訂單執行跟蹤系統在工程建設項目中的應用

李嵐 許昊晗

工程建設項目中采購訂單管理是涉及工程進度、工程質量的關鍵環節，是項目管理中的源頭管理。工程建設項目建設的采購主要包括采購包的采買、催交、檢驗和運輸等四個方面的業務內容。通過采購訂單執行跟蹤信息系統的應用，支持多形式客戶的數據共享、提高作業效率、監控整個流程、提供實時準確的進度信息、進行訂單跟蹤，并且特別關注對供應商的質量監控及例外情況的監控執行。實施了訂單管理信息系統后，建設項目管理將邁上一個新的臺階。

隨著全球經濟一體化進程的推進，以信息技術為主導的現代科學迅猛發展和社會生產力的不斷進步，使得商務模式發生了根本性變化，在項目工程建設過程中，各部門、單位之間合作的趨勢日益加強，對項目采購各環節進行總體規劃、重組、協調、控制和優化，以提高整體的效益成為必要。在電子商務出現之前，企業的采購采用的是紙質文件傳輸，這樣勢必造成采購流程時間的拉長和對采購流程監控不及時的問題存在，而這些問題隨著工程項目越來越緊迫進度的要求，以及對產品質量要求的不斷提高，將不可避免的影響項目的進展的速度，本論文探討的就是將現代化的訂單跟蹤系統運用到工程項目建設的各流程中去，提高采購流程效率，解決實時催交，加強質量監管等問題。

為了提高項目工程建設的效率，高效的供應鏈管理是必不可少的。訂單執行跟蹤與產品質量監控系統這一最新科技的投人應用，可以從根本上滿足項目工程建設對建立高效供應鏈的迫切需求。發展訂單執行跟蹤與產品質量監控系統是一項復雜的系統工程，它需要以物流信息技術為先導，對項目工程建設企業的物流信息進行采集跟蹤，融合采購、生產、加工、儲存、運輸、質量監控等各個環節，通過實現物流技術裝備的現代化、物流通道結點網絡化，借助飛速發展的現代信息技術，滿足工程項目針對制定采購計劃、調整進度、倉儲運輸以及對供應商生產制造的質量控制等方面的信息管理需求，形成信息高度集中的物流信息平臺。

訂單執行跟蹤與產品質量監控系統概述

訂單執行跟蹤與產品質量監控系統是指工程項目建設中各企業、部門利用網絡技術及時獲取有關采購訂單狀態的信息（如采購包種品種、數量、生產進度情況、在途情況、交貨期間、發貨地和到達地、接收人、送貨責任車輛和人員等），提高項目工程建設效率的信息系統。訂單執行跟蹤與產品質量監控系統以采購單為源頭，對從供應商確認訂單、生產進度、質量控制、發貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉的各個環節進行準確的跟蹤，實現全過程管理。通過流程配置，可進行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經過到貨質檢環節后檢驗入庫等，在整個過程中，可以實現對采購進度計劃狀態、訂單在途狀態、到貨待檢狀態等的監控和管理。

訂單執行跟蹤與產品質量監控系統的“可追溯性”

訂單執行跟蹤與產品質量監控系統的突破創新在于為工程項目建設中整個供應鏈的各企業、部門供了原材料信息的“可追溯性”。什么是“可追溯性”呢？通俗的說，可追溯性就是一個過程的可追查的范圍和程度。生產實施細則中規定：“主要物料的采購資料應能夠進行追溯，應當按照采購控制文件的要求保存供方的資質證明、采購合同或加工技術協議、采購發票、供方提供的產品質量證明、批進貨檢驗（驗收）報告或試樣生產及檢驗報告。”這里的可追溯主要是指采購物資的來源去向及物資來源的合法性。

具體說來就是生產企業在下單生產時、完工時、物流企業在物流中心重新集裝運輸時、在向最終用戶配送和交貨時，收貨人在接收貨物時，通過系統將貨物的訂單號、發貨時間、預計到貨時間、運輸方式、在途信息、車輛和司機信息、以及到貨后各戶的驗收貨物的信息進行匯總并傳至服務器中，這樣所有工程項目中需要的貨物的信息都集中在服務器里，方便了對項目工程的統一管理和各部門、單位了解貨物的狀況并及時收取貨物并反饋驗收情況。

下面給出一個具體的案例模型。某生產企業專門生產原料Z，供應給多個加工企業。加工企業1生產的產品經過物流配送中心運給工程項目中的A部門，再由A分配給工程項目中的各小組。假如小組C的員工發現其產品有問題，并到A部門處反應情況，A部門根據該產品在系統中的的物流信息，可以追溯到是哪個物流中心配送的，如是物流中心2。由此可追溯到該產品是加工企業1的第M批產品。若該批產品的加工過程沒有問題，便可進一步追溯其所用的原料。若是原料Z有問題，就可查出系生產企業的批號2產品。這樣可以追溯到是其供應商W所提供的原料X有間題。最后經過鑒定，確實無誤。那么加工企業1就要負責將其第M批的產品全部收回處理，該批產品可能已經從物流中心1和2運給了A部門和B部門。這就是建立在可追溯性基礎上的放心的質量供應鏈。

建立這種質量供應鏈的前提是供應部門和企業必須采購那些能夠確認批號的原、輔料，制造部門必須詳細記錄其每批產品的制造條件，包括使用原、輔料的批號，并嚴格實行本公司產品的批號管理。物流部門和企業必須記錄從加工廠發貨直到收貨人含以此為原料的其他加工廠收貨為止的整個過程的產品信息。這樣，才能保證產品制造、流通過程的可追溯性。

另一個前提是各部門、單位之間的信息連接和必要轉換。在公司建立內部管理的同時，做好與供應商和產品發貨地的信息連接，商定數據交換格式和數據連接協議。無論是代理商還是生產企業，都應當在其發貨通知單（ASN）中，將有關產品的批號等信息在事前傳給收貨單位并錄入系統。對于供應商而言，即使同一品名，只要批號不同，就要作為不同產品分別處理。在流通的各個階段，在不同的流通企業之間，也要做同樣的考慮。

通過以上模型案例，可以看出訂單執行跟蹤與產品質量監控系統提高了對物流信息的利用，其具體作用表現在以下四個方面。

第一，當信息需求者需要對物資采購的狀態進行查詢時，只要輸入采購包的編碼，馬上就可以知道有關采購狀態的信息。查詢作業簡便迅速，信息及時準確。

第二，通過系統信息可以確認是否貨物將在規定的時間內按進度生產、運輸，能即時發現沒有在按計劃執行情況，便于馬上查明原因并及時協調，從而提高采購包準確性和及時性。

第三，作為實時監控手段，提高物流運輸效率。

第四，通過系統所得到的信息豐富了供應鏈的信息分享源，有關貨物運送狀態信息的分享有利于庫房及施工單位做好接貨以及后續工作的準備，并且能進行有效的質量監控。

訂單執行跟蹤與產品質量監控系統的目標

構建訂單執行跟蹤與產品質量監控系統，目的是統一工程項目建設中各企業的物流信息，方便各部門單位的查詢和反饋信息，增強管理的準確度，確保工程項目建設工作高質量、高效率及低成本地運行，在保障生產現在或將來能夠順利進行的前提下，有效合理地配備資源，使工程項目保持最佳的運行狀態。訂單執行跟蹤與產品質量監控系統在堅持科學性的前提條件下，貫徹決策層的意圖，滿足管理層的需求，方便操作層的使用。

具體目標是：

――建立合理、高效、科學的業務流程，實現業務流程中的訂單信息的良好管理、及時的反饋采購包采購情況、生產狀態信息及質量信息，方便各部門及時查詢貨物并反饋信息。

――實現工程項目建設中各種信息的單一口徑錄入、集中存儲、統一管理，在安全保密的前提下實現信息的有效共享，實現各業務環節的有效協同工作，實現整體運營效率的提升。

――系統的應用、先進管理思想的引入。為普遍提高工作人員的綜合素質、打造企業核心競爭力、企業實現跳躍式發展創造條件。

總之，通過訂單執行跟蹤與產品質量監控系統的投入使用，使管理運作更高效，銜接更緊密，減少人為的彈性因素，從而起到輔助的控制和提示作用，提高工程項目的整體運作效率。

訂單執行跟蹤與產品質量監控系統的優勢

整體性。系統以業務流程為系統設計依據，突破業主各部門與各參與項目單位之間的界限，形成完整的業務流。

先進性。為了使本系統具有一定的先進性，并幫助提升管理能力，系統在選型上采用當前普遍流行的網絡結構、數據庫系統和軟件開發工具；在軟件開發上采用業界先進、成熟的軟件開發技術，面向對象的設計方法。

實用性。系統要實用，項目的各級管理人員和業務人員也從不同角度強調系統的使用性。訂單執行跟蹤與產品質量監控系統系統將以項目建設的運作方式做為系統實際為依據，以滿足各部門的具體業務需求。

安全性。系統的安全性對于保障正常的生產經營秩序以及保護公司機密尤為重要。訂單執行跟蹤與產品質量監控系統在技術方面從網絡構造、操作系統、數據庫及應用軟件系統等各方面提供安全性保障。在應用系統中，提供嚴格的業務操作權限管理機制，對于每一個授權的使用者，其可以看到并可以操作的僅僅實其業務權限范圍內的業務功能模塊。

可擴充性。隨著項目的進展或外部環境的改變，項目的業務運作方式和內容可能會發生變化，對信息系統產生一些新的需求。訂單執行跟蹤與產品質量監控系統提供有效的業務擴充開發接口和其他應用系統集成接口，使企業可以通過訂單執行跟蹤與產品質量監控系統采用的開發工具或者自己比較熟悉和擅長的其他開發工具方便地實現自我完善系統應用，以滿足企業在不同階段的實際需求，從而最大限度地保護企業的投資。

標準化原則。訂單執行跟蹤與產品質量監控系統軟件設計嚴格執行國家有關軟件工程的標準，保證系統質量，提供完整、準確、詳細的開發文檔；應用設計符合國際、國家及行業有關標準、規范。

易操作原則。訂單執行跟蹤與產品質量監控系統設計界面友好、性能可靠，統一使用Windows中文會話方式且盡量使用代碼，減少漢字輸入。

訂單追蹤系統的最大意義就在于它能像一條紐帶把工程建設項目中的各部門都串聯起來，真正的以“物”為核心緊密聯系在一起，它為各個部門開展信息交流與共享提供了平臺，增強了部門之間的信息協同。隨著不斷的時間和探索，訂單追蹤系統一定能發揮出更達的效應和價值，在工程建設項目中的應用也有著非常廣闊的空間。

（作者單位：西南油氣田公司川東北高含硫項目部物資采購部）

[1]Ronald H.Ballou.企業物流管理—供應鏈的規劃、組織和控制[M].北京：機械工業出版社，2002

[2]現代物流管理課題組.物流信息管理[M].廣州經濟出版社，2002

[3]達慶利，張欽，沈厚才.供應鏈中牛鞭效應問題研究[J]