如何做好高校院系辦公室工作的思考

張紅

高等學(xué)校肩負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)人才，提高全民族的思想道德和科學(xué)文化水平的重要任務(wù)。而學(xué)院是學(xué)校二級(jí)教學(xué)單位， 院辦公室是在主任領(lǐng)導(dǎo)下，在學(xué)院的教學(xué)與管理中起著一個(gè)橋梁的作用；向上接受、落實(shí)，向下要布置、督促，對內(nèi)要管理、服務(wù)，對外要接待、外聯(lián)等等；另外，在全院教學(xué)、科研、教職工管理中，需要協(xié)調(diào)左右，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機(jī)關(guān)服務(wù)，為群眾服務(wù)，因此做好院辦公室的管理工作顯得十分重要。

1 高校院系辦公室的工作特點(diǎn)

高校院系辦公室處于學(xué)院行政中樞位置，具有綜合情況、協(xié)調(diào)關(guān)系、辦事服務(wù)的職責(zé)，是協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)貫徹落實(shí)黨以及學(xué)校的方針政策，處理事務(wù)的辦事部門。因此院系辦公室的工作具有自身的特點(diǎn)：

（1）綜合性。院系辦公室是一個(gè)綜合性的行政部門，要承擔(dān)院系的教學(xué)管理、科研核算、信息反饋、學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)、對外聯(lián)絡(luò)與安排，人事安排，經(jīng)費(fèi)支出規(guī)劃、會(huì)議組織、文稿草擬、機(jī)要文印、信件收發(fā)等各項(xiàng)工作。這樣就決定院系辦公室在高校管理工作中的綜合職能。

（2）協(xié)調(diào)性。由于辦公室是是各種信息的聚集地和中轉(zhuǎn)站， 在上傳下達(dá)中起著橋梁紐帶的作用。實(shí)際工作中，高校院系辦公室既接觸領(lǐng)導(dǎo)又接觸員工，既接觸教師又接觸學(xué)生，同時(shí)還要接觸不同的專業(yè)。在教學(xué)科研人員與管理人員、教學(xué)科研任務(wù)與管理之間，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與下級(jí)職員之間往往存在一些矛盾與意見不統(tǒng)一，因此，要達(dá)到思想統(tǒng)一、步調(diào)統(tǒng)一，就需要院系辦公室人員妥善安排、科學(xué)處理，做到相互支持、配合、理解的工作目的。

（3）輔助性。院系辦公室從事領(lǐng)導(dǎo)性質(zhì)的工作，但不擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)工作，在教學(xué)行政管理工作中起到輔助作用。辦公室工作人員在整個(gè)行政管理過程中是助手的角色，可以輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策，但不能代替領(lǐng)導(dǎo)。辦公室工作是因有領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、管理活動(dòng)的存在而存在，社會(huì)在進(jìn)步，知識(shí)在更新，信息量不斷擴(kuò)大，我們的領(lǐng)導(dǎo)者每天既要忙于自身的科研與教學(xué)，又要擔(dān)任學(xué)院的行政事務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)者不是神，不可能事事處處都有能力考慮，為了輔助領(lǐng)導(dǎo)處理好各方面的事務(wù)，這就要求辦公室工作人員主動(dòng)收集有關(guān)的各種信息， 并對收集到的信息進(jìn)行整理、分析、判斷， 去偽存真， 及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，在不越權(quán)、越職的前提下，正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，實(shí)時(shí)地在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，提出真知灼見。

（4）服務(wù)性。服務(wù)是工作的出發(fā)點(diǎn)，也是工作的最終目的。本著全心全意為人民服務(wù)的宗旨，努力做好自己的工作，為各方面的人群提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供政策、信息服務(wù)；為機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門服務(wù)；為群眾服務(wù)，確保內(nèi)外、上下的信息暢通。

2 高校院系辦公室的工作思路

（1）樹立全局觀念。院系辦公室作為學(xué)院一個(gè)綜合部門與服務(wù)窗口， 其性質(zhì)和學(xué)院其他職能部門有著本質(zhì)的區(qū)別，主要體現(xiàn)在協(xié)調(diào)與服務(wù)性上， 辦公室主要是加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)，為領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)決策、全院師生、院其他部門服務(wù)，為完成學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)管理工作服務(wù)。站在全局的高度， 聽取各方意見， 通盤考慮， 綜合權(quán)衡， 才能提出比較公正、合理的方案， 減少矛盾， 避免紕漏。

（2）增強(qiáng)主動(dòng)性。辦公室工作的輔助性質(zhì)決定了其工作的被動(dòng)性， 很容易使人進(jìn)入一種算珠盤不撥不動(dòng)的狀態(tài)，要想做好辦公室工作， 就必須發(fā)揮自身的主動(dòng)性，凡事想在領(lǐng)導(dǎo)前，問題想在前， 把工作做在前，善于在被動(dòng)中求主動(dòng)， 變被動(dòng)為主動(dòng)。積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路與辦事風(fēng)格，想領(lǐng)導(dǎo)之所想， 謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，主動(dòng)做好超前服務(wù)。努力克服傳統(tǒng)觀念、舊的思維方式和工作中的惰性， 增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，同時(shí)注意做到到位而不越位， 參謀而不摻和， 盡力避免因?qū)Ω鞣N問題處理不當(dāng)給工作帶來的麻煩和被動(dòng)。

（3）提高辦事效率。辦公室的工作紛繁復(fù)雜，看似無序但其背后也是有規(guī)律可循的，認(rèn)真探索并抓住這些規(guī)律， 就會(huì)實(shí)現(xiàn)由無序向有序轉(zhuǎn)化， 收到事半功倍的效果。辦公室工作的運(yùn)轉(zhuǎn)大致有兩類：一是確定性的， 二是非確定（下轉(zhuǎn)第193頁）（上接第191頁）性的。對于確定性的工作，只要在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上， 制定出規(guī)范化的制度， 然后照章行事， 就能形成有序的運(yùn)行機(jī)制；對于非確定性的工作， 主要指應(yīng)急的事件和突發(fā)事件的處理等，要有靈活應(yīng)變能力， 要分清輕重緩急、合理運(yùn)用時(shí)間、調(diào)動(dòng)大家的積極性。這樣工作再重、再急、再難， 也可做到井然有序。既保證按時(shí)完成任務(wù)， 又做到忙而不亂。

3 高校院系辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)

辦公室工作是由黨的思想政治工作、教學(xué)科研以及行政管理工作的組成的，為了更好完成院系辦公室的各項(xiàng)工作，辦公人員的各項(xiàng)素質(zhì)培養(yǎng)至關(guān)重要。

首先是政治素質(zhì)培養(yǎng)。由于辦公室人員既要和領(lǐng)導(dǎo)打交道，也要和員工打交道、還要和學(xué)生打交道，日常事務(wù)性工作很繁雜，很容易影響工作人員對一些事物的判斷與處理。因此，掌握一定的政治理論顯得很重要，在大是大非問題上保持清醒的頭腦，具有堅(jiān)定的政治立場和鑒別能力，平時(shí)多關(guān)注時(shí)事，注重學(xué)習(xí)與貫徹黨的方針政策與國家的相關(guān)法律法規(guī)。要勇于承擔(dān)責(zé)任，自覺維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，維護(hù)單位集體的形象。這樣，即使外部條件怎么變化與誘惑，都能以不變應(yīng)萬變來適應(yīng)所承擔(dān)的工作。

其次是業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。辦公室的性質(zhì)就是一個(gè)綜合性的管理部門，工作人員如果沒有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，會(huì)很難勝任。努力加強(qiáng)文化知識(shí)學(xué)習(xí)和提高工作技能，刻不容緩。我們服務(wù)的對象都是較高層次的知識(shí)分子，國家科學(xué)技術(shù)水平和高等教育事業(yè)發(fā)展迅速，為了跟上時(shí)代的步伐，不造成與服務(wù)對象溝通障礙，努力學(xué)習(xí)一些學(xué)科的基本知識(shí)、管理知識(shí)和公關(guān)禮儀知識(shí)，很有必要。在技能方面要求在熟知工作性質(zhì)和要求情況下，學(xué)好公文寫作、行政與后勤管理，善于建立自己的信息渠道，收集信息，并能迅速處理信息，及時(shí)準(zhǔn)確上傳下達(dá)，分清輕重緩急，有計(jì)劃、有組織，做到忙而不亂，繁而不雜，疏而不漏，有條不紊。

最后是身心素質(zhì)的培養(yǎng)。 要求院系辦公室人員有一個(gè)健康的體魄和良好的心態(tài)，有高度的熱情與寬宏大量的胸懷，這是每一位勞動(dòng)者充分發(fā)揮其潛能的關(guān)鍵。院系辦公室工作十分繁雜，牽涉面比較廣，許多的工作都是直接面對領(lǐng)導(dǎo)和師生，在其間，總會(huì)發(fā)生不協(xié)調(diào)的事情，有表揚(yáng)，也有批評(píng)與指責(zé)，這就需要辦公室同志平時(shí)就養(yǎng)成良好的心理素質(zhì)，處之以泰然，以平和的心態(tài)來面對事與人，心胸坦蕩，多做自我批評(píng)。

總之，辦公室作為學(xué)院服務(wù)窗口，在懂得辦公室工作的特性的情況下，加強(qiáng)自身素養(yǎng)培養(yǎng)，理清辦事思路是作為辦公室工作人員必不可少的， 這樣才能全心全意為領(lǐng)導(dǎo)、 為老師、 為學(xué)生服務(wù)，以塑造系辦公室的良好形象。

參考文獻(xiàn)

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