高校綜合檔案的個性化教學信息服務

李春梅

縱觀近年來高校綜合檔案管理工作的整體發展態勢，大部分綜合檔案的個性化教學信息資源開發能力較弱，個性化教學信息服務水平層次較低，服務理念與服務導向有所欠缺，直接制約了綜合檔案館（室）在學校內部乃至社會領域的角色地位的提升和檔案信息資源的有效利用。因此，以利用高校綜合檔案開展個性化教學信息服務為視角，剖析和研究綜合檔案富含的教學信息資源，提供個性化的教學信息主動服務，是目前高校綜合檔案管理利用工作中的當務之急。

高校綜合檔案開展個性化教學信息服務的必要性分析

1.滿足用戶個性化需求的需要

高校綜合檔案開展個性化教學信息服務可以最大限度地拓展高校檔案館信息服務的功能，有效滿足高校用戶在教學、科研的過程中對檔案信息的個性化需求。高校教師和科研人員是高校綜合檔案工作的主要服務對象，這些用戶的工作性質不同，他們對檔案教學信息的需求側重點也有所區別。為了不斷滿足檔案用戶對教學信息的多層次需求，高校綜合檔案管理工作必須針對不同層次的用戶，有效定制相對應的教學信息服務，以有效滿足檔案用戶個性化的教學信息需求。

2.提高高校綜合檔案服務水平的需要

高校綜合檔案開展個性化教學信息服務還可以提高高校綜合檔案服務的水平。高校綜合檔案傳統的教學信息服務僅限于教學類檔案的借閱、復印等。在如今的信息化背景下，利用現代信息技術對綜合檔案相關的教學信息進行深層次的、實時互動的個性化服務已經成為高校檔案工作發展的大趨勢。因此，高校綜合檔案管理一定要提高服務水平，挖掘深層次的教學信息，使高校綜合檔案的服務從傳統的服務上升到個性化、人本化和信息化的服務水平上來。

3.高校檔案館（室）創新發展的需要

高校綜合檔案開展個性化教學信息服務是高校檔案館（室）創新發展的需要。高校檔案館（室）在高校中是容易被忽視的教輔單位，高校檔案館（室）要完成自身的創新發展，一定要適應信息時代的需求，主動為高校用戶提供個性化、集成化的教學信息。只有做到這一點，高校檔案館（室）才能真正提高檔案教學信息資源的利用率，從而提升檔案館（室）在高校中的地位。

高校綜合檔案開展個性化教學信息服務的有效策略

1.構建具有個性化教學信息服務的門戶網站

高校綜合檔案在開展個性化教學信息服務的有效策略時，首先要構建具有個性化教學信息服務的門戶網站。目前，大多數高校檔案館（室）還沒有建立自己的門戶網站，這大大降低了高校檔案工作在整個學校中的服務水平。在信息化的背景下，高校檔案館（室）建立個性化服務的門戶網站勢在必行。特別是在教學信息服務上，高校檔案館的門戶網站一定要功能齊全、內容豐富、具備個性化服務的特點；利用網絡動態、開放的特點，將綜合檔案中的教學信息，包括課程建設、專業和學科建設、教材建設、教學管理制度建設、教學隊伍建設、學風建設、教學信息資源建設等相關信息在網站的數據庫中進行儲存，并從以人為本的理念出發，使服務手段數字化。例如，擴大網上教學信息的檢索目錄、教學相關文件的開放率等，主動提供相關的教學信息服務，最大限度地實現綜合檔案中教學信息的共享，從而滿足本校用戶的教學信息需求。

2.大力開展綜合檔案全文瀏覽服務

高校綜合檔案在開展個性化教學信息服務的有效策略時，還要大力開展綜合檔案全文瀏覽服務。為了進一步利用高校綜合檔案教學信息資源，切實有效地開展綜合檔案教學信息服務，高校檔案館一定要向學校各單位、學生等用戶提供教學信息的網上全文瀏覽服務。高校綜合檔案擁有涵蓋文書、歷史、行政、黨群、教學、聲像、基建、科研等門類的檔案信息，其中包含了豐富的教學信息，主要是教學實踐、教學管理和教學活動中形成的具有檔案保存價值的材料，如學科與實驗室建設、教學綜合管理、學籍管理、招生、學位工作、課堂教學與實踐、教材建設、畢業生工作等。在提供全文瀏覽之前，一定要制定完善的信息開放標準，明確哪些信息可以提供全文瀏覽，哪些不可以進行公開，如有特殊需要的情況，還可以使用密碼的形式進行半公開的全文瀏覽。

3.深層次開發個性化、特色化的數據庫

高校綜合檔案在開展個性化教學信息服務的有效策略時，還要深層次開發個性化、特色化的數據庫。這就要求檔案管理人員根據用戶的需求建立個性化、特色化的數據庫，將館藏綜合檔案中的教學信息以數據庫的形式加入學校整體的共享資源庫中，從而使得用戶能夠自由、高效地利用綜合檔案中的教學信息資源。例如，學生學業學籍檔案數據庫，主要是以在校生、畢業生和用人單位為主要服務對象，不僅可以為學生升學、求職、留學提供快捷服務，而且還可以為用人單位對學生在校期間的學習情況、學術科研及社會活動情況等進行詳細地查詢提供服務；學位論文數據庫也是利用率較高的教學信息資源，既可以為學生在畢業設計和寫作畢業論文時提供借鑒和參考，也可以彰顯高?？蒲袑嵙Γ唤虒W質量檔案庫也是質量教學的個性化、特色化的數據庫，如授課教師積累的有價值的教學方法和教學經驗，或者依據教學大綱建立的教學標準檔案庫，使得本校教師在教學后有總結和分析的依據。

4.加強綜合檔案教學信息資源的開發與利用

高校綜合檔案在開展個性化教學信息服務的有效策略時，還要加強綜合檔案教學信息資源的開發與利用。綜合檔案中各種類型的檔案都富含著教學信息。行政、基建、教學、財會、外事、設備類檔案中有許多教學條件、教學設備和教學利用方面的教學信息資源，如教學經費投入、實驗基地建設狀況、校舍狀況等；有許多教學改革方面的信息資源，如教材建設與成效、教學內容與課程體系改革、專業建設等；有許多有關教學管理的教學信息資源，如教學管理隊伍的建設、教學管理規章制度的制定、教學管理實踐與教學管理成果等；有許多學風建設方面的教學信息資源，如學風建設、教師風范和師德修養、科技文化活動等。在開發利用綜合檔案中的教學信息資源時一定要擴大編研的深度和范圍，編制出不同層次、不同內容的檔案編研成果，從而最大程度地滿足不同用戶的多樣化和個性化需求，如教學信息含量大利用率高的培養人才、教育教學、校園建設的編研參考資料，學校教育事業基礎數字統計分析、優秀畢業生典型案例選、學生及教職工表彰匯編等。

5.提升高校檔案管理人員的信息服務素養

高校綜合檔案在開展個性化教學信息服務的有效策略時，還要提升高校檔案管理人員的信息服務素養。高校檔案管理人員不僅一定要具備扎實廣泛的業務基礎知識，而且不能閉關自守，要去主動了解本校各個學院和各個職能部門的工作流程，只有這樣，才能深入了解各個類型檔案中所富含的教學信息，并能準確地提取出來進行深層次的開發。另外，高校檔案管理人員還要具備運用現代信息技術的能力、檔案信息的提煉加工能力、檔案信息的傳播與交流能力、檔案信息評估與鑒定能力，這些都是檔案工作人員進行個性化信息服務的必備能力。另外，檔案管理人員還要制定定時自評、自查、整改的規章制度，并將這些規章制度作為平時檔案工作人員進行個性化教學信息服務的保證，使得高校綜合檔案的個性化教學信息服務工作在反思中進行總結，達到與時俱進、可持續發展的工作目標。

總之，隨著高等教育的日益發展，高校教師、科研人員及學生作為綜合檔案服務的對象越來越出現層次上的細分，對綜合檔案中的教學信息也越來越出現個性化的信息需求。特別是在現代信息技術高速發展的今天，高校綜合檔案進行個性化的教學信息服務必須從個性化服務對象、服務方式、服務內容等多個方面入手，提出利用高校綜合檔案進行個性化教學信息服務的創新策略，從而不斷拓展高校綜合檔案進行個性化教學信息服務的功能。

（作者單位：北方工業大學綜合檔案室）

[責任編輯：張 雯]