文檔一體化在現(xiàn)代公共圖書館檔案管理中的應(yīng)用分析

馮群

摘 要：信息化時代背景下，公共圖書館檔案管理工作已經(jīng)開始由紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，“文檔一體化”是建立在數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的一種全新檔案管理模式，不僅有利于檔案管理水平的提升，而且對公共圖書館的長足發(fā)展也具有重要意義。本文首先對現(xiàn)階段公共圖書館檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上探討如何實(shí)現(xiàn)檔案管理“文檔一體化”，以此來日后此方面工作的開展提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；公共圖書館；檔案管理

檔案管理是公共圖書館管理工作中的重要內(nèi)容，管理水平的高低會直接影響到館內(nèi)資源利用率，同時也將影響到圖書館的運(yùn)營效率。近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、文檔一體化逐漸成為公共圖書館檔案管理的主要發(fā)展方向，對提高檔案管理效率具有現(xiàn)實(shí)意義。

1 公共圖書館檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 文、檔兩部門各自為政

所謂“一體化”，簡單的說就是實(shí)現(xiàn)圖書館各類檔案信息的統(tǒng)一管理，管理工作中涉及的各個環(huán)節(jié)、各個部門之間也要共同協(xié)作，形成一個有機(jī)的整體。然而就目前公共圖書館檔案管理的現(xiàn)狀來看，仍然沿用了文件、檔案各自為政的傳統(tǒng)管理模式，文件處理工作和檔案管理工作各自分設(shè)了一個職能部門，且相互獨(dú)立，在日常工作中兩個部門沒有及時對圖書館文書資源和檔案資源進(jìn)行共享，一段時間之后，隨著檔案資料越來越多，檔案管理的工作量也會逐漸增加，給檔案管理人員造成了巨大壓力，需要花費(fèi)大量時間和精力進(jìn)行立卷歸檔工作，大大降低了工作效率，同時也會導(dǎo)致檔案質(zhì)量得不到保證。

1.2 檔案管理缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的操作

一直以來，圖書館對于檔案管理工作都缺乏足夠重視，從而導(dǎo)致大部分圖書館檔案管理水平一直停滯不前，大部分檔案管理環(huán)節(jié)仍處于手工操作上，加上檔案管理人員變動性較大，且每個人檔案管理的操作方法都不相同，從而導(dǎo)致檔案管理效率低下，檔案資源的利用率得不到提升。之所以會出現(xiàn)這樣的問題，很大一部分原因是由于圖書館未能在制度上、方法上、標(biāo)準(zhǔn)上對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范而導(dǎo)致的，這一點(diǎn)需要圖書館管理人員對其給予高度重視。

1.3 檔案資源利用率較低

公共圖書館的檔案中蘊(yùn)藏了大量的可用資源，如果可以將其充分利用起來，可以大幅度提高公共圖書館的社會價值。但由于現(xiàn)階段圖書館的檔案管理模式過于傳統(tǒng)，管理方法過于滯后，從而導(dǎo)致大量檔案資料不能得到充分的開發(fā)和利用，失去了其應(yīng)用價值，同時也阻礙了圖書館的長足發(fā)展。

2 如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代公共圖書館檔案管理“文檔一體化”

從上文的分析我們可以看出，當(dāng)前公共圖書館檔案管理工作還存在很多有待完善的問題，針對這些問題，圖書館管理人員必須給予高度重視，并從實(shí)際情況出發(fā)，從多方面著手實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、一體化，真正意義上實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的科學(xué)性和有效性。

2.1 建立文檔一體化檔案管理意識

圖書館想要實(shí)現(xiàn)檔案管理“文檔一體化”，首要任務(wù)就是要建立“一體化”的管理意識。雖然文檔一體化的實(shí)現(xiàn)主要依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但仍然需要檔案管理人員進(jìn)行操作，這就要求管理人員的思想意識要不斷提高，除了要對各項(xiàng)檔案管理工作熟練掌握之外，還要對計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的了解與掌握，并能夠?qū)⑵涫炀殤?yīng)用到文檔的收集、保存、上傳與共享中。只有管理人員在思想意識形態(tài)上實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，才能夠摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式，從全新的角度出發(fā)，創(chuàng)建與時俱進(jìn)的檔案管理一體化模式，以此來提高檔案管理水平。

2.2 制定圖書館檔案歸檔范圍及分類方案

為了可以保證各類文件材料在歸檔時完整、齊全，檔案管理人員需要對歸檔范圍進(jìn)行正確劃分，圖書館檔案是圖書館各項(xiàng)活動的原始記錄，其中包括圖書館各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的、對管理工作具有指導(dǎo)價值或參考價值的各類文字、圖表以及聲音等各種形式的文件材料。與此同時，檔案管理人員還要以各類檔案管理法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合公共圖書館開展的實(shí)際情況和需求，制定科學(xué)、有效的圖書館檔案分類方案。這樣一來，便可以大幅度提高檔案管理的整體效率和質(zhì)量，進(jìn)而對檔案資源利用率的提升提供充足的保障。

2.3 采用先進(jìn)的“文檔一體化”系統(tǒng)軟件

上文提高，“文檔一體化”的實(shí)現(xiàn)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的，一旦缺少了計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支撐，那么文檔一體化也就無從談起。近年來，隨著公共圖書館社會地位的不斷提升，圖書館對檔案管理共作也給予了高度重視。在過去的時間里，文書工作與檔案工作相脫節(jié)已經(jīng)成為檔案管理工作中普遍存在的問題之一，想要將這一問題有效解決，采取一套適合圖書館內(nèi)部工作的“文檔一體化”系統(tǒng)軟件至關(guān)重要。結(jié)合公共圖書館檔案管理的需求來看，“文檔一體化”系統(tǒng)軟件除了要具備檔案管理的日常工作之外，還要具備相應(yīng)的輔助功能，比如說：將文件按年度整理、篩選、組卷、編目，打印《案卷封面》、《案卷目錄》、《歸檔文件清單》以及《卷內(nèi)目錄》等，對于部分有歸檔價值的重要文件還可以進(jìn)行全文掃描錄入，如果是電子文件或是通過網(wǎng)絡(luò)收發(fā)的文件，只要將文件內(nèi)容存盤后，再打印幾份紙質(zhì)文件備用即可。這樣一來，不僅可以提高檔案管理效率，降低管理人員工作量，而且對檔案管理水平的提升也具有重要意義。

3 結(jié)語

綜上所述，本文首先對現(xiàn)階段公共圖書館檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上探討如何實(shí)現(xiàn)檔案管理“文檔一體化”，以此來日后此方面工作的開展提供一定的參考。在信息化時代背景下，我國現(xiàn)階段公共圖書館檔案管理工作仍然存在一些有待解決的問題，這些問題的存在一方面降低了館內(nèi)資源利用率，另一方面則制約了公共圖書館的發(fā)展腳步?；诖?，實(shí)現(xiàn)檔案管理“文檔一體化”勢在必行，圖書館管理人員需要根據(jù)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀，對管理模式進(jìn)行不斷優(yōu)化與完善，采取先進(jìn)的“文檔一體化”系統(tǒng)軟件，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享，以此來提高檔案管理水平，將圖書館的社會效益發(fā)揮到極致。

參考文獻(xiàn)

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