試論新世紀院系資料室的發(fā)展

楊柳

摘要院系資料室是院系的專業(yè)文獻資料信息中心，肩負著為教學和科研服務(wù)的雙重職責。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，院系資料室應(yīng)在資源建設(shè)、管理技術(shù)、服務(wù)層次等方面應(yīng)重新定位，加強與校級圖書館的聯(lián)系，強快數(shù)字化信息化建設(shè)，逐步把它建設(shè)成為一個現(xiàn)代化、專業(yè)化的信息中心，更好地為教學和科研服務(wù)。

關(guān)鍵詞新世紀資料室發(fā)展

由于歷史原因，許多高校除校級圖書館外，各院系、教學部、研究所（室）也多建有自己的專業(yè)資料室，用于存放具有本學科特色的圖書信息文獻資料。這些院系資料室是本系的專業(yè)文獻資料信息中心，是師生獲取信息和知識的重要場所，也是高校圖書資料系統(tǒng)的重要組成部分，但又獨立與校級圖書館，直接由院系管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)院系資料室服務(wù)功能逐漸滿足不了時代發(fā)展的需要。為適應(yīng)新世紀的發(fā)展，院系資料室應(yīng)在資源建設(shè)、管理技術(shù)、服務(wù)層次等方面應(yīng)重新定位，加快數(shù)字化信息化建設(shè)，逐步把它建設(shè)成為一個現(xiàn)代化、專業(yè)化的信息中心，更好地為教學和科研服務(wù)。本文以華南農(nóng)業(yè)大學農(nóng)史資料室為例，談?wù)勑率兰o院系資料室的建設(shè)建設(shè)方向和建設(shè)路徑。

1 近期院系資料室的建設(shè)

華南農(nóng)業(yè)大學中國農(nóng)業(yè)歷史遺產(chǎn)研究室（簡稱農(nóng)史室）特藏書庫創(chuàng)立的歷史，可追溯到上世紀40年代抗日戰(zhàn)爭勝利前夕。當時負責中山大學農(nóng)學院圖書管理工作的梁家勉先生酷愛祖國農(nóng)業(yè)歷史研究，在到訪中山大學生的著名學者李約瑟教授的鼓勵下，梁先生萌發(fā)了建立“中國農(nóng)業(yè)文獻專藏室”的設(shè)想，并草擬了“簡則”。1955年，為響應(yīng)中央農(nóng)業(yè)部“整理祖國農(nóng)業(yè)遺產(chǎn),為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)”的號召，在丁穎校長支持下，梁先生于華南農(nóng)學院圖書館建立“中國農(nóng)業(yè)文獻遺產(chǎn)特藏室”，1978年發(fā)展為研究室。特藏室及后來的研究室的成立不僅促進了農(nóng)業(yè)文獻的收集、典藏和研究，更標志華南地區(qū)農(nóng)史研究建置化的開始。在隨后的幾十年里，在學校各級領(lǐng)導的重視下，經(jīng)過幾代農(nóng)史人的努力，到目前為止特藏書庫已館藏已達7萬多冊（其中古籍近4萬冊，里面不乏彌足珍貴的罕本和善本），形成以古農(nóng)書館藏為特色的世界古農(nóng)書版本最多的中國農(nóng)業(yè)歷史文獻收藏中心。1980年率先在國內(nèi)招收農(nóng)史研究生，2004年，根據(jù)學校發(fā)展需要，農(nóng)史研究室會同學校其它專業(yè)教師，成功申報歷史學專業(yè)，在農(nóng)史研究室的基礎(chǔ)上成立歷史系，形成歷史學、歷史學（文化旅游）兩個本科招生方向。這時農(nóng)史資料室也承擔歷史資料室的職責，文獻信息的收集也從單一的農(nóng)史情報資料，轉(zhuǎn)向農(nóng)史、歷史和旅游類圖書。2008年又組建了兩個跨院系的研究中心，即農(nóng)業(yè)文化與鄉(xiāng)村旅游研究中心、宗教與文化交流研究中心。農(nóng)史資料室的館藏方向又進一步豐富。

資料室在教學科研中能否發(fā)揮作用及作用的大小，在很程度上取決于館藏能否形成特色。館藏特色的形成，是一個長期積累的過程。下面介紹華南農(nóng)業(yè)大學農(nóng)史資料室在這方面的一些做法。

（1）文獻資料收集，突出專業(yè)特色。華南農(nóng)業(yè)大學中國農(nóng)業(yè)遺產(chǎn)研究室是上世紀80年代華農(nóng)大8個部級研究室之一。特藏室成立之時就組建了特藏書庫，里面收藏了大量中國農(nóng)業(yè)歷史方面的文獻資料。這些文獻資料信息量大、參考價值高，有的非常不易獲取。它們包括建國前后從全國各地采購了3萬多冊的線裝古籍，國內(nèi)外出版或非正式出版的罕見農(nóng)史類文獻，海內(nèi)外專家學者來校講學贈送的與本專業(yè)密切相關(guān)的圖書資料，教師出國訪問考察帶回來的資料，各種學術(shù)會議的論文和院系教師撰寫的論著、學生的畢業(yè)論文。除此之外，按專業(yè)教學科研和學科建設(shè)的要求，不間斷地定購相關(guān)的圖書、雜志、期刊、工具書，從而使資料室的藏書結(jié)構(gòu)能突出本專業(yè)的特點，以保證教師、學生在教學科研方面的需要。

（2）加強電子圖書資源的建設(shè)。信息時代的到來，要求我們在資料室文獻資源建設(shè)中，必須樹立新的收藏觀念，建立現(xiàn)代的資源收藏體系。既要搞好傳統(tǒng)文本文獻的收集，又要加強電子圖書資源等虛擬文獻的建設(shè)。近年農(nóng)史資料室根據(jù)本專業(yè)、本學科的特點收集和購置了大批電子文獻，如《文淵格四庫全書》、《近代中國史料叢刊》、《中國方志叢書》等。這些大型電子資源，大大提搞了文獻檢索效率。此外，還加強與圖書館在文獻資源建設(shè)的交流，推動校圖書館購買“讀秀”、“超星”、“CNKI”等電子資源的使用。

（3）采取數(shù)字化管理提高借閱效率。數(shù)字化和信息化管理的優(yōu)越性不言而喻，它已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中。而由傳統(tǒng)資料室向現(xiàn)代資料室轉(zhuǎn)變，就是必須對文獻錄入、檢索和管理實現(xiàn)數(shù)字化。為此，農(nóng)史資料室不僅配備電腦、網(wǎng)絡(luò)、復印機、打印機、掃描儀、讀卡器等現(xiàn)代化圖書管理設(shè)備，而且還把多達7萬冊的館藏圖書信息已全部錄入學校圖書管理管理系統(tǒng)。使圖書的錄入、檢索、借閱和管理均可通過電腦完成。這不但大大提高了讀者的文獻檢索效率，而且方便了工作人員對圖書的管理，精準高效。

2 為實踐教學科研提供服務(wù)的方式

（1）有針對性地開展課題跟蹤服務(wù)。當今時代，文獻資料、浩如煙海，加上許多交叉學科和邊緣學科的出現(xiàn)，進一步增劇了科研人員查找資料的難度。資料室管理人員必須盡可能地參與本院科研項目工作中，準確了解課題組、重點學科對文獻情報的需求。并根據(jù)這些需求，及時作出處理，調(diào)整服務(wù)內(nèi)容和方法。這樣，提高資料室的服務(wù)層次的同時又提高了資料員的業(yè)務(wù)能力。

（2）配合專業(yè)課教師積極開展實踐教學。為教學服務(wù)是高校院系資料室的重要功能之一。農(nóng)史資料室經(jīng)過30余年建設(shè)目前，已達一定的規(guī)模。館藏總量近7萬冊，其中古籍藏量3.8萬冊。隨著學校的快速發(fā)展，目前我院學生已達 1600 多人（其中本科生 1600 人，研究生 49 人），并且學生人數(shù)呈逐年增長的趨勢。作為文科學院，師生在教學實踐中，對資料、信息的需求相對較大。農(nóng)史資料室為配合專業(yè)課教師實踐教學的需要，對工作內(nèi)容進行進一步的深化。如，為實踐教學需要提供教學展示器具、為增強學生傳統(tǒng)文化知識提供教學場所、為豐富學生課程論文、畢業(yè)論文提供資源來源等。目前需借助資料室開展的課程有：方法論、中國歷史文獻學、中國農(nóng)業(yè)歷史文獻學等。

3 院系資料室未來發(fā)展的思考

高校圖書館信息化建設(shè)比較早，在采編、借閱、服務(wù)等方面的數(shù)字化較為成熟，圖書的借還、檢索均可通過電腦操作完成，方便快捷。圖書館的方便快捷，讓讀者對傳統(tǒng)院系資料室的服務(wù)功能有了更高的要求。因此，利用圖書館成熟經(jīng)驗，加快資料室的發(fā)展顯得尤為重要。

3.1 加強與學校圖書館的協(xié)調(diào)配合力度

（1）圖書館應(yīng)參與院系資料室業(yè)務(wù)管理。大多數(shù)高校院系資料室未納入到校級圖書館管理體系中實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)籌管理，而是直接隸屬院系管理。院系是一個學術(shù)機構(gòu)，缺乏指導圖書情報專業(yè)業(yè)務(wù)能力。正是由于管理體制、管理手段、服務(wù)范圍等方面的不同，使得指導資料室圖書管理規(guī)范化欠缺。因此，應(yīng)理順院系資料室與校級圖書館雙重領(lǐng)導的隸屬關(guān)系，以便工作上的協(xié)調(diào)與配合。圖書館要制定系統(tǒng)的培訓計劃，可以采取多種培養(yǎng)形式相結(jié)合，主要從圖書分類、計算機編目、各業(yè)務(wù)流程、文獻信息檢索的利用、應(yīng)用自動化系統(tǒng)等方面對院系資料員進行全面培訓。形成以圖書館為中心，把分散在各院系的資料室連接成一個相互協(xié)助、開放的有機整體，使資料室成為圖書館隸屬下的一個專業(yè)書庫。

（2）實現(xiàn)文獻統(tǒng)一訂購、資源共享，提高文獻資源的利用率。院系資料室信息化建設(shè)的鮮明特色，表現(xiàn)在館藏具有明顯的專業(yè)性和針對性，尤其是博、專、深的專業(yè)書刊和與本學科相關(guān)的書刊、各種工具書等，這也是資料室不同于學校圖書館的主要區(qū)別之一。然而，院系資料室經(jīng)費長期嚴重不足，使得資料室的文獻資源得不到很好的充實和及時更新，館藏特色難以較好地維持下去，這也是一個長期困擾的問題。由于協(xié)調(diào)工作欠缺，一方面，圖書館和資料室在圖書購置方面經(jīng)常出現(xiàn)重復訂購、浪費資金；另一方面，一些教學科研必需的、具有較高學術(shù)價值影響力的文獻資料往往因經(jīng)費不足無法訂購。因此在購置圖書時，要加強圖書館與院系資料室的溝通，明確各自的收藏范圍和重點，形成一個既密切聯(lián)系又合理分工的協(xié)作信息系統(tǒng)。避免重復采購，保證學校圖書館“大而全”、院系資料室“小而精”，從而滿足不同類型、不同層次讀者的需要。

3.2 深化資料室管理人員職業(yè)化教育

（1）聘用具有本學科專業(yè)背景知識的工作人員。資料室是高校圖書館的重要組成部分，是本系的專業(yè)文獻信息中心，是師生獲取信息和知識的重要場所。資料室工作人員應(yīng)懂得并掌握本專業(yè)的學科知識，熟悉本院系教學安排、課程設(shè)置，熟悉本學科教師所任課程及所從事的科研項目，才能更好地幫助師生檢索到所需的文獻資料，同時參與一定的文獻的整理和開放。因具有本學科專業(yè)背景知識，對本學科有一定的了解，所以在訂購資料時也能做到有的放矢，既合理使用資金，又使藏書更突出專業(yè)特色，利用價值更高。這也是圖書館所不能相比的。

（2）加大培訓力度，提高專業(yè)化知識。資料員的業(yè)務(wù)水平很大程度上決定了資料室服務(wù)質(zhì)量的高低。新世紀下，除要求資料員具有一定的本專業(yè)學科專業(yè)背景知識外，還必須有針對、有計劃、有步驟地對資料員開展各種形式的業(yè)務(wù)培訓，特別要加強對圖書分類、計算機編目、信息開發(fā)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓力度。使之能夠做到在計算機圖書管理系統(tǒng)下對圖書進行編目、借書和還書；熟練操作計算機和相關(guān)外部設(shè)備；掌握信息存貯及信息處理技術(shù)，對數(shù)字信息進行整理及檢索等。

4 結(jié)語

院系資料室不同于圖書館，為適應(yīng)新世紀的發(fā)展，只有加強其文獻資源的專業(yè)化、特色化建設(shè)，同時應(yīng)在資源建設(shè)、管理技術(shù)、服務(wù)層次等方面應(yīng)重新定位，加快數(shù)字化信息化建設(shè)，使之具有更開放的心態(tài)和切實行動，才能使它成為教學科研的信息中心，成為學科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)的信息港。