玩死你不償命的郵件陷阱

梁文滋

郵件也是戰(zhàn)場。在這個暗藏洶涌的信息堆里，總有那么幾款不定時炸彈，你不解決它，它就干掉你。

1.“抄送”，只能用“藝術(shù)”來形容

不了解“抄送”可能制造的困境，就等于長年“頂雷”作業(yè)。關(guān)于“抄送”的種種門道與禁忌，簡直可以再鑄就一版杜拉拉：該抄送時不抄送，雖然有了成果可獨享，捅了簍子可沒人幫你擔；不該抄送時雞毛蒜皮全抄送，老板對你效率和判斷力質(zhì)疑之余，還惱你連“跟外人裝傻打哈哈的權(quán)利都給我剝奪了”；抄送上司和老板，搞不清楚“收件人”和“抄送人”誰是誰，說不定啥時候就成了辦公室政治的炮灰。“抄送”和“密送”是雷還是“令箭”，就看你怎么用。

2.標點符號可都是表情

分清楚什么時候在郵件里加表情符號——有時候：)能挽救可能造成的誤解，但有時候How R U的縮寫都是大忌。不是只有拼寫錯誤才讓對方抓狂——一長段沒有標點就像打了雞血；感嘆號太多顯得naive；大寫字母亂用讓對方覺得你在大發(fā)脾氣或者憋一肚子火。記住，郵件常常無法完整表達善意或幽默，但會無限放大你的不耐煩和憤怒。

3.別讓“轉(zhuǎn)發(fā)”成“偷懶”

你以為上司看不出你“閱后轉(zhuǎn)發(fā)”和“直接轉(zhuǎn)發(fā)”之間的差別嗎?在郵件已成武器的職場，老板在郵件上吃過的虧，也許比你發(fā)過的郵件還要多——“你小子，直接轉(zhuǎn)發(fā)的字體是灰色，前面還有‘>符號……”轉(zhuǎn)發(fā)的技巧在于，幫老板做個貼心的信息過濾器。抓取有助于決策的信息，簡明利落，整理成盡量不超過200字的內(nèi)容，如需支持，可順勢點出，前提是位置打精準。

4.其實，那不是“你的郵箱”

非工作信息用私人郵箱。聽上去老生常談，但你確保自己不是經(jīng)常“順便”就用公司郵箱扔出去一封?美國Proofprint公司曾對400余家員工超過千人的美國公司進行調(diào)查，1／3以上的公司會以“防范法律、財務(wù)和管理風險”為名，監(jiān)控每一封公司郵箱來往郵件。不想被叫去“喝茶”，就慎用“你的郵箱”。

5.工作日下班發(fā)郵件，最易有去無回

大部分人早晨進辦公室頭一件事就是查郵件。所以早晨6-7點發(fā)出的郵件，會比下午4點后發(fā)出郵件的被閱讀率高出3倍以上。如果周末一定要發(fā)郵件，周日下午4點左右最有效：它幾乎可以確保排在周一一早被打開的郵件堆里最頂端。

6.吝嗇表揚，你的郵件就是“麻煩來了”

沒有人愿意永遠接收你的“責難郵件”。郵件不只是救火或者推卸責任的工具，贏得朋友也是郵件的重要職責。不想別人收到郵件時腦子只會想“這麻煩精又來了……”的話，記得啟動郵件的贊美功能。真誠、到點又不露骨的贊美是無敵驅(qū)動力。當然，如果你記得抄送一份給他／她的老板，那簡直“對你愛不完”了。

7.“奪命連環(huán)催”，宜早不宜晚

如何確保重要或緊急的郵件對方已收到?奪命連環(huán)催也是門軟技術(shù)。發(fā)完郵件10分鐘掐點電話問回復，你還不如直接說“嘿嘿，這下可逮到你了!”高明一點的方法是，提前10分鐘告知將要發(fā)送的郵件內(nèi)容、時間和回復時間要求，對方即便不會產(chǎn)生“貼心、細致”之類的好感，也會在潛意識下提高第一時間回復你的可能。

8.你永遠低估了“回復全部”的爆炸力

如果說“抄送”是個通過技巧可以繞過的陷阱，“回復全部”則基本屬于手一抖，則萬劫不復。在一系列Re來Re去的郵件中，“回復全部”的爆炸性幾乎和Re：的長度和涉及人數(shù)成正比。小則引發(fā)怨怒，大則泄露商業(yè)機密，機會功敗垂成。解決辦法除了保持時刻清醒之外，及時“撤銷發(fā)送”有可能挽狂瀾于既倒。安裝一些為“郵件戰(zhàn)爭”專門制作的系統(tǒng)——“不得抄送”、“不得密送”，甚至“閱后及粉碎性刪除”等貼心功能也能有不同程度的幫助。