淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的科學(xué)路徑

周萍

何謂檔案管理呢？一般來(lái)說(shuō),檔案管理是指以各類型檔案實(shí)體與檔案信息為基本對(duì)象,對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理并利用檔案信息為各檔案信息使用方提供必要服務(wù)支持的工作。在全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程不斷加劇與城市化建設(shè)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大的推動(dòng)作用下,信息時(shí)代的蓬勃發(fā)展對(duì)于檔案工作提出了更為系統(tǒng)與全面的要求。其中,檔案管理工作作為檔案工作的重點(diǎn)與基礎(chǔ),已成為衡量檔案管理部門經(jīng)營(yíng)管理水平的最關(guān)鍵指標(biāo)?？梢哉f(shuō),檔案管理的科學(xué)化利用能夠極大的提升檔案所有部門的辦事效率,有利于強(qiáng)化這些部門機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案的信息價(jià)值的最大化利用。如何在現(xiàn)有技術(shù)水平支持之下,不斷提升檔案管理工作的科學(xué)化水平已成為當(dāng)前相關(guān)工作人員最亟待解決的問(wèn)題之一。筆者現(xiàn)結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn),就這一問(wèn)題談?wù)勛约旱目捶ㄅc體會(huì)。

1 以先進(jìn)的檔案管理理念提高檔案管理的科學(xué)化水平

思想決定著行動(dòng),行動(dòng)作用于思想。任何工作要想實(shí)現(xiàn)進(jìn)步與發(fā)展,其根本都在于思想的進(jìn)步與發(fā)展。這也就是說(shuō),新時(shí)期的檔案管理工作要想進(jìn)一步提升其科學(xué)化水平,其關(guān)鍵與根本在于樹立起先進(jìn)的檔案管理理念。檔案管理工作人員需要在檔案管理工作中摒棄陳舊的思想觀念,以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)善于發(fā)現(xiàn)并總結(jié)檔案管理工作存在的不足與缺陷,并加以改善。與此同時(shí),檔案管理科學(xué)化水平的提升還需要以服務(wù)性工作意識(shí)為基本保障,促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作的超前性與主動(dòng)性。這就要求檔案管理工作人員深入到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展各層面之中,把握新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)于信息的新需求方向,進(jìn)而有針對(duì)、有重點(diǎn)的做好檔案資源管理工作。特別值得注意的是:檔案管理科學(xué)化水平的提升還需要將檔案管理安全意識(shí)落實(shí)到實(shí)處,在檔案信息透明化、公開化的同時(shí)維護(hù)檔案信息的完整性與安全性。

2 以現(xiàn)代化的檔案管理人員素質(zhì)提高檔案管理的科學(xué)化水平

檔案管理工作人員作為檔案管理工作的施動(dòng)者,在當(dāng)前管理科學(xué)化水平不斷提升的過(guò)程中發(fā)揮了極為關(guān)鍵的作用。新時(shí)期檔案管理工作的復(fù)雜化、系統(tǒng)化與集成化要求檔案管理工作人員在具備現(xiàn)代化檔案管理技能的同時(shí),具備現(xiàn)代化的管理意識(shí)。換句話來(lái)說(shuō),檔案管理科學(xué)化水平的提升對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了比較高的要求,具有綜合素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)工作成為了新時(shí)期檔案工作的主要任務(wù)與目的。具體而言,我們需要依據(jù)檔案管理工作人員所服務(wù)檔案管理部門與檔案管理新政的不同,有針對(duì)性、專業(yè)性的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),以檔案管理知識(shí)的更新與再造來(lái)組建一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍,進(jìn)而促使檔案管理工作人員能夠以相關(guān)檔案管理法律法規(guī)具體要求為前提,以檔案管理工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為原則,以各種現(xiàn)代化檔案管理工具為載體,實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平的提升。

3 以檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提高檔案管理的科學(xué)化水平

其一,相關(guān)工作人員需要改善檔案的保管條件。改變傳統(tǒng)意義上分散式的檔案管理模式,成立綜合檔案室對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中式管理,并配備專業(yè)人員嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行綜合檔案室的日常管理;其二,檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)做好各類型檔案的審批與移交工作。無(wú)論是文本形式的檔案資料還是電子信息形式的檔案資料,其審批與移交工作都應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)范來(lái)進(jìn)行,切不可越級(jí)操作。與此同時(shí),對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來(lái)說(shuō),有關(guān)人事調(diào)動(dòng)與變更的相關(guān)檔案變更及更正工作需要及時(shí)進(jìn)行,并做好這些變更檔案的排列與歸檔工作。特別值得一提的是:檔案管理工作需要提高針對(duì)性,對(duì)于企業(yè)檔案管理工作而言,流動(dòng)性及變更性比較大的檔案或是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理行為活動(dòng)而言比較重要的檔案需要進(jìn)行專門的管理,定期進(jìn)行這部分檔案的匯編工作,以此確保檔案管理的工作質(zhì)量。

4 以檔案的信息化發(fā)展提高檔案管理的科學(xué)化水平

檔案的信息化作為檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展的必由階段,是我們?cè)谔岣邫n案管理科學(xué)化水平的過(guò)程中需要尤為注意的一點(diǎn)問(wèn)題。筆者認(rèn)為,在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下,要想進(jìn)一步提升檔案管理工作的科學(xué)化水平,就需要從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)入手:首先,相關(guān)部門機(jī)構(gòu)需要加大對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的投入力度,以基礎(chǔ)設(shè)備質(zhì)量的提升實(shí)現(xiàn)檔案管理對(duì)象的多元化,在電子信息檔案與文本檔案相結(jié)合的過(guò)程當(dāng)中實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化;其次,檔案管理工作需要加大與現(xiàn)代信息技術(shù)的融合。計(jì)算機(jī)作為當(dāng)前技術(shù)條件支持下數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、傳輸以及處理工作質(zhì)量最高的終端信息設(shè)備,應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中得到充分利用。相關(guān)工作人員可以在計(jì)算機(jī)硬軟件系統(tǒng)的支持下構(gòu)建起相應(yīng)的信息化檔案管理系統(tǒng),并建立相應(yīng)的電子檔案查詢與閱覽室,進(jìn)一步拓展檔案管理的工作渠道;最后,新時(shí)期的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)凸顯現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)的重要性,以光學(xué)行為理論及其關(guān)鍵技術(shù)來(lái)縮小信息化檔案的儲(chǔ)存體積,在提高檔案有效儲(chǔ)存率的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)對(duì)信息檔案元件的可靠性保護(hù)。

5 以檔案管理活動(dòng)的創(chuàng)新提高檔案管理的科學(xué)化水平

“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)各種高端應(yīng)用技術(shù)蓬勃發(fā)展的推動(dòng)作用下,傳統(tǒng)意義上單一文本形式的檔案管理工作設(shè)備已無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的具體要求,檔案管理的科學(xué)化水平要想有所提升,檔案管理工作設(shè)備與工具的科學(xué)化是基礎(chǔ)也是核心。具體而言,我們需要合理運(yùn)用包括高速掃描儀、大容量計(jì)算機(jī)硬盤以及刻錄機(jī)等在內(nèi)的現(xiàn)代化信息設(shè)備來(lái)提升檔案管理的工作效率。在此基礎(chǔ)之上加大對(duì)于檔案資料的開發(fā)力度,深化檔案文化的宣傳職能,進(jìn)而將整個(gè)檔案管理工作上升到一個(gè)全新的發(fā)展階段。

6 結(jié)語(yǔ)

我們需要清醒的認(rèn)識(shí)到一點(diǎn):檔案管理工作是我們?cè)谛聲r(shí)期檔案工作中所面臨的最關(guān)鍵課題也是最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案管理科學(xué)化水平作為衡量整個(gè)檔案工作科學(xué)化水平的最關(guān)鍵指標(biāo),在新時(shí)期的檔案工作中占據(jù)著極為關(guān)鍵的作用。本文針對(duì)檔案管理科學(xué)化水平的提升途徑這一問(wèn)題作出了簡(jiǎn)要分析與說(shuō)明,希望能夠?yàn)榻窈笙嚓P(guān)研究與實(shí)踐工作的開展提供一定的參考與幫助。

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