有企業集團和總公司依然實行的是“條塊結合，以塊為主，加強屬地管理”的檔案管理體制。[2]

體制內檔案資源是在傳統檔案管理體制框架下對檔案資源體系的認識，它主要是指受我國檔案管理體制規范和約束的、在國家控制下的檔案資源。一方面，是國家體制下的黨政群及直屬機構形成的檔案和垂直管理體制下的國有企業、公司等集團形成的檔案；另一方面，是各級各類檔案館內保存的檔案。體制外檔案資源是與體制內檔案資源相對應的概念。凡是在國家體制之外，處于社會分散管理狀態的檔案資源即體制外檔案資源。因此，體制外檔案資源應該是：所有非國家性質的機關、團體、組織、企業以及家庭（家族）和個人在社會實踐活動中形成的，或通過合法途徑所獲得的，沒有進入檔案保管部門的，有價值的檔案綜合。對此，我們可以作如下理解：

其一，體制外檔案資源不是某一具體檔案類別，而是從管理體制的角度對檔案所作的范圍劃分。體制內檔案資源一直處于國家的控制和管理之下，體制外檔案資源則處于相對自在、分散的狀態。

其二，體制外檔案資源是一個綜合概念。對于那些沒有進入檔案管理體制范圍之內的有價值的檔案，將它們劃歸為體制外檔案資源，用“綜合”一詞以表達這些檔案對象是各自獨立而又統一的整體，重點突出它們的整體性；同時，也表達了體制外檔案資源是檔案資源體系建設的重要部分。

其三，沒有進入檔案保管部門保管的檔案是體制外檔案，一旦進入檔案館，它們就成為體制內檔案，因此，體制外與體制內檔案資源不是完全排斥的，是可以互相轉化的。

2 體制外檔案資源的構成

體制外檔案資源內容繁雜，門類眾多，來源廣泛。本文擬從體制外檔案資源形成主體的角度探討其具體構成，包括私營企業檔案、民辦非企業單位檔案和個人與家庭（家族）檔案。

2.1 私營企業檔案。根據《中國民營經濟發展形勢分析報告》顯示，截至2011年9月，全國登記注冊的私營企業已超過900萬家，個體工商戶超過3600萬戶。主體之龐大之復雜，是體制外檔案資源管理的重點和難點。根據企業的經營范圍將其分為兩類：一是從事實體生產經營的私營企業，這類企業形成的檔案以生產技術檔案和產品經營檔案為主體，包括基建、設備、產品、科研、會計、成本、銷售、用戶反饋、資產評估、經濟糾紛、企業管理等方面的檔案；二是商品流通和服務型私營企業，指專門從事商品和商務流通的商業貿易企業和中介服務企業，它們不直接從事生產加工，所以，不涉及生產技術檔案，而是以經營管理類檔案和用戶檔案為主，檔案的構成主要有商貿活動形成的文件、各種經濟合同、管理經營、商務調查、計劃、策劃、資產、利益分配等方面的檔案。[3]

2.2 民辦非企業單位檔案。“民辦非企業單位是指企業事業單位、社會團體和其他社會力量以及公民個人利用非國有資產舉辦的、從事非營利性社會服務活動的社會組織。”[4]如公益組織、慈善機構、民辦教育醫療單位。隨著社會的進步，越來越多的企業、社會團體、公民個人等社會力量投身到文化事業的建設中，在我國大力推進文化強國建設的背景下，他們是推動社會主義精神文明建設的重要力量。因此，該類型社會組織的檔案記錄了人們為社會文明建設所作的貢獻，包括為弱勢群體爭取醫療、教育等基本權益所開展的活動、為保護生態環境所發起的倡議或抗議事件，這些重大事件或重要活動的檔案均是國家檔案資源體系建設所必需的。

2.3 個人與家庭（家族）檔案。檔案部門非常關注個人和家庭建檔工作。家庭和個人檔案記錄了普通大眾的生活，真實反映了底層社會變遷，其內容具體、形式多樣，是體制外檔案資源最富活力的部分。個人或家庭在社會活動中形成的檔案大致可以分為：政治經濟、文化生活、親歷重大事件三類。政治經濟方面的檔案如黨派證件、職務職稱、各種票據、房產土地契約、收支記賬簿、秘方等；文化生活方面的檔案如結婚證、老年證、手稿、書信、日記、族譜等；重大歷史事件方面的檔案如拍攝的照片或錄像，口述記錄，某些重大歷史事件的第一手資料往往來自老百姓。還有那些官方形成而散失存藏于民間的歷史檔案，如皇帝的圣旨、冊封，臣僚的奏折，官府的文書等。目前，關于家庭檔案的管理已經有了一些成果，例如，沈陽市檔案局就建設開通了我國第一個家庭檔案網站，同時，還在市檔案館舉辦常設的大型家庭檔案珍藏展覽，編輯出版了《老結婚證書》、《老畢業證書》等書籍。[5]

3 體制外檔案資源的特點

體制外檔案資源的特點是區別于體制內檔案資源所固有的屬性，主要表現為以下幾點：

3.1 體制外檔案資源所有權的分散性。體制外檔案資源所有權的分散性體現為所有者的廣泛性和所有權的多樣性。所有者的廣泛性，包括所有非國有性質的機關、團體、組織、企業以及家庭（家族）和個人；其所有權的多樣性，包括占有、使用、收益和處理的權利。《中華人民共和國檔案法》中有關條文使用了“集體所有和個人所有的……檔案”這樣的定語，從法律上承認了檔案所有權的分散性。體制內檔案資源的所有者是國家，任何組織和個人只有使用權，不論它的實體如何轉移，其所有權都不會發生變化。體制外檔案資源的所有權歸檔案的形成者和擁有者，他們可以在法律允許的范圍內享有檔案的占有、使用、收益和處理的權利，一旦經過轉讓、贈送、繼承或合法接收，其所有權就隨之發生轉移，從私有轉為國有，或是私有之間轉移。

3.2 體制外檔案資源內容的民間性。體制外檔案資源內容的民間性表現為：紀實性、通俗性、易于傳承性。有人質疑“我們現在學習的歷史不一定就是真實的”，歷史從來都是勝利者的歷史，他們會掩蓋對自己不利的檔案，留下對自己有利的檔案，因此，官方記載失實的情況并不少見。而體制外檔案由于少了政治因素的干涉，大都是有什么記什么，很少需要參照物來衡量是否合理或合法，僅僅是一般的敘事或記錄而已，這樣的文本既可以是一種社會學意義上的田野實錄，也可以是一種政治學維度上的民情輿論鐵證。其紀實而通俗的民間性對人的吸引力有時會大于官方記載，且其易于傳承不會成為政治活動的犧牲品。瓊.斯特伍茲說：“通過檔案，過去被加以控制。某些敘事被特權化而另外的敘事則被邊緣化。”[6]不管是被特權化還是被邊緣化的敘事都需要體制外檔案資源的補充，才能構成完整的國家記憶。

3.3 體制外檔案資源結構的網狀性。體制外檔案資源結構的網狀性是以三類形成主體為“結點”，主體之間的關系為“鏈”，社會實踐活動為“牽引”，形成一個縱橫交錯的體制外檔案資源網。三類主體之間沒有明確的層次等級，沒有體制內檔案資源形成主體之間上下級或平級的隸屬關系，因此，體制外檔案資源體系結構是網狀的，是區別于體制內檔案資源樹狀結構的。呈網狀結構的體制外檔案資源滲透到社會生產生活的每個角落和細胞，真實而生動地反映了草根群體或人民大眾的生活情景。這些鮮活的記錄不斷完善著城市記憶，完善著社會記憶，完善著國家記憶。

3.4 體制外檔案資源管理的難控性。體制內檔案資源的管理有完整的理論和實踐基礎，在國家的控制范圍內有嚴格的管理要求，以保證其完整而安全。體制外檔案資源則處于相對分散、自由的管理狀態，因而難以控制。首先，體制外檔案資源管理的不規范性是其難以控制的主要原因之一，檔案行政部門對私營企業檔案、民辦非企業單位檔案和家庭（個人）檔案管理沒有過硬的權力。其次，體制外檔案資源形成主體的龐大和高流動性是體制外檔案資源管理難以控制的另一個主要原因。據統計，目前，正式注冊的民辦非企業單位的數量遠遠少于實際存在的數量，而我國中小企業平均壽命大體只有3年～4年，每年有近100萬家企業倒閉。再如，我國目前有13億多人口，平均3人～4人為一個家庭，就有4億左右的家庭。

4 體制外檔案資源管理的思考

體制外檔案資源能夠彌補官方記錄的宏觀性和嚴肅性，有學者稱之為：“補官方檔案之缺失、避官方規定之限制。”體制外檔案資源不是純粹意義上的私有物，其對國家和社會的價值與體制內檔案資源并無差別。對體制外檔案資源的管理，僅僅依靠國家控制難以圓滿，需要國家和社會的共同參與。

4.1 提高檔案界對體制外檔案資源的認識。認識是行動的先導。體制外檔案資源的提法相比之前的民間檔案、私人檔案、社會檔案資源等概念更具包容性和概括力，反映了對我國傳統檔案管理體制和資源體系建設的時代性反思與建設性思考。關于民間檔案，中共中央黨校韓鋼教授認為：只要是沒有進入官方檔案系統而散存于官方檔案之外的歷史文獻，大體都可以算作民間檔案；王沛郁認為：民間檔案是指人民群眾在其生活交往中形成的各種文件。[7]關于私人檔案，學術上有“廣義”和“狹義”之分，王芹提出：“從‘廣義’上說，私人檔案也稱為‘私有檔案’，或統稱為‘非公有檔案’。它應該包括所有非公有性質的機關、團體、組織、企業以及家庭（家族）和個人在社會實踐活動中形成的，或通過合法途徑所獲得的對國家和社會有保存價值的各種載體形式的信息記錄；從‘狹義’上說，私人檔案僅指個人在私人活動中形成的或通過合法途徑獲得的對國家和社會有保存價值的各種載體形式的信息記錄。”[8]關于社會檔案資源，趙愛國提出：“由社會組織、家族家庭或公民個體形成、所有并管理，區別于國家檔案資源，傾向于公民個體個性化檔案服務的新型檔案資源。”[9]從上述對三個概念最有代表性的定義中可以發現，“狹義”的私人檔案即“民間檔案”，“廣義”的私人檔案等同于“社會檔案資源”。趙老師將社會檔案資源與國家檔案資源并列對待有失偏頗。體制外檔案資源涵蓋了民間檔案、私人檔案和社會檔案資源，是國家檔案資源體系的重要部分，與體制內檔案資源的概念外延不交叉，且創新性地從檔案管理體制的角度對大量處于社會分散狀態的廣泛的檔案資源進行概括，是檔案學研究中值得關注的新概念。

4.2 鼓勵社會所有者對體制外檔案資源的管理。體制外檔案數量龐大，全部納入各級各類檔案保管機構是不現實的。一些珍貴檔案可以由檔案館代管，而大部分的檔案還是需要社會所有者對其進行管理。在法國，“針對私人檔案收集的困難，國家提出對價值很高而檔案館又無力購買的私人檔案，采取免交個人所得稅和財產繼承稅的辦法，鼓勵向檔案館捐贈”。[10]由所有者對檔案進行保管、檔案行政部門進行免費指導和監督的管理方式是比較可行的。還有一種方式是建立民間性質的檔案館。如，“芬蘭為了方便分散在民間的私人檔案的利用，規定國家檔案館有義務在財政上支持私人檔案館，但私人檔案館必須履行對公眾開放檔案的義務”。[11]我國在2004年，廣州出現了首家私人檔案館，這種方案也具有一定的可行性。

4.3 完善檔案部門對體制外檔案資源管理的機制。長期以來，我國檔案管理的視野局限在國家機關、社會團體、國有企事業單位形成的檔案，這些機構的檔案管理比較完善。而對于非國家機構，尤其是私營企業來說，他們大多沒有檔案管理的規范意識，這與企業追求經濟效益的目的是有關系的，那些與企業利益直接相關的檔案材料被保存下來，而其他檔案則被忽略；如果企業不幸破產清算，那么，企業檔案將面臨損毀的危險。私營企業已經成為我國經濟活動的重要部分，對私營企業檔案的管理，是探討體制外檔案資源管理機制的關鍵點。檔案部門可以聯合民政工商等相關部門，對私營企業進行檔案培訓和管理指導，從源頭上把握私營企業檔案工作。檔案部門對家庭和個人建檔重在宣傳教育，增強其檔案意識，培養其對一些特別記錄的敏銳嗅覺。因此，完善體制外檔案資源管理機制，將其納入整個檔案管理體制中非常必要。

4.4 加強國家對體制外檔案資源管理的立法。法制化是檔案管理的起點和終點，有效管理體制外檔案資源離不開法律法規的支撐。國家工商行政管理局曾先后頒布實施了關于私營企業檔案管理的法規文件：《個體工商戶檔案管理暫行辦法》、《私營企業檔案管理暫行規定》，這兩份文件是工商部門檔案室對私營企業相關登記注冊的檔案進行管理的規定，屬于體制內檔案資源管理的范疇。《中華人民共和國檔案法》對私人檔案管理也有明確規定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管”；“對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重毀損和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購”。雖然，上述法律法規或片面或宏觀，但至少說明，我國對體制外檔案資源管理早已有所關注，學者們也在積極介紹國際相關案例，深入研究檔案立法問題。在全面建設檔案資源體系的大背景下，對占據國家檔案資源大半壁江山的體制外檔案資源，必須給以法律的支撐，這也是實現依法治檔新事業的重要考量。

體制外檔案資源的概念具有創新性和可行性，與體制內檔案資源相對應，共同構成國家檔案資源。分析并把握體制外檔案資源的構成與特點，對于構建全面覆蓋人民群眾的檔案資源體系、完善我國檔案管理體制、促進國家檔案事業向縱深發展具有時代意義，而且，有利于形成體制內與體制外檔案資源互補互動、有序管理和共同發展的新格局。

參考文獻

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[9]趙愛國，任文娜.現代化進程中的社會檔案資源的結構與服務體系初探[J].檔案學通訊，2011(6):74.

（作者單位：上海大學圖書情報檔案系 來稿日期：2012-04-20）