基層社保檔案管理工作初探

楊景明

社保體系建設是構建社會主義和諧社會的一項重要內容，健全的社保體系是市場經濟發展的推進器，也是社會穩定和諧的安全網和減震器。我國社會保障工作正在向法制化、社會化、規范化、廣泛化方向發展。社保檔案管理工作，是社會保障工作的一個重要內容，也必然需要進行創新。

一、社保檔案的特點

社保檔案是指人事勞動和社會保障部門、民政部門及相關社會群團組織、企業、事業單位，在進行勞動就業管理、社會保險經辦、處理民政事業、推廣勞動者權益、扶助社會弱勢群體過程中形成的專業社保檔案，作為一項專業的管理工作，社保檔案具有以下的特點：

全民性。全民性是指社保檔案涉及我國社會各方面的人員，覆蓋社會每個角落。現在我國的養老、醫療等社保措施主要針對城市居民，伴隨著我國社會保障體制的改革，我國參與社會保障體制的人口將逐漸擴大到農村，最終目標是全社會的所有公民，每個人在辦理社會保障時都會形成社保檔案。

動態性。動態性是指社保檔案是與社會發展同步進行，隨時處在動態地變化之中。每個人在其參與社會保障后，其社保檔案也會隨著工作單位的變動而發生關系轉移，各項社會保障數據也會依據職工的實際情況而相應變化，有些社會保障保險項目，如住房公積金、醫療保險等還會經常發生支用、給付等情況，這些變化情況都要在其社保檔案中形成相應的記錄，社會保障工作的這種動態變化決定了社保檔案的動態性。

普惠性。普惠性是指社保檔案是以人為基本服務對象來建立和辦理的。個體的人是社保檔案的最基本的形成單位，在參與社會保障后，每個人都會形成相應的檔案，社保檔案是個人參與社會保障原始憑證，也是維護個人權益的重要證據。如干部的人事檔案一樣，隨著人的變化，個人社保檔案也會產生相應的變化，這些檔案記錄一直要保存到當事人亡故之后。以人為本，記錄一生，服務一生。

標準性。標準性是指社保檔案是按國家的有關法律法規與相應規范來辦理的。具體表現在：一是辦理活動的規范，即各類社會保障保險都有統一的辦理程序、繳付費標準；二是形成材料有相應的標準，即各類社會保障保險都有規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。

二、社保檔案管理工作中存在的問題

社保檔案是實現社會保障信息交流與共享的保證，是人民維護自身合法權益的重要憑據，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件，社保檔案管理應與社保體制發展相適應，并能促進社保事業的發展。但是，在目前的社保檔案管理工作中還存在許多問題，影響了社保事業的健康發展

1.部分領導干部和單位對社保檔案重視程度不夠，檔案工作人力物力財力投入不足

由于社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加之有關領導的不重視，對社保檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況，普遍存在，有些部門沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重。

2.檔案管理機制不順，社保檔案管理政出多門

社保檔案由于涉及的面比較廣泛，不同的類別社保檔案分別歸屬不同的部門管理，一個人的保險資料分別保存在不同的機構，且管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社保檔案信息。

3.社保檔案管理的相關國家標準和規范亟待健全

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。

4.設施落后，方法陳舊，管理粗放，跟不上社保制度改革的快節奏

大部分社會保險機構仍然沿用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費時費力，搞數據統計更為艱難，直接影響了工作的進展。同時，檔案裝具不統一，標識不規范。在檔案行政管理部門的協助下，各地啟動社保業務檔案管理工作的時間不一，起點不同，由于沒有統一的標準，導致檔案裝具不一致，裝具標識不規范。在工作開始初期，根據當地檔案行政管理部門的建議，部分地區在社保業務檔案管理方面基本采用文書檔案管理的通用做法，與《社會保險業務檔案管理規定(試行)》(3號令)的規定有較大的差距。

5.社保檔案人員業務培訓較少，業務素質亟待提高

社保經辦機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業人才很少，未經檔案專業培訓的兼職檔案工作者往往業務水平偏低，影響了檔案管理工作。

三、加強社保檔案管理的措施和方法

根據社保檔案的特點和社保工作的發展，改進和完善我國的社保檔案工作，將是社保工作和檔案工作的一項重要內容，筆者認為，當前社保檔案工作可以從以下幾個方面進行一些改進：

1.加強宣傳，爭取領導重視，加大投入力度

在全社加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社保檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社保檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實際問題，為建設和完善社保檔案工作創造良好氛圍和有利條件。

2.完善管理機制，健全管理體制

理順社保工作管理機制，盡可能將社保的職能工作，集中在一個職能單位完成，即實現養老、醫療、工傷、失業、生育等社會保障工作的統一管理，推行一條龍式的服務模式，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社保檔案的集中管理，充分體現社保檔案的人本性特點，實現社保檔案“記錄一生，服務一生”的管理目標。

3.加強檔案標準化建設，實現科學化管理

大力加強社保檔案的科學化、標準化、制度化、規范化建設，實行社保檔案的管理科學規范。加強對社保檔案的形成、整理、保管、利用各工作環節的研究，制定操作性強、科學統一的社保檔案管理規范，努力促進社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。

4.努力創新管理模式，創造性地開展社保檔案工作

在以人為本的指導思想下，樹立檔案為人服務的新觀念，努力開創新的管理模式。如長春市社保局建立了退休人員檔案管理中心，解決了退休人員的養老金發放、社保檔案管理問題；南寧市推出了社保檔案托管服務。這些新的服務形式的開創，進一步推動了社會保障工作社會化的進程，使社保檔案的管理不再依賴于企業，使職工不再為企業的破產和自己的退休而擔心社保檔案的管理問題，同時也給社保檔案管理帶來了新的活力。在社會保障工作社會化的大背景下，數量龐大的社保檔案管理必然會成為社會保障部門的一項重要開支，單純由政府出資來建立的社保檔案信息中心已經很困難，社保部門可以以公共產品理論為指導，積極探索新的形式，如采取政府相關部門領導，第三方出資建立的方式，建立社保檔案信息中心，實現社會檔案的保管、利用集中統一管理。

5.加強檔案管理信息化建設網絡化的建設

要推進社保業務檔案管理信息化，實現社保業務檔案管理信息化與社保經辦業務處理信息化實時對接，做到業務檔案歸檔實時化，管理電子化。通過采取自動化手段，改進社會保險業務檔案管理、服務方式，在實現社保業務檔案規范化管理和不斷提高業務檔案服務效能的同時，充分發揮業務檔案主動防范風險、保證社保經辦整體安全的職能，以實現建設統一的社會保險檔案信息化管理體系模式，不斷提高社保業務檔案管理水平。積極利用計算機網絡，社保部門可以實現所有社保繳費的網絡征收、保費的網絡支付，可以利用社保檔案信息網了解社保工作狀態，實現無紙化辦公，提高工作效率；用戶可以通過社保檔案信息中心的網站，輸入自己的社保號就可以查詢到自己的社保繳費等情況，輕松完成繳費、支付等所有的工作環節；通過網絡，可以和商業銀行的信用檔案系統、公安的戶籍檔案系統等進行信息交互，實現更大范圍的信息資源共享。因此，各地社會保障部門要重視社保檔案的信息化建設，加大投入力度，努力建設社保檔案信息網絡。

6.加強社保檔案管理隊伍建設

各地要組建專門的檔案管理隊伍，根據工作需求，配備專門的社保業務檔案管理人員，同時加強對社保檔案管理人員的業務培訓，提高管理人員的整體素質，以提升社保業務檔案的管理水平。