淺談企業籌建期間內部控制制度

烏日樂 張思斯 劉超

摘要：本文從內部會計控制的理論入手，通過對滄州中鐵裝備制造材料有限公司的實地分析調查，結合企業的特殊時期——籌建期間，不僅對籌建期企業內部控制的成功方面進行了說明，而且，也將這一時期企業內部控制的失敗方面進行了評價并提出相應的改進措施。通過分析我們得知：內部控制制度的制定，首先應遵循國家有關法律、法規和行政規章制度，同時還應考慮本單位的實際情況，以及內部控制制度之間的協調性、連續性和一致性。遵循成本效益原則，針對企業的薄弱環節，制定相應的內部控制制度作為控制企業某些環節的關鍵點；選擇適當的實施方法，以達到提高企業管理水平和增加效益的目的。

關鍵詞： 內部控制 企業籌建 建立 評價

一、內部控制的基本理論

內部控制是指一單位內部的管理控制系統，即為保證單位經濟活動正常進行所采取的一系列必要的管理措施，不僅包括單位最高管理當局用來授權與指揮經濟活動的各種方式方法，也包括核算、審核、分析各種信息資料及報告的程序和步驟，還包括對單位經濟活動進行綜合計劃、控制和評價而制定的各項規章制度。內部控制的根本目標是保護單位財產、檢查有關數據的正確性和可靠性、提高經營效率、貫徹既定的管理方針等四個方面。就其基本結構而言，主要包括三個方面：控制環境、會計系統和控制程序。為保證內部控制的有效實施，應遵循以下六項基本原則，即合法性原則；有效性原則；全面性原則；不相容職務相互分離的原則；成本效益原則；適時行原則。

二、中鐵公司內部控制的特點及現狀

1. 中鐵公司概況

滄州中鐵裝備制造材料有限公司是由北京海震鐵路裝備投資有限公司（甲方）與英屬維爾京群島中國鐵路物資控股集團有限公司（乙方）于2006年11月共同投資組建而成，主要生產有色金屬新型合金材料，預計年產量為150萬噸。

該項目總投資2980萬美元（折合人民幣23840萬元，按1：8計算，下同），其中固定資產投資2700萬美元，流動資金280萬美元。項目注冊資金1200萬美元（折合人民幣9600萬元），其中甲方以現金6912萬元人民幣（折合864萬美元）作為出資，占注冊資本的72％；乙方以現匯336萬美元（折合人民幣2688萬元）作為出資，占注冊資本的28％。注冊外資金由出資雙方按出資比例分別籌措。

該項目一期工程屬于籌建期，籌建期限是從2006年11月到2008年5月止。項目擬建于黃驊港開發區南疏港路以南、海防路以東，新征地350畝，新增建筑面積101214平方米。項目合資經營期限50年，期間雙方按出資比例分享利潤并承擔風險。

2. 中鐵公司內部會計控制現狀

關于貨幣資金收支和保管業務的內部控制現狀

財務主管將財務稽核的權限授予出納人員，當員工報銷費用時，先由出納員審核原始憑證的合法性及合理性，審核無誤后在報銷單的財務稽核上簽字，員工憑此報銷單找老總及財務部長簽字，再由出納員付款。

每天現金收付工作結束后，出納人員對庫存現金進行盤點，并核對庫存現金數與現金日記帳余額是否相符，經常出現超出庫存限額的現金仍然存放于保險柜的現象。

銀行支票由出納員保管，印鑒由財務部長保管，做到了支票、印鑒分離保管。財務部設立專門的銀行支票以及銀行承兌匯票領用登記簿，每張支票及匯票的收取、領用都要將其票號、用途、金額、領用人及領用日期登記清楚。對于簽發有誤的支票要加蓋“作廢”章，并放入專門的作廢袋保管。

金庫所在地設有防范措施和安全保障。保險柜鑰匙由財務部長保管，保險柜里存放現金的抽屜鑰匙由出納員保管。

企業有關部門（如工程部）和個人用款時，首先要提前向審批人提交貨幣資金支付申請，注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容。然后審批人根據所擁有的職責、權限和相關程序對申請進行審批，不符合規定的應當拒絕審批；對于批準的申請還要進行復核，復核的內容主要有支付申請的批準程序是否正確，手續及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式是否妥當。最后辦理支付，由財務人員接到審核無誤的申請后按照會計核算辦法進行賬務處理，填制記帳憑證，然后根據金額大小和批準權限送交有關負責人審閱，最后交由出納人員辦理。

實物資產的內部控制現狀

目前，中鐵公司正處于企業的籌建期間，其實物資產的購入量是相當大的。針對這一問題，公司建立了良好的實物資產管理制度?，F將其低值易耗品管理現狀分析如下：

第一：各部門在每周五之前都要將下周所需的低值易耗品經公司常務副總審批后報送公司的供應部門，由供應部門進行統計并采購。

第二：采購回來的物品要統一交由供應部辦公室進行入庫管理，并辦理物品領用及相關手續。

第三：供應部門報銷物資采購費用時，發票后必須附入庫單，對于已經出庫的物品要后附出庫單。財務部根據這些出入庫單及出庫單建立低值易耗品臺帳。

第四：每月月末，財務部要配專門人員根據已建立的臺帳與辦公室的保管人員所建立的明細賬進行賬賬核對，做到賬賬相符；然后兩部門人員共同進行實地盤點，做到賬實相符。

采購與付款的內部控制現狀

采購與付款的循環是外部商品和勞務的購置及付款。目前，公司購置的商品和勞務主要包括在建工程的物料用品及固定資產等項目。其采購主要是計劃性采購，偶然伴有臨時性采購。

管理費用的內部控制現狀

籌建期的中鐵公司嚴格控制費用支出，為此，財務部在公司高層領導的配合下，出臺了紅頭文件《滄州中鐵裝備制造材料有限公司差旅費管理制度》，為各部門經營業務的正常運行提供了保證。

會計系統的內部控制現狀

復式記帳控制

復式記帳控制要求對發生的每一項經濟業務，都要以相等的金額，在相互聯系的兩個或兩個以上的賬戶上進行平行登記。

1. 財務報告控制

在企業的籌建期間，中鐵公司的主要財務報表是資產負債表。為了更直觀的反映資金流向，財務部特編制資金月報表。此表從每月1日開始編制，每日終了都要將本日資金支出數及余額反映在表上。這樣，不僅滿足了整月資金動態的反映，而且也將截至每日中了時的資金流向做出反映，以便于向領導層及時匯報資金動態。

后附的中鐵四月份資金月報中，其他貨幣資金即指公司在月初及月末的庫存現金，并且也對各部門人員的個人借款作出了充分反映。

2. 籌建期關于招投標的內部控制現狀

處于籌建期間的中鐵公司，各項工程項目的建設運行都要經歷招投標環節?，F以軋鋼部最近發生的1250MM熱連軋工程招投標內部控制過程敘述如下：

第一，軋鋼部會同工程部根據圖紙制定招標文件，并要經過項目負責人和公司常務副總以及董事長的審核批準。

第二，通過網絡發表招標文件，并公布具體的投標時間以及開標時間。投標方需要在規定時限內將投出封存的標書，并且在既定的開標日期之前，各投標方都要將投標保證金統一交到公司財務部門。公司財務部明確規定：投標保證金金額為5萬元，并且只收取現金。

第三，在開標日，軋鋼部、工程部、項目負責人以及公司常務副總一起對標書起封，（投標方的標書應由公司統一保管，絕對禁止提前拆封）并根據已經計算出的可比性數據對各投標方的標書進行比較、篩選，以選擇成本費用最低并且信用度較高的公司為最佳投標方。

第四，選出的最佳投標方為中標方，中標方開始承攬1250MM熱連軋工程。公司財務部向未中標的公司退還投標保證金。

三、中鐵公司內部控制現狀評價

1. 中鐵公司關于貨幣資金收付和保管業務的內部控制評價

首先，通過分析中鐵公司貨幣資金收支過程，我們可以看出：在轉賬支票付款的過程中，簽發支票以及加蓋印鑒是由同一個人進行的。對已簽發支票加蓋印鑒的過程，也是對該票據的審核過程?；I建期的中鐵，由于內部財務人員的不足，這兩項連續的業務過程通常是由出納一人完成的，這樣就很容易使貨幣資金的支出環節失去控制，容易出現付款時的舞弊行為，造成公司財產的損失。

公司以減少財務人員數量來節約成本。但是，像以上這種由于一人兼任多崗的現象就嚴重違反了內部牽制原則，一旦發生舞弊行為，其造成的經濟損失遠遠會高于節約的成本。這就出現了分工和制衡的成本與效益相比較的問題，基于成本效益原則，公司財務部組織機構的設置亟待改進。

其次，公司的財務稽核與出納員是同一人，違反了不相容職務應相互分離的原則。當初，中鐵公司基于批地皮的需要，同時注冊了包括中鐵在內的14個公司。目前，這些公司尚未注銷，仍在運行之中。財務部現有四名財務人員，財務部長負責總體工作安排，一名記帳員，一名出納員，另有一名審計人員。而審計人員又負責稅務、銀行等對外業務，經常跑外，而審核工作也因此耽擱，人員相當緊缺。此時，財務部長就把稽核權限授予出納員，便出現了我們所看到的現狀。出納員不能兼任稽核，會計檔案的保管以及收入、支出、費用、債權、債務帳簿的登記工作，這是最基本的內部控制制度。尤其在企業的籌建時期，貨幣資金業務的發生更為普遍、頻繁，也是最容易出現問題的業務，因此，公司建立健全良好的貨幣資金內部控制制度是十分必要的。

2. 采購與付款的內部控制評價

通過分析采購與付款流程圖，我們可以看到：在采購申請得到審批后，采購部門就直接聯系供應商，而缺少了“貨比三家”選擇供應商的環節；這樣極容易造成采購的物資成本偏高的現象；另外，我們又可以看到，公司的對外采購業務，幾乎完全由供應部門聯絡，而缺少其他部門的制約，這就極容易出現損公肥私、撈取回扣的現象；我們還可以看到，在合同簽訂后，白灰就直接入庫，更缺少了驗收白灰質量的環節，對于已購進工程物資的質量監測，公司沒有設立嚴格的把關環節，所購物資質次價高的現象更是無法杜絕。

3. 籌建期間關于招投標內部控制的評價

通過分析熱連軋工程的招投標過程，我們得知，中鐵公司在以下兩個方面的內部控制環節做的比較出色：

首先，公司收取投標保證金只以現金方式收取，這就避免了投標方以空頭轉賬支票抵交保證金的現象，保障了公司的資金安全，減少了財務風險。

4. 結論

通過上述分析，我們得知：盡管企業為了嚴格控制籌建期間成本費用支出而制定了費用報銷制度等一系列內部控制制度，并且根據企業在這一特殊時期工程設備、材料大量購進的特點進行了完善的會計系統控制，這些舉措對完善企業內部控制系統、節約成本起到了一定的積極作用。但是，我們也清楚的看到了企業在貨幣資金以及采購與付款方面內控的薄弱性。根據這些薄弱環節。本文通過選擇各項業務內部控制的關鍵點，以這些關鍵點為切入點，重新設計內部控制的業務流程，對其已有內控制度加以改進，為強化企業內部控制，進一步完善企業管理制度，增加企業效益提供了重要保障。

參考文獻：

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