探討廣東高校收費工作的電算化

鐘發勝

摘要：隨著經濟的發展和科技的進步，高校的辦學規模越來越大，傳統的收費模式已經無法滿足現有的需要，為了與快節奏的現代化信息接軌，充分利用日益完善的銀行業務，結合信息技術，最大限度地減少收費誤差，提高收費效率，實現收費信息的共享，及時為高校決策提供數據支持，所以研究廣東高校收費電算化很有必要。

關鍵詞：廣東；高校；會計；電算化

中圖分類號：F235 文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）15-0097-02

一、校銀通簡介

校銀通全稱為高效學生收費系統（本文所指的校銀通主要是3.0版本）是一套專門面向學校的收費管理軟件，采用高校通用的收費業務流程，操作人性化、功能強大完善，具有很高的準確性、穩定性和安全性。該系統由廣州市科教電腦有限公司（SEC）研發，于2005年被列入國際火炬計劃項目、廣州市中小型企業技術創新基金項目、廣東省省級重點新產品項目和天河區科技推廣項目。中山大學、華南理工大學、暨南大學、華南農業大學、廣州美術學院、韶關學院等廣東省60多所高校廣泛使用。

二、校銀通運行環境

1.硬件環境。系統服務器的CPU最低在P4、3G以上，內存至少為1G，硬盤空間最低80G空間，同時需要配光驅、不間斷電源（UPS）。客戶端則最低配置在內存在512M，硬盤空間為40G，同時還需要配置打印等輸出設備。

2.軟件環境。服務器操作系統一般建議用Windows 2000或XP，必須安裝SQL Server 2000 數據庫管理軟件及Microsoft Office 2003 辦公軟件，而客戶端則不需要安裝數據庫。

三、系統架構及業務操作

（一）系統架構

（二）業務操作

1.初始化設置。系統啟用之前，應進行一系列的初始化設置，如學生類型、學生狀態、部門檔案和收費項目初始設置。一般部門檔案設置到而且只能設成四級，通用型的為院、系、專業、班級四級，當然，也可以根據各高校自己的特點，而作相應的修改；收費初始設置應包括收費項目、收費類別，收費項目主要有學費、住宿費、教材費、網絡費、校園一卡通、軍訓費、服裝費、等級考試費等，各高校可以根據自己的情況而進行設置和修改，而收費方式一般有現金、匯款、支票、銀行統一代扣。初始設置很重要，它將會影響以后收費工作開展情況，如果沒有充分考慮好系統的布局，以后進行調整的難度較大，有些基礎設置一旦設置完成，將無法再次修改，所以初始設置工作至關重要。

初始設置完成，將學生檔案錄入系統，可以一個一個學生進行檔案的添加，也可以通過批量進行導入，該系統支持Excel或DBF格式的文檔，按照系統所要求的格式調整好格式，批量導入，若導入的過程中出現錯誤，系統還會提示，可以將錯誤信息導出，以便于查找信息和信息的更正，提高了工作的效率。

2.日常業務。據不完全統計，95%的高校都通過和銀行合作，與銀行簽訂代收學生學費等項目的協議，學生只要按照學校規定的時間、方式把錢匯入指定的賬號，通過銀行來進行學費等項目的代收，由銀行提供代收清單的紙質和電子文檔（text、Excel），利用收費導入功能，批量收費，批量進行收據的打印，以院、系、專業或班級為單位，下發學生注冊收據，極大地減少了收費工作的中間環節，便于財務人員對收費工作的核對和控制，極大地降低了錯誤率，節約了大量的時間，提高了工作的效率，更加避免了組織現場收費工作而造成大量人力、物力、財力的浪費，而且，對現場收費，財務人員很難對現場進行很好的把握，增加了很多不確定的因素，人員的擁擠極易造成生命和財產的隱患，還增大了財務人員的核對工作量，往往因為時間緊迫、單據的龐大而造成出現一些人為性的差錯，而且很多差錯當時沒有查對出來，一旦擱置了或順序被打亂，對以后的核對工作帶來極大的不便，降低了收費工作的準確性，高校的普遍規模較大，不利于推行收費工作的電算化。

3.學年數據的結轉。每學年完成收費工作后，通過數據處理，進行學年數據結轉，結轉后進行存檔管理，用專人負責保管，便于以后的查找和復核。結轉數據后，進行新學年的收費工作，學生檔案不需要再次導入，只有新增人員才需要進行部門檔案設置、人員的導入，其他的操作可以根據系統初始化的操作進行，形成工作的承前啟后，也節約了收費工作的時間和精力。

四、校銀通系統、操作存在的問題及建議

1.系統在進行注冊，生成注冊文件的時候，由于計算機處理技術和文件編碼處理的問題，經常出現注冊的文件發回給用戶使用的時候不成功，有時候反復幾次嘗試方能成功，所以對使用用戶來說，帶來了很多不便，特別遇到緊急的時候，很容易造成混亂，影響正常的收費工作。

2.系統數據進行學年結轉后，以前年度欠費的信息不能自動結轉到新的學年度，而是繼續停留在上學年度內，所以極易引起忽略而遺漏，給學校帶來損失，同時也不利于催繳學費的工作。

3.系統內的學生信息經常滯后，不能對學生在校人數進行很準確的把握和統計，造成人員的遺漏，學生就不需要繳納學費而依然享受學習，留下可趁之機。

4.系統服務本身安全問題，沒有及時對數據進行備份，一旦大批量進行數據的操作而因為數據的錯誤，將會帶來不可預測的影響。

5.對服務器的管理、存放、授權操作等安全的問題也極易被容易忽略等。

針對以上存在的問題，建議由設計公司對該系統的注冊方法進行改進，可以將使用用戶的信息進行加密存放，利用加密狗或其他可以移動介質，即插即用，或通過提高加密、驗證技術，改進驗證設備，減少因為注冊文件經常不成功而給用戶帶來不必要的麻煩，軟件的設計以用戶的需求為導向，定期為用戶進行更新、升級和維護，做好售后服務。對于操作本身的安全，應該加強系統安全的教育，定期進行系統數據的備份，特別進行大批量的數據操作，一定要備份，不然因為操作的失誤而造成數據的有誤，造成巨大的損失，后果將不堪設想，系統內的數據一定要保證及時準確，加強和學校學籍管理部門進行信息的交流和溝通，定期或不定期進行核對，確保學生信息的變更能夠及時掌握，保證數據的及時性和有效性。對系統的操作，建議由專業人員進行，包括服務器、軟件的安全和管理熟悉，這樣從源頭上保證了收費工作的正常進行。

五、推行收費工作電算化的意義

隨著高校辦學規模的擴大和校園網絡信息化建設的全面實施，收費工作的電算化已成為眾多高校的迫切要求，通過推行收費工作的電算化，能夠將財務人員從繁雜的收費工作中解脫出來，也能夠完成大批量的學生管理和收費工作，大大地減少了收費人員的精力和時間，極大地提高了收費工作的效率，同時又能及時而又詳細地了解每個學生繳費情況，為信息相關使用部門及時提供決策和支持。