對高校圖書館與院系資料室融合發展的探討

尹佩華

摘 要:本文以華南理工大學為參考探討了高校圖書館與院系資料室現狀,分析了目前環境下,只有走融合發展、資源共建共享之路,才能發揮各自的優勢,最大限度地滿足讀者對信息的迫切需求;并從時代發展的必然性和網絡技術支持的可靠性等方面進行論述。

關鍵詞:高校圖書館院系資料室融合發展

中圖分類號:G250 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)07(a)-0255-02

高校圖書館與各院系資料室是高校圖書情報工作運行的兩個主要渠道,擔負著為高校教學、科研服務的重要任務,由于長期各自為政,使得知識、信息以及文獻的交流共享、開發利用受到極大地限制,很難適應目前時代的發展。因此高校圖書館和各院系資料室要更好地為教學、科研服務,必須走資源共享、融合發展的道路。

以下是筆者以華南理工大學為例對圖書館與各院系資料室詳細的情況分析和要實現融合發展的一點建議。

1圖書館與各院系資料室的共同性

(1)圖書館是學校的文獻信息中心,各院系資料室是該中心的一個組成部分,共同的一點是他們都是保存圖書資料的場所,文獻信息交流是兩者工作的實質,他們都是以圖書、資料、情報為工作對象,通過對大量知識信息資料的搜集、整理、保管、傳遞、研究等技術方法,對文獻資源進行開發利用,更好地服務于教學和科研工作,所以如果兩者能有機結合,共同融合發展,那二者必將發揮更大的服務作用。以華南理工大學而言,全校總共31個大大小小的資料室,要是這31個資料室都能和圖書館充分融合,那么本校的圖書情報工作將更上一步新臺階。

(2)隨著網絡的普及和現代信息技術的發展,文獻資源的數字化和電子化進程明顯加快,尤其是中國科教網和校園網以及數字圖書館的建立,使得圖書館也走向科技化、信息化,具有文獻資源種類多樣化、信息傳遞網絡化、文獻資源共享化等特點,成為真正的信息樞紐中心,對各種信息資料加以整合、傳遞。但應該注意到,盡管現在圖書資料的保存形式及利用方法都發生了很大的變化,但是“為讀者服務、保存和傳遞圖書資料”仍是兩者最根本的理念,這是兩者的共性,是圖書館和各院系資料室的出發點和終點,但兩者還是存在著差別,兩者在發展中也存在著很多問題,相信以下的問題不僅僅是華南理工大學獨有的問題,應該是目前絕大多數的高校都普遍存在的問題。

2圖書館與院系資料室在發展中存在的問題

2.1 發展體制不當

就華工而言,長期以來,圖書館與31個院系資料室各自為政,相互獨立。資料室和資料室人員在行政上歸屬各分院單位,業務上卻被學校指定由圖書館指導。同時由于學校編制少缺的問題,資料室人員往往是由老師兼職,這樣就造成資料室人員在業務上的不專業,同時也形成了兩不管,放任自流的現狀,使得資料室處于表面上有資料員管理,實際上卻無人問津。各院系單位對資料室知識在行政上限制,對于業務問題則不多過問,對于圖書資料人員的崗位職責、績效考核方法等職位說明大多也只適用于圖書館的工作中,對于資料室的工作說明,還有待進一步加強。

2.2 經費的嚴重短缺及資料的重復浪費嚴重

就華工而言,圖書館的經費是由學校直接劃撥,而資料室的經費是各院系單位自行承擔。因此各個資料室的經費多少就直接取決于本單位的效益和單位領導的重視程度了。如果本單位的效益和單位領導的重視程度都不高的話,那么本資料室的發展狀況便不言而喻了。另一方面,就算本單位的效益和單位領導的重視程度都很高,也會出現以下狀況,在購買文獻資料時,應該根據各分院的教學和科研需要,圖書館和資料室制定出合理計劃,分別進行采購。但是在具體操作中,由于圖書館和資料室沒有及時進行溝通與交流,缺少整體的規劃,導致兩者間購入文獻種類單一且重復購入,造成了使用經費的浪費。通過對我校圖書館訂購的中文期刊與各資料室訂購的中文期刊進行統計分析,發現在圖書館和一些資料室仍存在不同程度的文獻重復購入的現象,而與此同時,對于一些新增專業,由于各部門沒有進行及時溝通與協調以及資料員專業水平受限,沒有進入及時更新與增加。

2.3 工作方式制約圖書館與資料室的溝通

現金,學校在大力發展校園建設的同時,也加強了對圖書館建設的重視與支持,但是,缺疏忽了對資料室建設的開發與利用。在我校,圖書館文獻資料從采編、流通到典藏,使用計算機系統管理已經很多年了,而各資料室的工作,大多數仍然是傳統的手工作業方式,導致一些圖書流失,或者成為本學院老師的個人圖書,失去了流通的功能。同時各資料室對文獻資料的加工也各不相同,有對文獻進行分類編目的,也有不進行分類編目的;有簡單的室藏目錄的;也有的資料室根本就沒有任何室藏目錄,這樣也使得圖書成了死書無法流通,這些種種現實問題嚴重制約了資料室文獻資源的開發利用以及校園內文獻資源的共享。

2.4 資料室文獻得不到充分的利用

各分院資料室所藏文獻本來具有專業上的優勢,然而,由于觀念、人員、館舍等因素的制約,限制了讀者的利用。由于近年來高校大勢擴招,導致各學院辦公用房緊張,本來面積就不大的資料室就一小再小,致使許多有用的文獻資料就因為場地不夠而不能展現給讀者,只能堆放在角落里;同時31個資料室的服務對象也僅限于本單位的教師和學生,且開放的時間普遍比較短,這樣限制了更多讀者對資料室文獻的廣泛利用。

綜上所述,我們必須要采取相應的有效措施來改善目前存在的狀況,最大程度地實現圖書館和各院系資料室融合發展。

3實現圖書館和各院系資料室融合發展的主要措施。

(1)首先在人事上,最好的解決方案是借鑒中山大學的方法,當然這需要學校的認可和配合,各院系單位資料員由圖書館統一領導調配,資料員的編制歸入圖書館。其工資待遇、職稱評定、崗位安排等等都由圖書館直接統一管理。資料員必須聽從圖書館領導的安排,自覺地遵守圖書館的一切規章制度,認真履行崗位職責,如果有必要也可以和圖書館人員一起,在重新聘崗時,申請其它心儀能勝任的崗位。

(2)在經費上,目前我校只有使用985和211的經費購買文獻時,才需要圖書館領導審批,而其它的經費則一概不管,那么在人事改革后,希望所有用于資料室的經費都由圖書館統一管理支配。資料室如需訂購文獻,購買設備辦公用品等時,資料員應做好訂購采購計劃并交至圖書館領導審批,圖書館領導可根據具體需要有目的、有計劃地合理使用這些經費。這樣可以避免經費的重復使用及不必要的浪費,同時也使全校的館藏資源布局更為合理。

(3)在規章制度上,由圖書館做出整體規劃,制定出較為完善的規章制度體系,來對圖書館與31個資料室進行統一的協調、規劃、布局,無論是圖書館員還是資料員都要嚴格地、自覺地遵守這些規章制度,從而更好地體現圖書館與資料室的一體化融合管理。

(4)加強網絡建設,實行聯合采購、編目。在這一點上,我們最簡單有效的辦法就是盡快統一系統,逐步使31個資料室并入圖書館系統,在技術上對各資料室的使用權限和級別做一定的限定。首先,使各資料室的文獻資源情況一目了然,還可以使資料員很方便地利用系統查詢圖書館的采訪信息,對文獻出版情況進行跟蹤,做出及時調整,然后結合本院系的教學、科研需要,做出相關計劃,跟進本資料室的文獻訂購工作,并及時反饋給圖書館,圖書館在采訪文獻資料時,也應該與資料員進行溝通,聽取他們的意見,根據院系資料室反饋回的訂購書目并結合館藏需要全面統籌訂購,這樣能夠有效避免重復訂購,提高工作效率。訂購回來的文獻也由圖書館采編部嚴格按照文獻著錄標準化原則進行統一分類、編目、加工完后再分配給各個院系資料室,這樣既保證了圖書館與資料室文獻資料分類編目的統一性,又有利于建立起全校統一的聯合目錄,建立有專業特色的館藏體系。其次,在年終賬務總結上報時,各資料室也能利用系統很輕易地獲取所需要的財務數據,徹底改變以往統計數據艱難的局面,大大減輕了資料員的工作強度。

(5)建立可行的借閱制度,開展校內文獻互借、互閱,是實現校內文獻資源共享的有效途徑。在統一系統之后,隨之應統一全校的借閱制度,規定統一的借閱范圍、方式、時間和借還期限,使得讀者憑由圖書館在全校范圍內發放的統一借閱證,便可在全校31個資料室使用,結合本館的通借通還服務,還可逐步納入通借通還服務的范疇,更大程度地方便讀者,同時在讀者離校時也能在系統里很容易地檢索出該讀者賬戶的圖書情況,這樣也能減少以往資料室圖書流失的情況。我們的宗旨是竭力地使全校31個院系資料室與圖書館聯合為一個超越空間的圖書館。

和華南理工大學的情況一樣,相信絕大多數高校也期待能盡快實現本校圖書館與資料室的融合發展,當然要實現圖書館與各資料室全方位融合,充分發揮資料室的功能,需要本校領導的大力支持,同時也需要各院系單位領導的關注,支持資料室的管理,改變過去自我封閉、自我發展的觀念,與圖書館共同努力,實現圖書館與資料室的共同發展。

參考文獻

[1] 李葆.網絡環境下高校圖書館與院系資料室的聯合共建[J].圖書館論壇,2002(1):19～21.