淺析高校檔案信息化管理

劉憬遐

信息化作為人類社會發(fā)展的第三次浪潮，對高校檔案事業(yè)進(jìn)行著前所未有的沖擊，檔案管理的內(nèi)容、手段較以往發(fā)生了重大變化。人類知識結(jié)構(gòu)中思維慣性、傳統(tǒng)觀念的束縛和約束，使得高校檔案管理出現(xiàn)技術(shù)落后、人才短缺的現(xiàn)象，與之相配套的管理規(guī)范缺失，法律保障不完善，使得高校檔案管理在信息化的大潮中缺乏抵擋風(fēng)浪的準(zhǔn)備和信心，為此，加強(qiáng)高校檔案管理信息化的研究與實(shí)踐探索是必要的選擇，全面實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化成為新時代、新時期的當(dāng)務(wù)之急。

一、高校檔案信息化管理中存在的問題

第一，檔案管理部門基本配備電腦，但是檔案信息錄入多不完整，未能真正做到有效應(yīng)用，多數(shù)沒有聯(lián)入因特網(wǎng)或校園網(wǎng)，可以說檔案信息化管理的普及程度不夠，管理還十分滯后。

第二，檔案管理人員對于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的熟悉程度不高，對于辦公管理軟件的運(yùn)用還欠熟練，多停留在日常文檔的處理層次。檔案管理辦公系統(tǒng)軟件的學(xué)習(xí)和應(yīng)用還未普及。

第三，部分學(xué)校檔案管理部門尚未使用信息化管理軟件，使用管理軟件的學(xué)校也多按照本校實(shí)際需要編制，具有實(shí)用性強(qiáng)的特點(diǎn)，但是自編的檔案管理軟件與教學(xué)管理、學(xué)生管理系統(tǒng)軟件兼容性不強(qiáng)，存在各自為政的現(xiàn)象，使校內(nèi)資源無法有效共享。因此我們不難看出，高校檔案管理信息化在理念、規(guī)模、層次以及受重視程度等方面參差不齊。

第四，高校檔案信息化的管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，多數(shù)學(xué)校建立的是二級管理數(shù)據(jù)庫，綜合檔案室建立的是案卷級目錄數(shù)據(jù)庫，而系部教學(xué)檔案管理建立的是文件級目錄數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)格式不盡相同，彼此缺乏聯(lián)系，各自只能完成單一的工作，數(shù)據(jù)不能兼容。造成軟件開發(fā)的巨大浪費(fèi)，也增加了檔案管理人員的工作量，信息技術(shù)的優(yōu)勢無從體現(xiàn)，資源有效利用成為空話。

第五，高校檔案管理方式封閉，管理理念落后，管理方式面向的是管理而非服務(wù)，檔案的利用僅停留在學(xué)校內(nèi)部，社會機(jī)構(gòu)及其他高校還不能有效的利用檔案資源。技術(shù)上分級的數(shù)據(jù)庫管理模式，沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，不能與外網(wǎng)有效聯(lián)結(jié)，造成了信息資源不能共享這一客觀事實(shí)的廣泛存在。

二、制約高校檔案信息化管理的因素

高校檔案管理信息化建設(shè)滯后，檔案資源利用率低，究其深層次原因，主要是檔案管理部門和管理者的思想觀念還未跟上信息時代的發(fā)展步伐。信息觀念不強(qiáng)、服務(wù)意識淡漠、管理技術(shù)落后、管理手段單一、規(guī)范化程度不高，主要受以下幾方面因素影響：

1.思想觀念因素

一方面是指部分學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)在思想上不重視檔案管理工作，主觀上認(rèn)定檔案管理由各部門兼任完成即可，臨時工作人員足可勝任，對于檔案管理專業(yè)認(rèn)識不足；另一方面是檔案管理工作者本身思想意識落后，檔案管理工作只停留在坐等接收、完善保管、提供憑據(jù)的層次，對于檔案信息開發(fā)、優(yōu)化、提高利用率缺乏積極主動性。可見，領(lǐng)導(dǎo)的不重視，工作者的思想陳舊阻撓了高校檔案管理信息化的深入開展。

2.檔案管理模式因素

目前，高校檔案管理模式仍然以傳統(tǒng)的封閉式管理為主，隨著信息化的發(fā)展，這種管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)人們對于信息資源的利用需求。社會迫切要求高校轉(zhuǎn)變這種管理模式，建立開放式的管理模式，這是激發(fā)檔案管理信息化生機(jī)活力的關(guān)鍵。

3.技術(shù)因素

目前，管理人員的技術(shù)水平不高，使得檔案信息的輸入、存儲、開發(fā)、利用停留在手工階段，導(dǎo)致了檔案信息資源利用率低，這就要求盡快引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，應(yīng)用到檔案管理工作中去。

4.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理因素

高校檔案管理受歷史、社會因素的制約，使得檔案資料的收集、整理、立卷質(zhì)量不高，欠缺標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理。信息化的管理要求電子文件、磁盤和光盤等新型信息載體的廣泛利用，這就要求高校在檔案管理技術(shù)、管理程序上要與信息技術(shù)的特點(diǎn)相符合，檔案收集、整理、編研要體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的特點(diǎn)。

5.管理人員因素

高校檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵因素在于人，管理人員的知識層次、技術(shù)水平的高低直接影響檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)程度，高校檔案管理部門與其他部門相比較，缺乏高層次專業(yè)人才，兼職多，專職少，半路出家現(xiàn)象嚴(yán)重，信息化手段利用能力較低，數(shù)據(jù)管理方面存在一定差距。

6.經(jīng)濟(jì)因素

經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)備有待改善是制約高校檔案管理信息化的重要因素，檔案管理辦公條件、辦公環(huán)境、辦公設(shè)備的陳舊使得信息化管理開展的動力不足，管理軟件更新費(fèi)用保障的不足也會制約信息化管理的發(fā)展。

三、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化管理對策

為了適應(yīng)新時期高校改革發(fā)展的需要，檔案管理部門要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，可以從以下幾方面入手：

1.轉(zhuǎn)觀念，重宣傳，贏支持

檔案管理的信息化既需要現(xiàn)代化的信息技術(shù)作為硬件支持，更需要檔案管理部門和管理者樹立現(xiàn)代的管理理念作為軟件支持。在堅(jiān)持優(yōu)良的傳統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)的同時，要敢于引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理思想，使檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)完美契合。

2.重規(guī)范，建標(biāo)準(zhǔn)，促完善

高校檔案管理思想、手段、辦法等存在諸多問題，制約了檔案信息化的發(fā)展，為此，檔案管理部門必須加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。加大管理性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性這三個方面的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的建立、應(yīng)用及管理。

3.增投入，強(qiáng)軟硬，保順暢

高校檔案信息化離不開軟硬件設(shè)施的建設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)信息化管理的前提，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理要符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，適用于政府、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及各級各類檔案館，對于市場上檔案管理軟件的名目繁多、水平良莠不齊的現(xiàn)實(shí)情況，高校檔案管理軟件選擇要以規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化為基點(diǎn)，保證檔案管理軟件的適用性，使得檔案管理工作順暢開展。