管理信息化系統助企業月度財務報表一日內完成

鄭丹

【摘 要】 文章主要闡述南鋁如何利用管理信息化系統全面實現各類事務的自動統計與核算，自動生成財務憑證與歸集科目；如何在一個工作日內實現從關賬、統計、核算、結算、歸集、存檔憑證打印到報表編輯與匯總分析等工作的完成，以為同行提供參考。

【關鍵詞】 電算化； 月度結算； 歸集； 甩賬表

一、引言

福建省南平鋁業有限公司（簡稱“南鋁”）是國內集鋁冶煉、鑄造擠壓、鑄壓拉帶、鋁合金制品深度加工于一體的大型國有企業，員工5 136人，2011年銷售總額約74億元。2003年后南鋁的產品類型、品種急劇增加，面對“多品種、變批量、客戶化、快捷化”客戶訂單式買方市場，傳統的管理方法盲區多，效率低，信息反饋速度慢，給管理決策帶來了極大的困難，嚴重制約了企業的發展，南鋁意識到了管理信息化的重要性。

2005年前南鋁在財務電算化、銷售、生產等方面也做了信息化應用，大都是通過人工現場紙質統計，分類后再向信息系統內輸入，各系統孤立運行，統計數據不準確、不及時，無法給管理帶來科學決策依據。南鋁2006年開始與某軟件公司合作，共同研發“南鋁產業鏈全維管理信息化系統集成平臺”，2009年正式投入使用，實現了企業各項管理職能事務的管理制度、方法、標準、定額、計量等工作的一體化信息集成，實現了財務管理的全面信息化。

二、企業專業基礎管理工作信息化一體集成的實現

通常企業在信息化建設中最迫切需要解決的是“產供銷與財務”的信息化，從直觀的字面上可以理解為實現“生產、銷售、采購、財務”等四大管理職能的信息化，實際上，能夠全面體現“產供銷與財務”四大管理職能的信息化必是企業全面管理職能的體現。因為這些工作都是靠人專業分工操作設備，在技術標準指導和監控下使用各種配套能源來完成的。所以要想徹底實現“產供銷與財務管理”信息化管理，必先從企業基礎管理專業職能工作信息一體化入手，否則管理軟件只能是一個非專業化管理的僵化結構，是“結果式數據匯總”，實際業務還是大量依靠人工腦力與紙質信息方法完成。那么管理信息化工作具體實現的工作內容是什么呢？

一是建立企業各級專業化員工崗位工作信息平臺，實現員工工作內容自動集成，替代傳統人工紙質抄錄、分類、統計、分析與傳遞的信息處理方法。

二是建立企業各級專業管理職能的標準執行信息系統，替代企業各級部門人工組織資源計劃的計算與編制方法，通過管理標準執行信息系統自動判別員工日常工作的正確與錯誤。

三是按專業管理職能集成企業各項經營活動，包括人事、合同、標準、設計、設備、采購、銷售、生產、財務賬務、資金運營、預算與控制等，減少管理盲區，提高企業管理水平。

四是取消傳統人工分級紙質抄錄、分類、統計、分析與傳遞等信息處理方法，實現企業基礎工作的“資源、組織、計劃、執行、控制與協調”的智能精益化管理。

三、財務會計與資金運營管理體系開發的必要性

原來南鋁財務部門使用的電算化軟件是新中大賬務處理系統，平時工作就是根據原始憑證手工錄入記賬憑證。由于開始使用時間比較早，使用的會計科目是舊的會計科目，急需改用新的會計科目，以適應新的會計制度。另外，由于記賬憑證都是手工錄入，耗用時間比較長，取數比較繁瑣。新中大賬務處理和報表管理是獨立的系統，原始憑證數據都是通過會計手工錄入記賬憑證進入系統，這樣就會形成一個信息孤島。財務會計與資金運營的開發就是為了使整個企業管理一體化，使得企業所有部門數據無縫鏈接。

2006年以前，南鋁和所有企業一樣，完成企業月度財務結算與報表生成在10個以上的工作日，具體如下：

一是關賬統計。每月25日各生產單位在統一時間內關賬進行各種物資、能源的人工分類盤點與統計，盤點與統計人力上百人，時間3—5個工作日。

二是成本分步核算。各生產單位完成統計后，需要3—5個工作日進行物資攤銷平衡與成本核算。

三是匯總核算。財務部門根據各生產單位的成本核算結果進行總體匯總攤銷核算和集團內部物流結算，再進行對應賬務科目歸集，時間需要3—5個工作日。

四是財務報表編制與匯總分析。時間需要2個以上工作日。

存在主要問題：大小月實際物耗成本與賬務物耗成本剛好相反且財務核算分析時間過長，無法支持準確與及時決策。

四、企業財務月度結算與報表匯總分析一日完成的原理

南鋁產業鏈集群通過該集成平臺的研發，全面取消專職人工統計工作崗位，全面實現了企業各類事務的自動統計與核算，自動生成財務憑證與歸集科目，自動完成報表數據歸集、編制、匯總及分析，實現了一個工作日內從關賬、統計、核算、結算、歸集、存檔憑證打印到報表編輯與匯總分析等工作的完成（參見圖1財務成本業務流程圖）。企業得以全面管理信息化，統計工作崗位基本全面取消，所有管理數據統計實現了實時、真實、可靠，使得企業月度財務核算在自然月最后一日24時關賬，每月1日上午10點完成各生產單位的各項業務統計和成本核算，在下午3點由集團財務部門完成集團內部各單位物流流通結算，4—5點完成企業所有內外部報表，6點完成集團各個生產單位的業務報表匯總。在一個工作日內從關賬到報表匯總完成，而其他企業基本都是前月25日關賬，下月8日后才能完成報表的匯總，完成一個月度的財務核算結算基本在12天以上。

該集成平臺實現了企業經營報表數據來源于一線，或經過逐層審核，各種數據結構清晰，信息及時，準確無誤，得到充分集成與共享，企業內部管理效率大大提高。市場上傳統的企業管理軟件都是以財務賬務處理業務為中心，不利于企業實現真正意義上的管理信息化。

五、信息化系統集成平臺實施的效果

該集成平臺在技術上是先進的，它以生產計劃與控制為主線，通過信息集成，將企業各職能領域的管理聯成一個整體，使企業生產經營管理達到系統化、合理化、規范化。而計算機快速處理信息的強大功能又極大地提高了管理和進行管理決策的效率和質量，從根本上改變了企業管理的面貌。由于該集成平臺的各大基礎工作專業管理系統和財務賬務處理系統的無縫集成，使各項業務費用和基礎工作流程與內容緊密地融合在一起，系統按科目類型實現分級明細自動歸集，減少了財務資金收支上的差錯或延誤。該平臺使得南鋁集團公司每月的財務賬務處理與報表生成在月末的一天內就可全部結賬和準確完成報表，成本準確核算，為企業經營決策提供了及時、準確、可靠的依據。

六、結語

該集成平臺已在南鋁及其下屬企業全面投入運行，規范了企業各項管理職能的行為，提高了部門之間的配合和合作，實現了數據集成與資源共享，全面做到“甩圖紙、甩賬表”，使企業決策更加科學、合理，對市場變化的反應更加及時與準確，達到了提高管理效率、降低成本、提高決策水平的目標，實現精細化管理，取得了明顯的經濟效益和社會效益，具有廣闊的推廣應用前景。

【參考文獻】

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