項目管理中的成本控制

許偉

公關行業的項目管理，就是項目的負責人帶領團隊，在一定的資源約束下，運用專業的策略、方法和工具，對項目涉及的全部工作進行有效的管理。對全過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和評估，以實現項目的目標。

項目管理包含6個主要的流程，即：提案、啟動、計劃、控管、執行、結案等。管理的要素包括：時間管理、成本管理、質量管理、人員管理、危機管理、流程管理5個主要方面。

本文主要介紹公關項目中的成本管理。在公關項目中，為客戶節約成本，最大限度地達成客戶滿意，為公司控制成本最大可能地實現利潤，嚴謹而有效的成本管理在實際操作中具有非常現實的意義。對于中小規模的公關公司其重要性更是不言而喻。因相較于大型公關公司，其客戶數量和客戶項目預算都要少很多，既要開源，更要節流。

總體看來成本控制可以從以下5個方面進行：

準確把握客戶滿意度：

項目達到的結果如若能超過客戶的心理期待，在能贏得客戶信任的同時，也降低了成本。目前由于客戶的專業水平相差很大，導致客戶對項目的結果預期也很不同。我們需要根據客戶的期望值設定可執行的最佳效果。事實上我們不用超出期望值太多，如果一個客戶想用5萬元做個發布會，你就不要推薦50萬的效果給他。不是最好，而是更好。

優化流程，提高工作效率：

1、統籌安排流程，讓每一筆支出實現最大的回報，公司承接過很多頒獎典禮，而禮儀的使用是最常見的，在使用數量的確定上，通過優化流程，巧妙設計頒獎環節，降低對禮儀的需求數量，即可實現成本節約。

2、項目執行中發生返工、補救是比較常見的情況，在前期項目規劃時，盡量細致入微，仔細籌劃每個微小環節的設置，盡最大可能提高每個環節效率，降低犯錯誤的可能性。

3、進行項目內容設計時，根據客戶的特點進行可再生的資源規劃，比如做A0C冠捷的新聞發布會時，我們根據客戶的情況，將現場展示柜設計成可以拆卸，可重復利用，活動結束后，客戶將展示柜分發給渠道做店內展示使用，節省了費用，同時會場的展示也有效地延伸至售點，達成后續的貼近傳播。

供應商管理：

1、實行供應商庫管理，既可以保證服務質量，也利于控制成本。將供應商分類管理一可根據供應商的水平，價格，分為幾檔，針對不同客戶，不同要求選擇供應商，所謂量體裁衣在公關行業更是一條通則。不能用價格相對較高的供應商服務預算和要求相對較低的企業，這樣的客戶無法接受昂貴的價格，但可以接受質量低些的材質、服務。

2、以誠合作，建立長期合作關系，實現成本節約；選擇供應商維持長期良好的合作關系，甚至簽訂長期合作協議，可以拿到供應商更低的價格，供應商也會基于長期合作，在預算緊張的項目中，比較容易溝通，降低利潤配合工作。

3、在風險可控的范圍內，選擇部分外包，可降低外包的成本。大型項目中，經常遇到既要保證質量，又要控制成本的情況，可以選擇多個供應商合作完成，比如我公司承辦《21世紀經濟報道》的會議周時，既要保證很好的質量，也要控制成本。那么我們選擇高端供應商完成核心部分搭建，而外圍搭建由價格相對實惠的供應商完成，因為要求高的部分，不是每個供應商都能做好，而有些簡單工作是哪個檔次的供應商都能較好完成，這樣既保證了搭建的質量又降低了成本。

4、境外項目成本控制。在境外進行的項目和國內項目執行起來有很大的不同，缺少經驗的公司要么不敢接，要么接下搞得自己手忙腳亂，焦頭爛額。境外活動的成本除了國內經常產生的成本外，還有許多因地域，制度造成的額外費用，這些需要預算中得以體現，避免成本失控。境外對當地勞工保護很嚴格，國內的工人即使過去，往往也是不能工作，否則就會違反當地法規，影響項目的整體運行。得不償失，變節為費。

因此選擇供應商格外重要，如在澳門做活動，最好使用當地公司，而某些項目的實施也因為考慮境外的執行能力做適當的調整，和當地簽訂合同時，要注意當地的工時、習慣等，例如港澳地區的員工工作時間都是按照8小時計算，一般情況下不加班，或加班費昂貴，這都會很大的影響項目成本。所謂細節決定成敗，在成本控制上亦如此。

5、供應商底價的評估。在和供應商討價還價的過程中，一般供應商會利用行業的不透明性虛報成本，爭取更大的利潤。這就需要公關公司對供應商的工作流程，人員成本有基本的了解，在此基礎上談價格，會爭取最大的利益。多一分了解你的合作方，就更多地保障合理而相對低廉的價格，同時在議價談判中獲取更多的主動。

人員管理：

1、用最合適的人做合適的事。團隊里每個成員都有自己的優勢（經驗、性格、資源、能力等），根據每個人的優勢安排工作任務和內容，比如讓有展覽展示經驗的人負責搭建，讓英語好的同事負責溝通、翻譯。讓較為細心的人負責物料管理等。這要求團隊的負責人能很好的判斷每個人的優勢和工作對人的素質需求。

2、用最少的人做最多的事。做項目的時候我們經常會遇到覺得人手不夠用的情況，但是實際又經常發現很多人工作不夠滿額，造成人員浪費。這就要求團隊的負責人能把分工做細，保證團隊成員分工合理，在不同工作中切換，更容易統籌自己時間。

3、用別人（供應商）的人做我們的事。在投入人員一定的情況下，抓大放小，安排工作內容，適當讓供應商分擔部分工作，也可以節省人力。

4、巧妙使用臨時人員。臨時工作人員的使用在業內已經很普遍，但中短期臨時工作人員使用還不多。在大型項目中，臨時大量招聘正式員工會大幅增加成本，而且項目執行后，又要面對如何安排閑置人員工作的問題。充分利用中短期工作人員降低成本。比如項目周期3個月，如果使用2—3個臨時人員工作3個月，無疑節省大量成本。筆者本人就曾經率領3個臨時人員，完成intel的覆蓋全國28個城市的core—training項目。

時間管理：

1、避免項目時間過于拖沓，合理安排項目人員的參與時間。越是大型項目從啟動到執行的時間越長，而人員的時間安排多少決定項目的成本，一般盡量把項目的時間控制在合理的時間段內，大型項目3—6個月的準備時間基本能滿足要求，前期人員安排過多，會無所事事，安排太少，介入進來時對項目了解程度又不夠，我們可以使用將每人工作時間分割，參與不同項目，達到都跟進，不影響正常進展。

我們遇到過一個團隊在3天內執行3個項目的經歷，其中一個項目還是為期5天的高強度。我們在同一個團隊中，3個人分別負責3個項目，而其他人在每個項目中分別擔任不同的角色。當然大家會辛苦些，不過使一個團隊完成3個項目成為可能，那種成就感也是不言而喻的。

2、前期規劃合理，避免扎堆。一般項目的執行時間的設定，公關公司是有機會參與意見的，公司內部溝通，將所有項目在不影響客戶利益的前提下，盡量錯開，既避免同時人員不夠用，又可提高效率，降低成本。