網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案用戶信息需求分析

李霞

摘要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案用戶信息需求較傳統(tǒng)環(huán)境發(fā)生了深刻的變化。本文基于信息需求的結(jié)構(gòu)化特點(diǎn)，從網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源、網(wǎng)絡(luò)檢索工具、檔案信息服務(wù)三個(gè)方面，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案用戶信息需求進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案用戶信息需求

中圖分類號(hào)：G273.5文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 基于結(jié)構(gòu)化特征的檔案用戶信息需求的基本結(jié)構(gòu)

為用戶提供高效率、高質(zhì)量的信息服務(wù)，最大限度地滿足用戶的信息需求是信息服務(wù)部門開展信息服務(wù)工作的最終目標(biāo)。檔案信息服務(wù)工作也不例外，也是以最大限度地滿足檔案用戶的信息需求為目標(biāo)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案用戶信息需求較傳統(tǒng)環(huán)境無疑發(fā)生了深刻的變化。因而，對這一信息需求的變化進(jìn)行分析，直接關(guān)系到檔案信息服務(wù)的開展效果，對于檔案信息化建設(shè)有著重大意義。

所謂信息需求，簡單地講是對信息客體的需求，包括獲取與利用信息的需求以及向外發(fā)布和傳遞信息的需求，其基點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)對外的信息溝通與交流,達(dá)到社會(huì)職業(yè)活動(dòng)和社會(huì)生活中的某種目標(biāo)。用戶的信息需求是由用戶主體決定的。由于用戶總是處于一定的社會(huì)環(huán)境中，用戶主體的信息需求包括其生活、生存職業(yè)需求和適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求；而需求本身是有結(jié)構(gòu)的，信息載體也是多種多樣的,并且用戶對信息需求的表達(dá)存在差異，這些導(dǎo)致了需求的層次性。因而，用戶的信息需求總是表現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化的特點(diǎn)。

由此，可以得出如下結(jié)構(gòu)關(guān)系：（1）用戶信息需求由三部分組成，信息客體、檢索工具系統(tǒng)、信息服務(wù)。（2）后兩者是由用戶對信息客體的需求而衍生出來的需求，且所示的并不是內(nèi)含關(guān)系，而是一種由外到內(nèi)、由遠(yuǎn)到近的關(guān)系，即用戶需求的最終滿足需要信息機(jī)構(gòu)的信息服務(wù)、一定的檢索工具，才能獲取到信息客體。（3）用戶與信息需求的關(guān)系：一方面，用戶做為主體決定信息需求，用戶的變化會(huì)導(dǎo)致需求的變動(dòng)；另一方面，用戶由于個(gè)體之間的差異，如知識(shí)結(jié)構(gòu)與信息素質(zhì)、信息心理、思維方式等，信息需求的滿足程度也會(huì)有所不同。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息需求的三個(gè)層次較傳統(tǒng)環(huán)境發(fā)生了變化，具有了新的表現(xiàn)形式與更豐富的內(nèi)涵，即網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源、網(wǎng)絡(luò)檢索工具、檔案信息服務(wù)。

2 檔案用戶對網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的需求分析

網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源可以理解為以數(shù)字化形式記錄，以多媒體形式表達(dá)，分布式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)磁介質(zhì)、光介質(zhì)以及各類通信介質(zhì)上，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信方式進(jìn)行傳遞和再現(xiàn)出來的檔案信息內(nèi)容的集合。隨著檔案信息化建設(shè)的深入，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源越來越豐富。對于網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的分類也各有所不同，本文傾向于將它劃分為以下四類：檔案目錄信息（包括案卷級目錄信息、文件級目錄信息）、全文檔案信息、多媒體檔案信息、專題檔案信息。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶對網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的需求可以分為以下三個(gè)層次：第一層次為對數(shù)量和質(zhì)量的需求。沒有數(shù)量豐富的檔案信息資源，信息服務(wù)的開展就會(huì)成為無源之水、無本之本，就會(huì)在信息化建設(shè)中出現(xiàn)“有路無車”、“有車無貨”的情況，而用戶的信息需求滿足更是無法實(shí)現(xiàn)。然而，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代是“信息爆炸”的時(shí)代，“海量”般的信息資源使用戶從數(shù)量需求不斷向質(zhì)量需求發(fā)展。其表現(xiàn)為要求檔案信息資源不僅在“量”上要數(shù)量豐富、充足，也要在“質(zhì)”上實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，包括信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性、可靠性以及可理解性等。即檔案用戶都越來越不滿足單純的數(shù)量的增長，而是需要及時(shí)的、確切的信息解答，或者最切題的、完整的事實(shí)或數(shù)據(jù)型信息。第二層次為對檔案信息資源共建、共享的需求。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下用戶信息需求由單一向多元化、綜合化信息發(fā)展，希望一次性獲取某一主題的信息，這種信息需求可能是跨地域的，也有可能是目錄、論文和著作的全文、照片、圖像、聲音等較全面的信息。而這一高層次的信息需求，無論是靠單個(gè)檔案館、圖書館，還是其它任何單獨(dú)的信息服務(wù)機(jī)構(gòu)都無法滿足，唯一的辦法就是實(shí)現(xiàn)信息資源的共建、共知、共享。即要求將不同區(qū)域、不同信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的原本分散的信息資源通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息資源的統(tǒng)一共享。這就要求檔案信息資源沖破館際之間的界線，并融入到網(wǎng)絡(luò)信息資源這個(gè)體系中。第三層次為對特色化、專題化檔案信息資源的需求?！吨袊ヂ?lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》2003年的調(diào)查結(jié)果顯示，就上網(wǎng)目的來看，獲取信息是第一位的，53.1% 的人將其作為上網(wǎng)最主要的目的，其次是休閑娛樂（24.6%），交友排在第三位（7%）。檔案作為一種重要的信息資源，既可以滿足網(wǎng)民獲取信息的目的，又可作為消遣，供用戶休閑娛樂。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶的信息需求有目的性和無目的性的雙面性。所謂無目的性就是用戶通過隨意地瀏覽網(wǎng)頁，發(fā)現(xiàn)自己感興趣的檔案信息資源。這就主要表現(xiàn)為用戶的潛在需求，雖然潛在需求由于種種原因沒有完全表達(dá)出來，但是這種需求是龐大的，對此我們必須重視。而特色化、專題化的檔案信息資源往往會(huì)成為激發(fā)它的最佳利器。

3 檔案用戶對網(wǎng)絡(luò)檢索工具的需求分析

檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道“橋梁”，溝通了二者的借需關(guān)系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檢索工具仍然是連接用戶和需求的“橋梁”。但是與這種對網(wǎng)絡(luò)檢索工具的需求又較傳統(tǒng)環(huán)境有所不同：一方面，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的海量信息以及網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源本身的日益豐富，對網(wǎng)絡(luò)檢索工具的依賴加深；另一方面，用戶在到達(dá)信息客體之前，更多的時(shí)候需要兩道“橋梁”，第一道在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將用戶與檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)連接起來，第二道才是將用戶網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源聯(lián)系起來。因此，網(wǎng)絡(luò)檢索工具應(yīng)該包括兩部分：網(wǎng)絡(luò)搜索引擎和站內(nèi)檢索服務(wù)功能。以北京市勞動(dòng)模范檔案的查詢?yōu)槔纫ㄟ^百度或者其它網(wǎng)絡(luò)搜索引擎定位到“北京市檔案信息網(wǎng)”，再通過“查檔服務(wù)”中的檔案查詢系統(tǒng)對勞動(dòng)模范檔案目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢。只不過在研究中，往往更重視后者，即站內(nèi)檢索服務(wù)功能。

無論是搜索引擎還是站內(nèi)搜索引擎，它們對信息需求的影響因素主要表現(xiàn)在以下：（1）檢索功能。包括基本檢索功能和高級檢索功能。（2）檢索效果：相對查全率、相對查準(zhǔn)率、重復(fù)率、死鏈接率；（3）檢索結(jié)果顯示。顯示定制、相關(guān)性排序規(guī)則；（4）用戶負(fù)擔(dān)：用戶界面、在線幫助、檢索式輔助構(gòu)造。一般而言，搜索引擎所能提供的檢索功能越完善，檢索效果越好，顯示越科學(xué)，速度越快，用戶負(fù)擔(dān)越小，信息用戶的需求滿足程度就會(huì)越高。值得注意的是，對于檔案數(shù)據(jù)庫，例如檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫等，不同數(shù)據(jù)庫的綜合搜索也顯得尤其重要。

從總體上來說，檔案網(wǎng)絡(luò)檢索工具還是基本上滿足了用戶對這一部分的需求。目前，我國大部分省級網(wǎng)站都提供了站內(nèi)搜索引擎，對于檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫也具備檢索查詢功能，尤其是北京市檔案館和上海市檔案館。但是，也應(yīng)注意到這種檢索往往比較簡單，多只支持關(guān)鍵詞檢索，而不同平臺(tái)、不同館際的數(shù)據(jù)庫的聯(lián)合檢索也仍處于嘗試摸索階段。2006年5月，英國國家檔案館網(wǎng)站啟用了一個(gè)新的綜合性網(wǎng)絡(luò)搜索引擎——“國家檔案館綜合搜索 ”。通過該引擎 ，利用者就可以一次搜索到網(wǎng)站上的1 1個(gè)目錄和數(shù)據(jù)庫 ，該引擎還有許多有用的特性，如快速搜索 、高級搜索和把搜索結(jié)果按主題目錄分類等 ?？梢姡c國外相比，我國的檔案網(wǎng)絡(luò)搜索引擎還存在一定的差距。

4 檔案用戶對網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的需求分析

信息服務(wù)概念有廣義和狹義之分。廣義的信息服務(wù)概念泛指以產(chǎn)品或勞務(wù)形式向用戶提供和傳播信息的各種信息勞動(dòng)，包括信息的搜集、整理、存貯、加工、傳遞以及信息技術(shù)服務(wù)和信息提供服務(wù)等；而狹義的信息服務(wù)（或稱信息提供服務(wù)）則是指專職信息服務(wù)業(yè)針對用戶的信息需要，將開發(fā)好的信息產(chǎn)品以用戶方便的形式準(zhǔn)確傳遞給特定用戶的活動(dòng)。本文從信息服務(wù)狹義的概念出發(fā)，將網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)理解為檔案信息服務(wù)部門在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下為滿足用戶的信息需要，將檔案信息資源以最優(yōu)的形式，通過方便、經(jīng)濟(jì)、高效的方式傳遞給用戶的活動(dòng)。

需求的滿足就用戶而言是一個(gè)獲取信息的過程，而就信息機(jī)構(gòu)而言是一個(gè)信息服務(wù)的過程。信息服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣、工作效率的高低直接關(guān)系到用戶信息需求的實(shí)現(xiàn)及其滿足程度，也會(huì)影響到用戶需求的再生。其中信息服務(wù)的成本及服務(wù)收費(fèi)、信息服務(wù)的易用性、速度與效率、適應(yīng)變化的靈活性、提供信息的準(zhǔn)確性等是實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率信息服務(wù)的主要因素。

針對檔案用戶而言，對檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的需求主要表現(xiàn)在：（1）基礎(chǔ)性服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案用戶群體龐雜，不同的用戶類型對于檔案信息服務(wù)有不同的要求，有的側(cè)重于信息的及時(shí)、準(zhǔn)確，有的則更關(guān)注信息的全面性。因而，總的來說，要求信息服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該提供準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、經(jīng)濟(jì)、便捷的信息服務(wù)。用戶的這些需要可以概括為基礎(chǔ)性服務(wù)需求，是對整個(gè)信息服務(wù)的最基礎(chǔ)的需求。（2）個(gè)性化服務(wù)。要求信息機(jī)構(gòu)針對不同信息用戶的信息素質(zhì)和差異化的信息需求，開展個(gè)性化定制，根據(jù)用戶的查詢習(xí)慣及所需信息資源類型、種屬，提供個(gè)性化服務(wù)。（3）“一站式”服務(wù)。即可以通過統(tǒng)一的服務(wù)界面，檢索查詢多個(gè)分散的數(shù)據(jù)資源庫中的種類信息資源。這種服務(wù)往往不僅需要提供檔案信息線索，還要求可以在網(wǎng)上直接獲取檔案全文信息。在這三大需求層次中，基礎(chǔ)性服務(wù)是用戶對信息服務(wù)的最基本的需求，而后兩者則是用戶的更高層次的需求，較前者而言呈現(xiàn)出“隱性”特征。

目前，我國的檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已初具規(guī)模，大部分檔案局和檔案館已建立起局域網(wǎng)和網(wǎng)站，并連入因特網(wǎng)，無論數(shù)量上和質(zhì)量上比創(chuàng)建初期都有了很大發(fā)展。通過網(wǎng)站利用者既可以了解最新的檔案工作信息，也可以獲得部分檔案資料。但是檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)仍存在很多問題，例如檔案網(wǎng)站突出了檔案工作，而沒有注重檔案本身；提供的服務(wù)形式單一，缺乏與用戶的互動(dòng)；導(dǎo)航信息不完備；網(wǎng)站欄目設(shè)置不合理，頁面設(shè)計(jì)不夠簡潔美觀；檔案網(wǎng)站各自為政,缺乏統(tǒng)一規(guī)劃等。此外，由于地區(qū)發(fā)展的不平衡性，不同地區(qū)的服務(wù)水平也存在著很大差異。

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