淺談規范物資采購程序 控制物資采購成本的策略

楊金榜

[摘要]物資采購作為獲得生產資料的商品交易行為，已經成為企業生產經營活動的重要組成部分。物資采購在保障企業生產經營、實現企業生產經營目標、提高企業聲望、擴大企業生產經營、提高企業經濟效益等方面具有重要作用和顯著意義。本文簡要分析物資采購程序，并提出控制物資采購成本的策略。

[關鍵詞]物資采購 物資采購程序 物資采購成本

一、物資采購概述

所謂物資采購，就是企業的中有關部門根據企業的生產經營需要，進行原材料和有關物資采購的行為。

1.物資采購的地位和作用。物資采購在企業的生產經營活動中占有著非常重要的地位，不僅因為物資采購關系到企業的生產的原材料的提供，還因為其采購的質量和水平將直接影響著企業產品的質量。從企業的生產成本的控制的角度來看，物資采購也起著非常重要的作用，因為企業的原材料的采購支出占總支出的比例最大，所以物資采購還關系著成本的控制和企業的資金的流通。

2.物資采購的要求和原則。上文中我們提高了物資采購的重要性，所以有關部門要重視物資采購活動，嚴格控制物資采購的各個環節，筆者結合自己的工作經驗，認為在物資采購的過程中應該要注意堅持以下幾個方面的原則：首先，物資采購部門要將采購活動同企業的生產經營的活動結合起來，其次，物資采購部門的采購計劃的制定要建立在認真的市場調研的基礎上；再次，物資采購部門要采用先進的管理技術，提高部門的管理和工作水平。最后，物資采購部門在采購活動中還要注重自然資源的合理開發利用。

二、規范物資采購程序

1.購買決策階段。所謂購買決策階段，就是有關工作人員根據企業的生產發展的需要，對企業所要進行采購的物資的種類和總量的計劃的制定階段，下文中將從決策購買、編制采購任務書、討論如何購買、編制采購員任務實施方案幾個方面，對該問題進行分析。

（1）決策購買。所謂決策購買，就是指有關部門根據對企業的內外部環境的分析，對企業的生產發展計劃的研究，決定對企業的原材料以及相關物資進行采買。在決策的過程中，還要對此次購買的可行性進行研究和分析。

（2）編制采購任務書。在采購決策制定后，有關部門應該根據實際的采買的需求情況，制定一個合理的具體的采購的任務書，也就是要將此次購買活動中涉及到的各種材料的種類、數量、單價進行統計，并同供應商進行初步聯系。

（3）討論如何購買。在討論如何進行物資購買的階段，有關工作人員的主要的任務在于確定具體的每一次采買的批次和數量，以及各種材料的運輸途徑和渠道。

（4）編制采購任務實施方案。在上述步驟完成后，物資采購的工作人員要根據具體的供應商的情況以及此次采買的基本的任務，制定一個詳細的可行的任務實施方案，也就是說要將每一個具體的采買活動，按照根何時、何地、由何人去實施何種物資采購行為的方式列舉出來，明確分工，避免在實際購買的過程中，由于任務的分配不明導致的購買效率低下。

2.購買階段

（1）物色供應企業。物色供應企業不僅是物資采購業務工作的起點，同時也是選揮、確定供應企業的基礎。這個環節由以下三項工作構成：調查和收集信息；征求建議；編制可能的供沖企業的相關情況表。

（2）精選供應企業。精選供應企業同樣不等于供應企業的最后確定，它只是為即將開始的采購活動提供接洽對象。精選供應企業的工作，涉及的方面和問題也是十分復雜的。其中關鍵是進行供應企業選擇決策。另外，有關采購人員還要編制供應企業精選說明書，對被精選的供應企業的有關情況產以說明，為物資采購執行情況的核變提供依據。

（3）確定供應企業。確定供應企業對物資采購任務能否圓滿完成具有決定性作用。與供應企業進行物資采購方式討論、洽談具體內容、以及簽訂相關協議。

（4）協議的履行。物資采購活動的最終目的，是要獲得企業生產經營所需的物資，即要履行物資采購協議。通常情況應作好以下幾項工作：辦理運輸業務、入庫驗收、支付貨款，以及檢查合同履行情況等。

3.購后反思階段。這一階段主要包括合同履行情況的檢查、經濟效益的評價等兩項基礎性工作。企業經營管理的中心思想——不斷提高企業經濟效益。在物資采購活動結束后，還應對其進行經濟效益評價。

三、控制物資采購成本

物資采購的關鍵因素在于質量和成本，在保證物資的使用價值能夠滿足企業的需要的基礎上，如何控制物資采購的成本將是工作人員要解決的最重要的問題，也就是要盡可能的實現最低成本的合理采購。

1.把物資的價值作為衡量物資優劣的標準。評價物資的好壞，應該從功能和費用兩個方面來綜合考慮。選擇功能高，費用低的物資。降低物資的成本，且能收獲最大的價值。物資產品的選擇首先，應根據供應企業生產經營選擇產量大的主導產品、成本低而利潤高的產品、在市場競爭中處于有利地位的產品，其次，應選擇存在問題較少、提高價值的可能性較大的物資。

2.以所需物資的必要功能為首選條件。生成產品所需要的功能就是必要功能，其不需要的功能就是不必要的功能。在各種物資的供應中，大多數物資往往存在著不必要的功能，實現這些不必要的功能需要付出一定的費用，這部分費用對企業來說，都是一種浪費。因此.企業在物資購買的過程中應該盡量以物資的必要功能為首選條件。

四、結束語

物資的費用可分為生產費用和使用費用兩部分，生產費用是指為制造和銷售產品所支出的費用，對物資購買者來講，物資的價格就是生產費用。使用費用就是指用戶在使用產品過程中支出的費用，加能源消耗、維修等費用，對于物資購買者來說，不僅要考慮物資的生產費用，同時也要考慮物資的使用費用，更加追求這兩者之和——總費用最低。

參考文獻：

[1]周瑜玫.現代企業物資采購的監督與控制研究[J].中國商貿，2009，21

[2]王艷.企業物資采購活動中的會計風險控制[J].會計之友，2010，21

[3]張永文.企業物資采購效益審計初探[J].價值工程.2010，29；18

[4]潘亞玉.對物資采購過程審計的思考[J].商場現代化.2008，19