論檔案工作者如何建立合理的知識結構

趙玉慶

［摘要］檔案管理工作者要下功夫汲取各種知識的營養,為自己建造合理的知識結構。要有政治責任感，要懂得馬克思主義理論，知道講政治顧大局，努力學習和遵守相關的法律法規。還必須嚴于律己、忠于職守、遵守紀律、保守秘密，自覺規范自己的言行。做到政治強、業務精；檔案管理者的管理對象并不是單一的個體，這就要求檔案管理者積累大量的常識和文化知識，不斷學習文化知識、理論知識、現代科技知識，學習自己所從事的檔案工作的方針、政策、指導思想。還要具備扎實系統的檔案業務管理知識和技能；眼界開闊，不做井底之蛙，不斷拓寬視野，豐富知識為我所用。已成為當下檔案管理人員的共識。國外先進的檔案管理理論、經驗要拿過來學習，國內同行業成形的做法要吸納；一般傳統的檔案管理理論和操做知識要學習，專門檔案的管理理論和實際管理知識也要花時間去學習。

［關鍵詞］知識儲備；知識結構；積聚內功

［中圖分類號］C93 ［文獻標識碼］ B ［文章編號］ １００９ — ２２３４（２０１２）０3 — ００93 — ０2

古人云：“工欲善其事,比先利其器。”要做好一項工作,必須有相應的手段，充分的準備。檔案工作者如果沒有必要的學識準備和知識積累,要勝任這項工作,恐怕要打問號的。所以,從負責檔案管理工作開始,就要下功夫汲取各種知識的營養,為自己建造合理的知識結構。檔案管理工作是一種政治性較強的綜合性服務活動。管理人員不僅要有政治責任感,較好的理論水平,扎實嫻熟的業務基本功.還要注意加強以下幾個方面的修養。

一、思想道德修養

檔案管理人員首先要懂得馬克思主義理論。知道講政治顧大局,應努力學習和遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》 ，《中華人民共和國刑法》和 《中華人民共和國保密法》以及檔案管理的各項規章制度。自覺學習和遵守社會主義思想理論，與黨中央保持高度的一致,堅決按著黨中央的指導思想和精神進行工作,牢牢把握馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、和三個代表重要思想以及科學發展觀的主要精髓,并把這些思想武器迅速武裝到自己的頭腦。對哲學,政治經濟學,科學社會主義的理論,要能記得它的基本原理,特別是對馬克思主義哲學,更因該多下功夫,學懂弄通,并學會用它來觀察世界,分析事物,指導行動。還必須嚴于律己、忠于職守、遵守紀律、保守秘密,自覺規范自己的言行。老話講的政治強、業務精。拿來要求檔案管理工作者應該說是恰如其分的。如果政治思想上不成熟,再精的業務也與事無補。決策層在選人用人方面,理所當然地要把政治思想成熟的人選調到檔案管理崗位。這樣,就會使保證需要控制使用的一般檔案和專門檔案的內容數據和信息不被非法查閱或訪問,確保檔案管理內容不失密、不泄密,使檔案管理工作自然、有序地朝著既定的目標發展。

二、文化知識修養

學習是一個不老的主題。在當今這個無情的變革時代、競爭時代,不斷學習、終身學習已成為時代的要求,無論你學問多高,在學校專業成績多好,或者工作時間多長、經驗多么豐富,都必須堅持學習新知識、新技能,才能保持良好的競爭狀態和較強的職業適應能力,否則在不斷更新的新知識面前就可能成為“文盲”、“半文盲”、“科盲”，最終成為競爭失敗者和被淘汰者。檔案管理者的管理對象并不是單一的個體,這就要求檔案工作者積累大量的常識和文化知識。這里并非要求檔案工作者成為百科全書式的人物,只要求具備基本的知識儲備。

從學習的廣義上講就是要多讀書多看報， 學習文化知識,理論知識,現代科技知識。狹義上說就是要學習自己所從事的檔案工作方針,政策,指導思想 。如果一名專業的檔案工作者,不了解與其工作相關的法律、法規、政策,就是不稱職。檔案管理工作水平的高低,質量的優劣,完全取決于檔案工作人員的文化素質和業務素質。在加強政治思想教育的和職業道德教育的同時,還必須要求檔案管理人員樹立“業務精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業業,服務現實”的理念。加強檔案人員的自身業務建設,一方面要注重檔案人員的繼續教育,走出去,積極參加檔案業務培訓,專題講座,學習別人成型的管理經驗。另一方面要自覺學習檔案專業知識和理論。檔案工作者的工作對象是人事、醫療、會計、司法等各種檔案,所涉及的知識廣泛復雜,在工作過程中新知識,新問題自然會不斷出現,這就要求檔案工作者不斷地更新知識,拓展思路,向書本學習向實踐學習,向法律學習.這樣才能創造性的完成自己的工作,更好的服務社會。

業務技能修養

堅定的政治立場是從事檔案工作的前提,也是思想保障。而扎實系統的檔案業務管理知識則是業務工作的基礎。檔案工作者對自己的業務不熟悉，一知半解，很難想象他能盡職盡責的完成本職工作。熟話講：干啥吆喝啥，作為一名檔案工作者，首先必須將檔案整理，編撰，歸類等相關業務精通熟記，這是創造性完成工作的基礎。

我們都知道,檔案工作既是一項業務性很強的工作,又是一項管理服務性工作,這就要求從事檔案工作的專職檔案人員,既要有扎扎實實的業務功底,又要有較強的管理能力和服務意識。當今知識經濟的挑戰和網絡時代的沖擊,以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段,方式,給專職檔案工作者提出了更高的要求。為了生存立足和業務發展,專職檔案人員首先要適應新形勢,敢于向傳統觀念挑戰,,善于提出新辦法,新思路,解決新問題,?勇于打破傳統的條條框框和管理模式,在檔案業務上有所創新,有所突破。另外,專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務的各個環節步驟,而且還應該掌握各門類檔案,各種載體檔案的管理方法,在務實的基礎上促進創新。

就目前的檔案工作人員現狀而言,多數是非專業出身,學歷普遍偏低,知識結構也不盡合理,高層次的專業人才較少。向書本學習以夯實理論基礎和前沿知識,向同行學習以交流經驗相互提高,這都是當務之急。各基層檔案部門要積極支持和鼓勵檔案工作者參加業務學習和培訓,努力使專職檔案人員成為掌握科學的、先進的工作方法,一專多能的檔案工作人才不僅是工作的要求,也是時代的迫切要求。

檔案管理人員都知道,以前,檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而計算機技術在檔案管理中的運用,可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作,使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來。這種現代化科技手段和先進的操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。

隨著電腦這種高科技產品進入尋常百姓家，熟練操作它不僅成為常人的自覺,也成為檔案工作者的首選。檔案匯集著大量的指示,并記載著豐富的信息,是一種豐富的信息資源.但人工整理它時工作繁瑣,重復勞動多,勞動強度還大,而利用計算機這一現代化手段整理檔案,能起到事半功倍的效果,這就給檔案工作者提出了新的要求,迅速掌握計算機的操作技能技巧,并及時運用到檔案管理工作中來。

檔案管理的數字化,信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向.檔案工作者都了解,在過去人工立卷時,立卷人往往根據本人的理解對文件進行分類,盡管仿照的都是統一標準,但因每個人的理解能力不同,對同一個文件就會有不同的分類,這就不可避免地產生對文件的分類不準的現象,因而影響案卷質量,也給利用工作帶來諸多不便,現在利用計算機來模擬人工立卷,然后按類別將屬于條目的內容打印出來,作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物,也可按文件形成的先后順序排列打印,這樣即降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發揮了計算機的管理優勢,減少了手工操作,提高了工作效率。同時也能更好地服務于用戶。

三、拓寬視野修養

從事任何一種職業都需要有廣博的知識。作為學科,每一門都有自己專門的知識領域,有在知識運用方面的獨特的需求,要求建立符合這一需求的知識結構和知識框架。就檔案學而言,它雖然屬于社會科學,但是檔案管理的對象并不單一,與其相關的知識也很豐富,因此要求檔案工作者有必要了解或粗通其他學科的基本知識。

眼界開闊,不做井底之蛙。當今社會,信息資源起主導作用,而檔案資源作為信息資源的重要組成部分,對任何組織和個人來說,都是非常重要的資源。因此說從事檔案資源的專業工作者可以說是任重而道遠。

我們的經濟生活正處于快速發展時期,知識在不斷的更新,新的行業和新的領域不斷的形成,這些對檔案業務的管理,服務等各項工作都提出了新的要求和新的挑戰,作為檔案工作主體的專職檔案人員,如果知識貧乏,老化,單一,視野狹窄,墨守陳規,那么面對諸多新情況,新問題,就很難提出很好的解救決辦法,在檔案實際管理工作中就談不上改進和創新.一切為了用戶,為了用戶的一切也就成了空話,因此說,不斷加強學習,拓寬視野豐富知識為我所用,已成為當下檔案專業人員的共識,國外先進的檔案管理理論、經驗要拿過來學習,國內同行業成形的做法要吸納。 一般傳統的檔案管理理論和操作知識要學習,專門檔案的管理理論和實際管理知識也要花時間去學。實際上看冬季運動項目管理中心的檔案管理工作,應該屬于專門檔案管理范疇。速滑、冰球、花樣滑冰等幾大項目的檔案管理工作,單憑報告、圖表、成績冊等簡單信息反饋遠遠不夠充實豐滿,檔案工作者有必要通過隨隊參加比賽,多次現場觀摩學習,參加戰前動員會,賽后總結會等主動參與活動去進一步熟悉了解,并積極和國內外同行溝通交流,如此這般,檔案管理者視野開闊了,從實踐中來再到實踐中去,才能駕輕就熟地去管理好這些專門檔案。為領導和運動員服務，為冬季運動管理中心的整體工作服務。

“專門檔案的形成人員是專門檔案管理工作之本,他們只有充分參與,才能使自己的才能為單位的專門檔案管理帶來好處,并最終為單位的各項工作活動提供有效的專門檔案數據和信息方面的有力支持。”大家都知道,練功的人都講究“內功”,“內功”練不到家,就不能稱為“功夫人”搞檔案管理與此同理,堅持長期刻苦練“內功”這樣爆發時才有力量,有氣勢.當然,練成“內功”并不容易,不過,“莫言大道人難得,自是功夫不到頭”只要我們堅持不懈,埋頭苦干,定能成功。總之,專職檔案工作者要把學習作為生活中的第一需要.把終身教育作為一種必然的選擇,努力學習,不斷地給自己“充電”以拓寬視野,了解所涉及工作領域的現狀及發展動態,運用學科的新理論,新技術來指導和改進自己所從事的檔案工作,實現由單一專業型向復合型轉變。

〔責任編輯：馮延臣〕