研究所機構知識庫建設實踐及可持續發展對策探討

何艷清　張吉

〔摘 要〕以中國科學院亞熱帶農業生態研究所為例，闡述區域特色的學術資源科研機構知識庫建設方法，實施步驟，以及對可持續發展對策進行探討，以期為類似研究機構構建平臺提供參考。

〔關鍵詞〕機構知識庫；科研管理；可持續發展

〔中圖分類號〕G25074 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008－0821(2012)09－0006－03

利用專用的軟件數據庫平臺，基于網絡來存繳、檢索、共享機構員工的科研產出物，例如科學論文、專著、報告等數字化資料，是數字化時代科研管理的迫切要求。機構知識庫即是這樣一類應運而生的產物，作為研究機構實施知識管理的工具，在世界范圍內的多所重要科研機構得到了廣泛運用。在中國科學院國家科學圖書館（以下簡稱“中科院”、“國科圖”）的推動下，中科院各研究所的機構知識庫建設初見成效，開始形成向規模化、網格化發展，機構知識庫的建設已經成為中科院文獻信息保障工作的基礎內容之一。

本文以中國科學院亞熱帶農業生態研究所（以下簡稱“亞農所”）為例，探討建設科研機構知識庫的思路和舉措，以期為類似知識服務的開展、技術平臺的構建打開思路，提供參考；探索為科研創新提供知識服務的全新服務模式，有力促進研究所圖書館的能力提升、服務轉型與可持續發展。

1 建設需求與背景

亞農所是中科院部署在我國亞熱帶區域的農業生態研究基地與平臺。30年來，該所圍繞亞熱帶區域農業與生態環境協調發展開展了大量的研究，發展了區域農業生態系統格局和農業生態系統物質循環過程與調控管理、農區畜牧生態與健康養殖等新興研究領域。隨著知識創新工程的實施，研究所的發展步入了快車道，先后取得了一批有重要影響力的科技創新成果，正朝著區域特色鮮明且有一定國際影響的亞熱帶農業研究機構行列邁進。研究所的知識產出以亞熱帶區域復合農業生態系統生態學為學科方向，具有農業科學與生態科學交叉的鮮明特點。

該所歷年來收集、保存了大量知識資產，散存于文獻信息室、檔案室等部門，缺乏有效的數字化長期保存、管理平臺，利用非常不便。突出表現為：

如何有效地保留科研人員研究思想的原創性，實現研究所知識資產提交、合理傳播與利用？

如何讓用戶更為方便的捕獲與利用機構智力成果的交流情況？

如何集中展現和反映機構的整體研究實力和水平，提高學術成果被發現和引用的幾率，擴大科研人員及機構的學術影響和聲望？

如何拓展網絡環境下圖書館服務模式，為科研創新提供有力的保障？

為了解決以上問題，在所領導高度重視和大力支持下，參與國科圖的“研究所機構知識庫推廣計劃”，該所于2011年正式啟動了“中國科學院亞熱帶農業生態研究院機構知識庫（ISA-IR）”的建設項目，著手創建自己的機構知識庫。

2 建設目標

結合中科院機構知識庫的總體部署和研究所的需求，確定了ISA-IR的主要建設目標：

（1）發展機構知識能力和知識管理能力，快速實現對本機構知識資產的收集、長期保存、合理傳播利用；

（2）積極建設對知識內容進行捕獲、轉化、傳播、利用和審計的能力，逐步建設包括知識內容分析、關系分析和能力審計在內的知識服務能力，開展綜合知識管理；

（3）建設一個穩定、數字化保存本所知識產出的平臺，促進研究所知識成果交流和共享。

3 建設的方法和實施步驟

ISA-IR采用了國科圖開發的IR平臺系統，具備常見IR系統的主要功能，可以支持對期刊論文、會議論文、專著、學位論文、研究報告、演示報告等知識作品的存繳、組織、保存和檢索利用。研究所機構知識庫建設和實施過程，主要包括建立IR建設的組織機制、制定IR建設政策規范、構建基礎軟硬件平臺、進行前期數據的準備、系統安裝部署、應用培訓和上線應用等主要環節和過程。

成立了研究所科研管理部門、圖書館、網絡中心等多部門參與的機構知識庫工作組，主要任務在于制定IR管理和運行的辦法，組織、協調和推動IR的建設。工作組的組長由研究所相關領導擔任，便于統籌協調各項事宜。

在建設過程中，通過查找相關文獻，了解機構知識庫的興起背景、特點、功能、平臺搭建、管理技術方法，相關問題，相關政策等方面的內容。同時，調研已建成機構知識庫研究所網站，學習成熟做法和經驗。并且利用IR平臺的相關功能，定期對已存繳的成果進行統計分析，了解使用效果。

機構知識庫實施步驟概括起來分為如下5個步驟：

（1）利用國家科學圖書館免費提供的CAS-IR軟件包，搭建中國科學院亞熱帶農業生態研究所機構知識庫；

（2）科研產出的數據采集、轉化、有序錄入；

（3）建立有效、方便的提交方法和保存方法；

（4）建立知識產出的開放獲取范圍和有效的版權保護措施；

（5）上線應用，根據用戶反饋進行調整。

具體實施流程如圖1：

4 機構知識庫建設可持續發展對策探討

機構知識庫建成后，還須從制度制定、嚴把數據采集、轉化、錄入過程，質量控制，長期保存產權等方面各個方面不斷努力，保證其順利運行和可持續發展。

4.1 建立提交與存繳制度

機構知識庫存儲的核心內容是圍繞科學活動產生的各種學術資源，也包含一些與科研活動密切相關的資源。讓科研人員在享受到知識服務的同時，又不增加額外工作量，機構知識庫建設首先需要制定一個明確的提交與存繳制度。

4.1.1 明確存繳人責任范圍

（1）機構成員作品。即本機構員工、學生及直接合作者所創作的知識內容。

（2）合作作品。一篇文章有多個作者時，多個作者來自于不同機構，只要本機構成員參與了其中的工作，就可以在本機構中進行存檔。

（3）本機構出版物。如包括學術期刊、專著或其他出版物，其中包含機構成員和非機構成員的作品。

4.1.2 建立資源存繳制度

（1）課題作品的存繳。課題研究作品指已經完成的課題研究報告、課題收集積累的研究數據集等。鼓勵研究所員工將課題研究成果形成的其他研究論文在ISA-IR上存繳和公開發布。

（2）專著的存繳。專著因涉及的版權問題較為復雜，可只存繳和發布專著的題名信息、前言、后記等內容，如得到出版商的授權，方可上傳專著全文。

（3）其它學術作品的存繳。鼓勵存繳人在遵守國家有關法律和規定的前提下，將本人創作的其它形式的學術作品存儲到ISA-IR中。如：未經同行評議的論文預印本、會議發言PPT、工作文檔、多媒體文檔等。

4.1.3 采取代存儲為主、自存儲為輔的模式

數據的存儲分為自存儲和強制存儲兩種模式。自存儲模式是作者將自己的學術成果存入知識庫中，用戶可以自由地向知識庫提交自己有價值的學術成就，并可以免費在庫中檢索和下載其他作者的文章。強制性存儲，是在國家政策、法規許可的情況下，組織機構制定相關的版權許可協議，由機構統一收取作者的知識成果，并在作者許可的范圍內進行使用。由于科研人員的工作比較繁重，很難抽出時間自己進行數據存儲，機構知識庫長期更新難以得到保障。目前，研究所構知識庫的數據存儲建立以圖書館存繳為主，科研人員自存繳為輔的建設模式。

4.2 嚴把數據采集、轉化、錄入過程

機構知識庫的正常運行和發展離不開有效的管理，而管理的核心就是數據采集、轉化、錄入過程，規范信息資源的提交過程，確保信息的準確性。IR建設中，應注重對作者、標題、來源、頁碼、摘要、資助等信息校對工作，盡可能詳細的填寫信息，以便以后的科研管理和統計工作；數據的采集可以采用ENDNOTE管理軟件進行批量導入管理，或者直接從數據庫中下載等方式進行；對于年代較為久遠的文獻資料，電子資源在網絡上很難收集到，但又有很高存儲價值，就需要掃描整理成PDF文檔形式后上傳；數據錄入前先做小批量的測試導入，確保導入過程和結果準確可靠后，再進行正式的批量導入。機構知識庫數據轉化錄入需明確人員，在研究所機構知識庫中注冊并獲得提交授權后才可以提交內容。

（1）在ISA-IR中注冊。點擊系統登錄區域的“注冊”按鈕，按照提示輸入一個合規的電子郵件地址，系統將向注冊郵件地址發送一封確認郵件，點擊其中包含的URL鏈接，根據提示輸入必要的信息后，就可以完成注冊。

（2）獲得提交授權。在注冊過程中，以符合機構域名形式的電子郵件進行注冊， 并正確地選擇所屬的部門后，將自動獲得向所屬部門的提交授權。

（3）開始提交。在成功獲得提交授權后，登錄ISA-IR，點擊主頁面中的“開始新的提交”按鈕，就可以向ISA-IR中提交內容了。

4.3 嚴格進行質量控制

機構知識庫是收集、存儲、發布與長期保存機構的數字資源的平臺，存儲內容質量可反映一個機構的學術質量與學術水平。機構知識庫應該盡量保存具有很高學術價值的成果內容；圖書館逐步建立起專家審核體系，審核的內容包括作品是否符合機構存儲要求，是否屬于所要存檔的文獻類型，是否有版權許可等，該體系的實施則需要領導的支持并在制度上予以保證。

4.4 做好數據長期保存

機構知識庫收錄的數字資源是不斷累積，長期保存。定期進行系統維護，保持系統平臺穩定性，注意知識庫中數據的備份，以防知識庫遭到破壞時能及時恢復。

4.5 妥善處理產權問題

數字資源的版權問題比較復雜和敏感。困擾機構知識庫的著作權問題主要來自作品的著作權，其版權法律關系較為復雜。因此，在機構知識庫建立之前，必須學習相關的法律知識，了解國內外相關高校、科研機構建立機構知識庫所制定和采納的法律政策，包括與知識產權問題有關的版權、內容許可等，規避機構知識庫可能面臨的風險。對于有關政策法律清楚，盡量采用完全開放存取方式傳播；對于有爭議的一些文章，可采取合理的技術保護措施，免費提供相關元數據，如有需求，讀者可向作者直接發送索要全文的請求，經許可后方能獲得全文。存檔是必須的，是否立即開放，開放到何種程度由作者決定。

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（本文責任編輯：王 涓）