高職院校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析

武建新

摘要： 高職院校檔案管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理的水平，本文對高職院校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀進行分析，為高職院校檔案的建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞： 高職院校檔案管理人員素質(zhì)提高對策

自國家啟動示范性高職院校建設(shè)計劃以來，示范建設(shè)院校在高技能人才培養(yǎng)、工學(xué)結(jié)合人才培養(yǎng)模式改革等方面取得了明顯成效，提高了高職教育的社會影響力，但是示范院校驗收工作的展開，尤其是2008年教育部27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布實施，不僅給高職院校檔案工作帶來了前所未有的變化和挑戰(zhàn)，而且給高職院校檔案管理人員在素質(zhì)上提出了新的、更高的要求。

1.高職院校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀

1.1高職院校檔案工作人員數(shù)量、學(xué)歷水平及性別比例失調(diào)。

隨著高職院校對檔案工作重視程度的不斷增強，檔案管理工作的隊伍也不斷壯大，但是高職院校檔案工作人員還存在人員數(shù)量不足，學(xué)歷水平較低，性別比例不協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。從教育部對72所教育部直屬高校的調(diào)查中可見一斑：高校檔案館（室）專職人員750人，兼職人員379人，專職人員數(shù)量不足，兼職人員數(shù)量過大;在專職人員中，檔案專業(yè)畢業(yè)的為459人，其中，博士研究生2人，碩士研究生22人，本科79人，大專48人，中專8人，受過檔案專業(yè)在職培訓(xùn)教育的300人。由此可見，高校檔案館（室）工作人員的學(xué)歷水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于專任教師的學(xué)歷水平，文化程度整體還是處于偏低的情況。同時，在這72所高校的專職檔案工作人員中，女性所占比例高達70.80%。這些失衡現(xiàn)象對于高等學(xué)校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展都會造成一定的影響。高職院校目前檔案管理人員與教育部直屬高校還是存在較大差距的。

1.2高職院校檔案管理人員政治素質(zhì)低，法律意識不強。

高職院校的檔案管理工作具有很強的政策性，因此對檔案管理人員要有較強的法律意識，必須按照國家的有關(guān)法律規(guī)定進行科學(xué)、規(guī)范管理。但是目前高職院校的檔案人員理論水平普遍不高，思想政治覺悟和辨別是非的能力還有待提高，行動上得過且過，責(zé)任心不強，影響了檔案工作的順利開展。還有部分檔案管理人員檔案意識和法制觀念淡薄，依法治檔、依法辦事的自覺性不強，沒有把依法治檔工作落到實處，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.3檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，人員流動性大。

目前高校檔案管理人員中兼職的多，專職的少，流動性大。尤其在部分高職院校檔案員都是兼職的，沒有專職的檔案管理人員，他們身兼多職，工作頻繁調(diào)動，奉獻精神和敬業(yè)精神不強，認(rèn)為檔案工作并非自己的主要工作，建檔意識不強，極大地影響了檔案資料的收集、整理、歸檔。而檔案工作的性質(zhì)、特點要求檔案管理人員隊伍必須具有一定的穩(wěn)定性和連續(xù)性。

1.4業(yè)務(wù)素質(zhì)低，缺乏創(chuàng)新和服務(wù)精神。

受人員編制、經(jīng)費等多方面限制，目前高職院校一般都安排秘書、內(nèi)勤人員擔(dān)任兼職檔案員，他們多數(shù)身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)較低。真正能在業(yè)務(wù)上熟悉，特別是能熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作的人才更是少之又少。部分檔案管理人員因工作受到領(lǐng)導(dǎo)忽視而處于邊緣化的境地，因此在工作上因循守舊、滿足現(xiàn)狀、不思進取、管理手段落后、服務(wù)效率低下。更有部分檔案管理人員對檔案工作缺乏熱情，沒有創(chuàng)新進取精神。這些都不利于高職院校檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

2.提高高校檔案管理人員工作素質(zhì)對策

我國高職教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，對檔案的管理工作提出了新的更高的要求，要在新形勢下提高高職院校檔案管理工作素質(zhì)，就應(yīng)從以下幾個方面來加強檔案管理工作。

2.1加強制度建設(shè)，完善檔案管理人員制度建設(shè)。

沒有規(guī)矩，不成方圓。檔案管理工作也一樣，沒有完善的管理制度，就會導(dǎo)致檔案管理工作始亂終棄。要順利開展檔案管理工作，首先，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。如建立檔案管理員工作職責(zé)、檔案室管理規(guī)定、檔案調(diào)閱審批規(guī)定、檔案保密規(guī)定、檔案室安全保衛(wèi)制度、衛(wèi)生制度、檔案管理員目標(biāo)考核辦法等。其次，有關(guān)職責(zé)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)還要定期檢查各項制度的執(zhí)行情況，賞罰分明，目標(biāo)考核的指標(biāo)量化，并直接與年終考核掛鉤。

2.2加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。

首先，應(yīng)明確檔案管理的職能部門，并由一位部門領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，并且要配備一定數(shù)量的專職、兼職檔案管理員，學(xué)校規(guī)模較大的，可以設(shè)人事、教學(xué)、基建、校產(chǎn)設(shè)備和綜合檔案管理員。

其次，要對檔案管理員提出明確的要求，因為檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。應(yīng)做到熱愛本職工作，忠于職守，既有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度，又有耐得住寂寞、樂于奉獻的工作精神；既有扎實的檔案管理的理論知識和檔案管理的基本技能，不斷創(chuàng)新的意識，又全面掌握辦公自動化技術(shù)，能夠?qū)F(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)熟練運用于高校檔案管理工作中。

2.3加大資金投入，提高檔案管理人員的積極性。

高職院校檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他處室的建設(shè)，高職院校在編制年度預(yù)算時，要列出專項經(jīng)費保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，如計算機、掃描儀、數(shù)碼攝像機、專用錄入設(shè)備、打印機等設(shè)備，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時加強培訓(xùn)的資金投入，提高檔案管理人員的積極性。

3.結(jié)語

總之，高職院校的檔案工作人員不僅要具備過硬的思想政治素質(zhì)和良好職業(yè)道德素質(zhì)，而且要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，良好的服務(wù)意識，以及較強的溝通能力。在熟悉館藏資源、精通檔案工作各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的同時，還要具備一定的信息挖掘、分析材料及編研能力。特別是要學(xué)習(xí)掌握計算機等信息技術(shù)，對電子環(huán)境下產(chǎn)生的信息進行搜集、加工、整理，逐步提高檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。