淺析高校院（系）行政秘書的角色定位及素質要求

摘要：行政秘書是院（系）行政工作的主要承擔者，既是領導的助手和參謀，也是辦公室的協調和督查人員，同時還是院系師生的服務員。合理的角色定位是做好行政秘書工作的關鍵，過硬的業務素質是做好行政秘書工作的保障。為積極適應學校發展的需要，更好地服務院系行政管理層與廣大師生員工，高校行政秘書必須把握好自己的角色定位，不斷提高自身的專業能力及業務素質。

關鍵詞：高校；行政秘書；角色定位；素質要求

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）12-0026-02

高校院（系）行政秘書既是校級職能部門與院系之間的橋梁，又是聯系院領導和廣大師生的樞紐，該職務在學院的發展建設中起著重要的作用。行政秘書在保證學院日常工作的正常運轉、部門內部及部門之間的工作協調合作、學院整體合力的發揮中起著不可或缺的作用。隨著高校管理不斷走向成熟，對行政秘書的工作提出了更高的要求。行政秘書必須在充分了解自己角色定位的基礎之上，不斷提高自身修養以達到相關的素質要求，才能服務好教學和科研，服務好教師與學生，實現自己的崗位價值。

一、高校院（系）行政秘書的角色定位

高校行政秘書是高校日常行政事務的主要承擔者，在院（系）所扮演的角色既是領導的參謀，又是領導的助手，更是領導和教職工的橋梁和紐帶。本文從服務性、創造性、時效性和機密性這四個方面來闡述行政秘書的角色定位。

1.服務性。行政秘書是秘書職業的一個分支，因此，服務性是行政秘書工作的主旋律，作為行政秘書，首先必須明確該崗位的服務性地位，培養為領導服務、為教師服務、為學生服務的意識，才能用心服務大家，最終體現這一職業的特殊魅力，讓人覺得這一工作的偉大、神圣與受人尊敬。

2.創造性。創造是時代的要求，也是工作可持續發展的要求。在傳統的觀念中，秘書工作是領導思想的體現與補充，這點當然是不容置疑的，但為此并不能忽略秘書工作的主動性、開拓性、創造性。隨著辦公自動化的日益普及，秘書工作的智商性服務將成為秘書職業的主要內涵。所以在做好本職工作的基礎上要不斷探索管理的新途徑、新方法、新手段，促進管理工作的信息化、現代化；在工作中要以新視覺來觀察問題，以新理念來思考問題，以新方法來處理問題，只有這樣行動才會有新舉措，管理才會有新效果。

3.時效性。秘書工作像新聞工作一樣要追求時效性。所謂秘書工作的時效性指事件發生（獲取信息）與處理（下傳信息）之間的時間差。時間差越短，則時效性越強。

4.機密性。秘書工作是領導旨意的具體實施，也直接接觸一些機要文件，所以知道秘密的時間最早，掌握的秘密最多。因此，秘書必須要有保密意識，在任何時候、任何情況下都不能掉以輕心，做到不該問的不問，不該看的不看，不該聽的不聽，不該記的不記，不該說的不說。嚴格按照制度和保密守則辦事，以免帶來一些可預料的后果。

二、高校行政秘書的素質要求

高校行政秘書要想提高自己的工作能力，適應行政秘書角色要求，必須不斷提高自身的素質修養。高校管理具有學術性特點，這就要求高校行政秘書除具備秘書專業的相關知識之外，還需要了解該院系的專業知識，才能更好地在管理層和教師之間進行良性溝通。

1.思想政治素質。政治思想素質是行政工作的宗旨，過硬的政治思想素質是能出色完成各項工作最基本的要求。第一，行政工作需要政治的方向性明確，在按照學校各項規章制度辦事的同時，也一定要貫徹黨的路線、方針和政策。高等學校的行政秘書思想政治立場必須堅定，懂得國家有關政策、熟悉學校的工作方針和政策，認真學習領悟相關領導的講話精神。第二，學校行政秘書要具備高尚的思想水平以及精神風貌，事業心和責任心是必不可少的。同時要不斷地在工作中充實自己，完善自己，形成良好的職業道德規范：作風嚴謹、樂于奉獻、恪守職責、愛崗敬業、提升自身的業務能力和工作效率、熱心為廣大師生服務、為人謙虛、平等待人。

2.文化和心理素養。要做一個合格的高校行政秘書，科學文化以及專業知識素質是必備的條件。只有具備了真才實學，才能適應不斷變化的工作和社會需求。行政秘書是高校院系的辦公人員，在掌握與辦公室相關的管理知識的同時也要具備一定的與辦公室工作相聯系的知識，更要注重在管理知識方面的積累，特別是針對與高校相關的教學、科研和行政方面管理知識和心理知識的積累。作為行政秘書要積極學習，豐富網絡和信息知識，提升計算機辦公和運用網絡知識的能力，這樣才能使行政秘書的工作功效卓著。高校學院的辦公室工作對應面廣泛，事務繁雜，臨時性和突發性的事情經常發生，多種矛盾容易轉移到行政秘書的身上，行政秘書會承擔很大的心理壓力。所以，高校行政秘書只有具備健康良好的心理素質才能輕松應對紛繁復雜的人際關系和繁雜瑣碎的各項工作。第一，要意識到行政秘書工作不是簡單的重復性工作，不是熟練就可以做好的，作為秘書，要樹立信心和積極的心態，這樣才能有工作的勇氣、激發潛能和毅力，形成恰當的自我意識和正確的價值判斷。第二，要養成對人、對事、對物的平常心態，在工作中保持熱情真誠的心態。最后，行政秘書要具有堅定的意志，對待工作中的困難要堅定、堅強，遇事沉著冷靜有耐心。

3.業務技能素質。文化知識決定著工作的能力，能力技術是文化知識在實際應用中的具體體現。行政秘書要具備將自身文化修養轉化為實際工作中的能力的素質。主要包含以下幾方面的能力：語言表述能力，協調合作能力，組織管理技能和辦公室業務技能。①語言表述能力。為院系的領導起草各類文書和通知以及與人交流在行政秘書工作中占有很大一部分的比例。語言表述要做到清晰明了、言簡意賅、貼切自然。同時具備一定的外語交流和溝通能力，更會令行政秘書的工作得心應手。②協調合作能力。行政秘書工作接觸到的部門廣泛，與各方面溝通和合作是工作中不可或缺的。院系內部，要協調與領導和廣大師生員工的關系，并要與其他辦公室成員合作完成部分工作；要協調和上級職能部門、其他院校、合作單位等的關系。行政秘書要熟知社交禮儀，這樣才能在協調和合作過程中，營造出和睦融洽的工作氛圍。③組織管理能力。行政秘書要能夠獨立地完成自己所分管的一個方面的工作。秘書工作人員要肩負責任，能妥善處理職責范圍內的工作和任務，遇到緊急情況和突發事件，能沉著應對并及時尋求出解決問題的方法。行政秘書要培養創新思維，不斷發現實際工作中的新問題，用創新思維提供解決問題的方案。

高校院（系）行政秘書的主要工作是：協助領導處理政務和日常事務，為領導決策提供參考。行政秘書既是領導的參謀，又是領導的助手，更是領導和教職工的橋梁和紐帶。合理的角色定位是做好行政秘書工作的關鍵，過硬的業務素質是做好行政秘書工作的保障。高校行政秘書必須把握好自己的角色定位，不斷提高自身業務素質，才能適應校發展的需要，更好地為廣大師生員工提供服務。

參考文獻：

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作者簡介：楊春艷（1982-），北京航空航天大學材料科學與工程學院行政秘書，研究實習員。