論檔案的效益性

李連暉

摘 要:檔案是寶貴的社會財富,除了妥善地保存這些歷史財富外,我們還要發揮這些檔案的作用,通過互聯網、局域網等傳播方式更快捷、更方便的利用檔案資料,發揮檔案的經濟、文化、社會效益。

關鍵詞:檔案效益

中圖分類號:G250 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)06(a)-0237-01

檔案是一種歷史的記載,是前人工作的成果,是第一手歷史資料,商代稱為“冊”,周代叫做“中”,秦漢稱作“典籍”,清代以后多用“檔案”,今統一稱作“檔案”。檔案是一種寶貴的信息資源,具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點,最大限度地使用好這些現有的檔案,可以產生很好的社會效益、經濟效益、文化效益,通過發掘檔案中有用的信息,從事各項工作都可產生事半功倍的效果。

任何一種文明的傳承,都是需要媒介的,除實物外,檔案是一種重要的載體,整個社會信息系統的基石之一。有些思想方面、制度方面的東西,沒有什么實物可以來表述的,只能通過檔案圖文來表達。如山東臨沂銀雀山兩座漢墓中銀雀山漢簡《孫子兵法》,這些思想當時只能通過文字(竹簡)的媒體的方式傳承下來。當然隨著歷史科技的進步,檔案媒介的記載方式也在不斷地變化,如視頻、錄音、網絡等,這些工具都為檔案的傳播提供了更廣闊的空間。

從有文字記載以來至今,檔案材料浩如煙海,每個單位的檔案也是堆積如山。每批檔案都是一筆無法估量的財富,讓這些沉睡的檔案為社會服務,利用好這些檔案,發揮它應有的效益,是我們檔案工作者的責任。

1 檔案信息公開是國家的大政方針

《中華人民共和國政府信息公開條例》

(1)涉及公民、法人或者其他組織切身利益的;

(2)需要社會公眾廣泛知曉或者參與的;

(3)反映本行政機關機構設置、職能、辦事程序等情況的;

(4)其他依照法律、法規和國家有關規定應當主動公開的。除關系到國家安全的保密檔案外,應公開各單位所掌握的檔案。這樣可以幫助那些需要這些信息的人,可以提高整個的社會效益,節約社會成本。如一個人想搞發明研究,他首先應知道歷史上有沒有人做過這項發明,如果無法得知,窮其一生做這項研究,等他成功時,發現只是重復別人的勞動,情何以堪,不但浪費了一個人的人生,也浪費了社會資源。

2 以新的媒介為載體,提高檔案的利用率,節約辦公成本

網絡是目前最方便最快捷的傳播方式,也是檔案材料發布的的最方便的方法,最便捷的方式是建立一個網站,把各類檔案做成電子文檔,按不同類別分門別類,分成若干塊,每一塊按關鍵詞做好鏈接,這個網站可以是內部網,也可以在互聯網上,也可以是單個查詢終端。

(1)在互聯網上建網站

建立如《中華人民共和國國家檔案局》網站,http://www.saac.gov.cn/gzcy/,就建立了許多可鏈接的點擊窗口,如檔案科技、檔案教育、政府信息公開、下載專區等若干窗口,我們各個單位都可以依照這個模式建立起自己的網站,將能公開的信息以網站的形式發布,建立起不同的窗口鏈接,按檔案的類型分門別類的進行歸類。這樣建立起來網站后,這個信息就存在互聯網上,可以面向全球發布,方便人們遠程查找,節約了人們現場查找檔案的人力、經濟成本,也節省了時間,提高了工作效率。

(2)建立內部局域網

如果不需要外部人員查詢,那我們可以建立起自己的局域網,局域網上可以隨便查找自己需要的檔案,不必找人逐個翻檔案,提高了工作效率,也就節約了辦公成本。本來需要多個人辦的事,一個人通過網絡查詢就可以完了。

(3)建立查詢終端

如果信息非常重要,有一定的保密要求,那么檔案也可以建立起電子文檔。以一臺電腦為基礎,加上密碼,用windows系統里的搜索功能,也可以最方便地查到你需要的檔案。查尋時可以按檔案名、關鍵詞模糊查詢,也可以按查詢條件,設定日期、類型、檔案大小搜索。

3 檔案的社會效益

俗話說開卷有益,有用的是卷上的信息,一個人看只能一個人受益,二個人看兩個人受益,我們通過建立數字化網絡系統就能讓想看的人都能看到,就能讓我們的檔案的社會效益最大化。如基建檔案,我們建筑領域的進步是日新月異,樓越來越高,小區越來越成規模。都說羅馬不是一天建成的,建筑業發展到今天也是我們繼承先人的智慧的基礎上發展起來的,我們查檔案可以看到宋朝的《營造法式》,有些做法我們依然在用,修公園,仿古建筑,拿來參考一下,就很容易推陳出新。有了埃菲爾鐵塔的鋼結構建筑設計實踐,我們就可以參考它的建筑經驗,造出2008年世界十大建筑中國奧體中心(鳥巢)。有了我國研制大飛機運十的經驗,我們現在自己研究民用大飛機項目,就不是從零做起,節省了時間,節省資金有百億之多,對國家綜合實力的提高更是不可用金錢可以衡量的,這些新的創造性工作都離不開歷史檔案。

4 檔案的純經濟效益

互聯網企業聚集財富就如吹氣泡一樣,幾年就可以賺取上百億的財富。谷歌(GOOG)市值為1503.6億美元,其實它最基本的東西就是給人們提供所需要的信息。而檔案信息是其中一份寶貴的資源。網絡上現在有些網站提供下載時有收取一定的費用的,下載時也可以顯示一定廣告。這些都可以賺取一定的錢。有了錢我們可以買設備,改善檔案儲存條件,存更多的檔案,使檔案工作走向良性發展的道路。

大亞灣核電站選址,就是通過查尋歷史檔案,發現核電站及周圍歷史上沒有發生過６級以上地震,直徑20公里范圍內沒有產生６級以上的地震層,地殼安全穩定,能夠發生強地震的概率非常低,非常適合于建立核電站,通過查閱歷史檔案為大亞灣核電站工程的安全提供了可靠的選址資料。

5 檔案的文化效益

檔案的文化效益是一種間接效益,檔案是文化的基礎,一種文化不是憑空產生的,它都是長期積淀的結果,凝聚了前人的經歷和智慧,檔案記錄下這些文化產生的過程、發展的結果,記錄了社會歷史的變化和發展,檔案本身是一座寶庫,能夠提供人們多樣化的體驗。這些體驗包括文化歷史知識的汲取,歷史過程甚至歷史細節的追溯,情感的培育和宣泄,人文精神的熏陶,審美的鑒賞和享受等,歷史檔案、文獻滲透在人們所有的社會活動中,它影響著人們的行為,影響著人們的思想,由此也可以產生新的思想火花,照亮人們前進的道路。

6 檔案對民族生存的貢獻

我們的祖先給我們留下了這片生存的國土,我們可以在我們自己的國家安靜的生活。那我們的國土有哪些,了解這些,我們可以借助我們的國土檔案。通過歷史檔案我們知道我們國土的由來,知道哪些國土是屬于我們的。南沙是我國的領土,因為我們的歷史檔案記載著,我們的祖先歷史上一直對南沙實施著有效的管理,南沙是我們國家領土不可分割的一部分。

檔案是一種寶貴的社會財富,無論在經濟、文化領域、社會領域、科研領域都發揮著不可估量的效益,通過現代科技,我們要不斷挖掘它,利用檔案,更高效的發揮檔案的作用,是我們檔案工作人員的一份歷史責任。