淺談國土資源檔案信息化建設

劉英偉

檔案信息化建設是指將紙質等載體的檔案實體物質轉換為計算機能夠識別、存貯和傳遞的數字化信息流，并與電子形態的檔案信息一起經過轉換處理，最終建設檔案數據庫的過程。檔案信息化建設包括數字化和網絡化兩部分，其中數字化是網絡化的基礎和原動力，而網絡化是數字化建設的輔助工具和加速器。

一、實現檔案信息化的對策

1．轉變觀念，做到超前管理

長期以來、我們對國土資源檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開闊，工作不能創新。對于各類業務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有將檔案工作滲透到各個環節之中，導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。為此，要加大投入力度，建立檔案信息化管理平臺，進行檔案數字化管理，把紙質檔案轉化成電子檔案。不僅保護了檔案原件，尤其是對一些油印的檔案數據進行了搶救，保證了原文的完整性。同時，通過網絡授權，不用再費人力、物力進庫房查找檔案，直接可以在網絡上實現檔案的借閱利用，既省時又省力，提高了檔案的利用效率。

2．抓完整統一，做到規范管理

加強對國土資源檔案工作的集中統一管理，是國土資源檔案齊全、完整、規范的重要保證。通過不斷完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明、層層把關。保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。

3.抓業務培訓，做到科學管理

當前檔案管理工作日趨復雜，對國土資源檔案工作人員的素質提出了更高的要求。為達到國土資源檔案整理規范化的要求，專、兼職檔案管理人員都應該進行正規的崗前培訓，了解國土資源檔案工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案，今后需歸檔、并規定出具體的歸檔范圍。

4．抓開發利用，做到創新管理

做好國土資源檔案資料的收集、歸檔工作，更好地開發利用檔案信息，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。要通過實施計算機管理，將國土資源檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業務提供依據，促使國土資源檔案管理更上新臺階。

5．抓拓寬渠道，做到全程管理

從實際情況看、國土資源檔案是比較復雜的。從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經歷時間長，稍有疏忽就可能遺漏。聲像材料類形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證國土資源檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員應將需要存檔的文件建立檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，對所有檔案資料的內容、數量做到心中有數。

二、實現檔案信息化的益處良多

檔案信息化能夠保護檔案原件、方便相關人員檔案利用、提高工作效率、減輕檔案部門工作壓力等多方面的效益。

1．保護檔案原件

目前，由于電子資料在法律的有效性上還未得到認同，并且由于多年來形成的工作習慣以及思想觀念上的問題，紙質檔案還不能完全的從現實的環境中消除，真正意義上的無紙辦公還不能夠實現。但是，由于檔案要求保存永久，在保存的過程中，會經常被查詢和利用，這樣會導致紙質檔案原件的磨損和老化，在利用時，由于保護不善，可能導致檔案的損壞。

信息化的檔案充分利用先進計算機技術，以磁盤和光盤為存儲介質，一般的查詢利用可以使用電子文件，因而能夠有效的保護檔案原件。

2．方便利用

信息化后的檔案能夠充分利用計算機網絡技術，把各個與檔案工作相關的人員組織成一個完整、交流暢通的整體，通過授權能夠在各個信息點上，利用計算機實現檢索，并且能夠實現多人同時對一份文件或者一人同時對多份文件的檢索，加強檔案的檢索和利用能力。

3．減輕檔案部門工作壓力

檔案部門工作任務繁重，每年要花大量的時間用于檔案的整理、編目、利用，在實現計算機信息化后，檔案人員能夠從煩瑣的工作中解放出來，做一些基礎性的研究和檔案編研工作，能夠更有效的發揮檔案的價值和檔案部門工作的價值。

4．提高工作效率和檔案部門在單位中的地位

檔案管理系統能夠實現借閱自動統計、年報自動統計、自動組卷、案卷調整等各種功能，提高檔案人員的工作效率。

5．提高調閱速度

由于對各類檔案資料的查找提供了索引機制，使調閱各類檔案的時間大大加快，相對于手工調閱更加快捷和方便。同時還可以滿足多個用戶同時調閱同一份檔案資料。