電子檔案管理及發(fā)展趨勢(shì)研究

趙玲俠

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案數(shù)量的日益增多，利用要求的日益增高，傳統(tǒng)的手工操作管理方法存在保管龐雜、查找困難、提供遲緩、管理水平低等問題。

一、電子檔案的優(yōu)勢(shì)

電子檔案，主要指機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人在從事各種活動(dòng)的過程中形成的具有保存價(jià)值的，以聲像為主，輔以文字說明的歷史資料，以及檔案人員錄入計(jì)算機(jī)的紙質(zhì)檔案的內(nèi)容。電子檔案與紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種方式，作為活動(dòng)憑證保存的記錄信息，都有參考利用價(jià)值。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有以下幾方面的優(yōu)勢(shì)。

1.占用空間小，存儲(chǔ)容量大。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要較大的空間來儲(chǔ)存，而電子檔案是數(shù)字化信息，用于記錄電子檔案的CD、硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件能容納更多的信息。

2.信息利用率高。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受時(shí)間、空間的限制，利用率較低，而電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)很容易實(shí)現(xiàn)資源共享，不受時(shí)空的限制，具有較高的利用率。

3.處理效率高。

電子檔案省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的立卷、歸檔、分類、裝訂等很多環(huán)節(jié)，提高了檔案處理的效率。

二、電子檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

隨著檔案數(shù)量和內(nèi)容的日益增多，檔案的利用率大大提高，利用者對(duì)檔案的快速準(zhǔn)確和便捷的需求日益迫切，我們要利用現(xiàn)代的科技手段，提高檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化，使檔案管理達(dá)到最優(yōu)化的效果，這必然成為未來檔案開發(fā)利用的一個(gè)主要趨勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普遍和電子文件的大量涌現(xiàn)，如何搞好檔案的現(xiàn)代化管理已顯得迫在眉睫，檔案工作必須運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)的理論方法與技術(shù)，按照一定的原則和要求對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，積極開展對(duì)各類檔案資料的收集、整理、管護(hù)提供和利用等。

電子檔案信息存儲(chǔ)密度高與計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)能力強(qiáng)，影像還原效果好，便于大量復(fù)制拷貝，節(jié)省存貯空間，利用率極大提高。因此我們應(yīng)利用現(xiàn)代的科技手段，加大對(duì)檔案資料的收藏力度，延長(zhǎng)檔案資料的壽命，利用現(xiàn)代暢通的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

三、加強(qiáng)電子檔案管理工作的有效措施

1.嚴(yán)格電子檔案管理制度、歸檔方法和移交途徑。

為了保障電子文件得到及時(shí)歸檔與有效利用，建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，加強(qiáng)對(duì)參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求至關(guān)重要。一要加強(qiáng)教育，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，形成忠于職守的品質(zhì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神、一絲不茍的工作作風(fēng)、精益求精的技術(shù)水平。二要嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，做到有章可循、有規(guī)可依。三要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性。

2.明確電子檔案制作職責(zé)，建立電子檔案管理的記錄系統(tǒng)。

電子檔案的制作人員應(yīng)對(duì)其制作的電子檔案的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員各負(fù)其責(zé)，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時(shí)可允許用只讀式的方式調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。紙質(zhì)檔案一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)再發(fā)生變化，大家可從這些信息上確認(rèn)其原始性。電子檔案形成后因載體、格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)其內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，就很難確認(rèn)它的原始性。因此，必須建立嚴(yán)格的記錄制度，記錄電子檔案的制作、收集、管理和使用情況。

3.建立檔案形成、管理和儲(chǔ)存三方一體化協(xié)作的電子文件管理運(yùn)行模式。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。應(yīng)當(dāng)采取電子檔案形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三方一體化的電子文件管理運(yùn)行模式，檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則，又是設(shè)計(jì)與維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的組織者與實(shí)施者。這種一體化協(xié)作的電子文件管理運(yùn)行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質(zhì)量。

4.采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。

隨著電子文件的廣泛使用，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，如加密技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證及防泄措施等，防止其他人員登錄檔案管理系統(tǒng)，修改、刪除電子檔案，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、可靠性；也可以采用病毒防火墻技術(shù)，防止計(jì)算機(jī)病毒和“黑客”的破壞和攻擊。同時(shí)做好信息的備份工作，有效地保護(hù)電子檔案信息的可靠性和完整性。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中的地位和作用已越來越明顯，檔案管理信息化勢(shì)在必行，必須利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好檔案管理工作，更好地服務(wù)社會(huì)。

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