試論企業管理與行政文秘工作的綜合作用

王少雙

經濟的快速發展,國有企業改革的步伐也在加快,現代企業管理要求企業必須建立新的管理機制,各級管理部門,各類管理人員必須轉變職能,企業的秘書作為企業主要部門的高級管理人員思想必須與時俱進,轉變崗位職能,適應現代企業的需要,促進企業快速的發展。

1 企業管理與文秘的綜合作用

1.1 轉變思想,更新觀念

當今企業的工作重點就是發展經濟,創造利潤,一切以經濟效益為中心,爭取最大的利潤為目的,企業的秘書工作也必須以創造效益、創造價值為自己的工作重點,因此企業文秘的思想觀念和思維方式必須要敏感,要及時感覺市場經濟的變化,并能及時調整自己的工作方式,使自己的工作永遠適應市場的不斷變化。今天市場經濟的競爭日趨白熱化,企業要想在競爭中取得優勢,促進經濟效益提高,必須要優化企業資源配置,企業的領導為了本企業的生存和發展不受市場經濟的牽制,必須要根據市場的不斷變化進行市場預測和市場分析,隨時調整營銷策略,企業文秘在參與企業的管理中,應該對企業內部的生產經營過程及其各階段的薄弱環節嚴加把握,而且更要將自身思維和行動方式轉變,隨時參與對外經濟活動,及時更新思維行動方式,把握市場動向,收集有效信息,搞好調查研究,發揮最好的參謀助手作用,使企業領導的經營思路不斷拓展。企業的秘書作為企業的高層管理人員必須牢固樹立:全局意識、超前意識、形象意識、服務意識和廉政意識。

1.2 發揮好參謀作用,為企業出謀劃策

在市場經濟全球化的大背景下,企業面臨著重大的發展機遇,同時也存在嚴峻的挑戰,面對復雜多變的經營環境,使企業生產經營戰略決策富有更大的挑戰性、風險性和靈活性,使領導決策變得更加復雜和困難。企業的秘書作為企業高層管理人員的參謀和助手作用就顯得特別重要。這就要求企業的秘書具有高度的責任心和強烈的事業心,為企業的領導發揮好參謀和助手作用,企業秘書的主要工作要以領導的工作為主,以企業黨政的重大部署、重大行動為主,真正做到和企業的領導同呼吸、共命運,目標相同、思想相同、言語相同、行動相同。企業的秘書要努力學習信息技術,當好領導的信息參謀。經濟的高速發展、信息技術的迅速普及,信息流量的加快,未來的競爭是信息的競爭,誰掌握先進的信息,誰就會在競爭中立于不敗之地,企業的秘書必須掌握先進的信息技術,要把做好信息工作作為領導參謀、協調、的基礎和手段,將采集到的各種信息進行分析、收集、處理、加工,提出預案,主動獻計獻策,降低領導決策風險度。要以信息服務為載體,把企業秘書工作提高到一個新水平。

1.3 降低工作風險、拓寬工作領域

隨著市場經濟的迅猛發展和改革開放的不斷深入,秘書工作也越來越向著開放型發展,秘書工作的領域也大大的拓寬,不僅要處理企業的內部事務,還要處理好企業的外部事務,對企業內部事務的處理,接人待物、協調工作、各部門的溝通等等,使企業的經營按照企業的經營目標按部就班的發展,對外部事務的處理包括:收集和交流信息、呈報經驗材料,反映主要問題,參與經濟與文化交往活動,配合經濟信息發布會、產品訂貨會、慶典會等對外經濟活動而進行大量的策劃和籌集工作。隨著市場經濟的高速發展,企業的市場壓力也越來越大,企業要和政府、用戶建立和諧的關系,以利于企業的發展,這就要求企業秘書不僅要有良好的口頭表達能力,寫作能力及敏銳的觀察、思考、調研、分析能力,而且還必須有較強的處理人際關系的能力、社會活動能力、干練的辦事和熟練的公關能力。以適應工作要求,拓寬工作領域。

1.4 不斷學習,適應新的挑戰

由于經濟的發展,企業壓力的增加,這就要求企業的秘書必須成為企業的智囊人物,領導的得力助手,要求企業的秘書必須是復合型的人才,只有復合型的人才才能幫助企業領導開拓新的經營領域,適應新時期經濟發展的需要。企業的秘書要不斷學習,不僅要掌握現代化的知識,使自己的知識結構永遠超前,還應該熟練應用計算機、傳真機、復印機等先進的辦公設備,同時要積極適應電子商務時代的需要,主動了解計算機、網絡技術的發展狀況,將最新技術用于秘書業務,及時準確的把握瞬息萬變的商機,搜集整理信息資料,為領導提供高效服務,適應新時期的新的挑戰。

2 結語

總之,企業的發展是目標,建立現代化的管理制度是企業發展的關鍵,這就要求企業廣大的文秘工作者不斷學習、勇于克服困難、切實轉變職能、不斷創新工作機制,在企業的管理中發揮橋梁和紐帶的作用,推動企業的不斷發展。

參考文獻

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