高校院系行政工作之我見

閆黎麗

摘要院系行政工作是聯系學校與學院的有力紐帶，承擔著上傳下達、綜合協調的作用，在高校兩級管理體系中發揮著重要的作用。我們應當在工作中不斷學習以具備過硬的專業技能，以良好的工作態度投入到工作中去，善于運用協調溝通，做好領導的助手和參謀。

關鍵詞院系行政工作工作能力工作態度

高等教育經過多年發展，目前各高校已經形成了具有高校特色的院系兩級管理運行機制。學校設立教務處、科研處、人事處、學生處等職能部門，院系設置對應的教務干事、科研干事、人事干事、輔導員等行政崗位。一方面院系行政崗位是學校各職能部門在各學院的聯絡員，保障各職能部門的工作指示和精神傳達到各學院每位老師，推動工作在全校范圍內開展。另一方面，院系行政人員在各學院承擔著管理與服務的功能，為教師教學科研工作的順利開展提供后勤保障。因此，院系行政工作是聯系學校與學院的有力紐帶，承擔著上傳下達、綜合協調的作用，在高校兩級管理體系中發揮著重要的作用。

1 高校院系行政工作的特點

（1）聯接校級行政部門和院系教師的紐帶。高校院系辦公室工作人員向上面對著學校的一級行政管理部門，接受他們的領導。向下，面對院系領導和教師，為院系教職工提供服務、進行管理。（2）工作內容雜而多。“雜”是指工作類別多，“多”是指工作量大。院系行政人員受編制等因素影響，無法做到專人專崗，很多事情都是一個人同時兼任，比如教務干事在做好教務的同時還擔任輔導員，而行政秘書在處理日常管理之外還兼任財務、科研、圖書資料等專項工作。導致行政人員工作雜而多。（3）工作質要求越來越高。首先，行政工作無小事，每項工作都涉及教師和學生的切身利益，大到教學、財務、人事等工作，小到接待、文件的上傳下達等，每項工作都不能出錯，否則勢必給院系師生帶來損失。其次，隨著社會的發展，對高校行政工作也提出了越來越高的要求，比如接待外賓、電子化處理信息等。（4）工作受重視度不高。行政工作是學校和院系各項工作順利開展的前提和保障，只有行政人員做好課程計劃、教室安排，做好財務報銷、人事管理等工作，教學與科研工作才能順利開展。但是高校行政工作人員普遍待遇低、晉升空間小，有些院系領導甚至認為行政工作技術含量不高、可有可無。這些都使高校行政人員在心理上產生失落感、焦慮感，造成年輕行政人員難以持久地堅守崗位，以致院系行政工作更換頻繁；或者對工作缺乏熱情，得過且過，致使院系工作難以順利開展。

2 正確看待院系行政工作

2.1 端正心態

院系行政工作受重視度低，甚至有時會被人輕視，但是行政人員要端正心態，正確看待工作。首先，要認識到自己工作的必要性，行政工作是保障院系教學和科研工作順利開展的基本前提，每個行政崗位都有其存在的必要性，否則學校的教學和科研工作將無法正常進行。其次，要認識到自己工作的重要性，行政工作涉及財務、教學、科研、人事等，必須認真仔細。因此端正工作態度、熱愛本職工作，將之作為事業來看待，才能獲得成功與肯定，進而感受到行政工作的樂趣，并逐步取得進步。

2.2 收獲工作

（1）工作能力的提高。高校行政工作給人的印象可能是收發文件、抄寫文件、做做報表、 辦個手續、開個會議等等，看似簡單，但是實際上，行政工作想要做好，首先要具備應用文書寫能力、外語聽說寫能力、辦公自動化操作能力等專業技能，其次還需要有良好的組織協調、溝通合作等能力。通過長期的、堅持不懈的努力，這些能力是行政人員在這個崗位上最大的收獲。（2）感情的收獲。熱情的服務態度和仔細的工作作風會獲得領導對工作能力的認可、對工作成果的肯定，也會取得同事的尊重、建立融洽的人際關系。同時也能從工作中獲得自信與自豪感，從而體現出自己的人生價值。（3）儲蓄未來。工作經驗的積累和工作能力的提升是未來個人職業發展的基石，雖然院系行政工作雜而多且要求高，但這卻給予了鍛煉個人工作能力的機會。如果能夠踏踏實實、認認真真地做好每一份工作，勢必有助于工作能力的提升，也有助于人脈關系的積累。這也為自身未來提供了發展空間。

3 如何做好院系行政工作

（1）具備過硬的專業技能。院系行政工作涉及數據統計、公文寫作、外語交流等專業技能。首先，要積極迎對工作中的挑戰，保質保量地完成工作任務；其次，要及時發現自己工作上的不足，認真學習、及時充電，以滿足工作需要，不斷提升工作水平。在工作之余，可以學習外語、鉆研辦公軟件、鍛煉文筆，以備工作不時之需，才能在工作中游刃有余。

（2）端正工作態度。首先，樹立服務意識。在工作中，面對師生時，要做到態度熱情、考慮周到，竭力幫助師生解決他們在工作和生活中面臨的困難和問題，將服務意識融入到工作中的每一步；其次，加強責任意識。所謂責任，是指一個人在某個角色上應該要完成的職責，履行應盡的義務，并為自己的行為承擔后果。明確責任后，能夠自覺、認真地履行職責，并在參加社會活動過程中，能將責任轉化到行動中，這種心理特征就是一種責任意識。①行政人員在工作中就是要把自己的責任意識融入到工作中去，盡力完成分配的工作任務，并勇于承擔工作后果。

（3）善于溝通。人際溝通是人與人之間通過傳遞信息，交流思想和情感，從而達到人與人之間相互了解，相互認知的過程。②院系行政工作的溝通范圍很廣泛，不僅是與上級之間，與院內同事、與學生、與學校職能部門之間都存在著溝通。溝通有助于建立良好的工作機制，推動工作持續良性發展。比如，起草文件，應當準備相關材料，把可能遇到的問題或者自己難以解決的問題提前與主管領導進行溝通，在獲得領導的指示后，再開始下筆；起草完文件后，應提交領導審查，領導修改后，再最終定稿。如果缺乏溝通，自己在未與主管領導溝通的情況下就下筆，有可能從開始就陷入方向性錯誤中，影響工作效率。

（4）做好領導的助手和參謀。院系行政工作人員也是領導的助手和參謀，如何做好領導的左右手？首先，把握領導工作作風，適應其工作節奏。比如有的領導只把握大局、不關心細節，而有的領導卻對工作中的每一個環節都很仔細。而行政人員就是要適應領導的領導方式，與之相協調，才能與上級協作愉快。其次，嚴格執行領導的意志。領導的意志是院系向前發展的方向和指示燈，只有保證領導意志的實現，才能保證院系工作統一協調地向前發展。第三，院系行政人員在做好執行領導意志的同時，也要發揮自己的主觀能動性，基于自己掌握的信息與資源，適時獻言建策，做好領導的參謀一職。