再造業(yè)務(wù)流程 創(chuàng)建共享平臺(tái)

摘要： RP軟件系統(tǒng)是一種管理企業(yè)的工具，同時(shí)也引導(dǎo)企業(yè)的管理思想發(fā)生深刻的變革。通過應(yīng)用ERP軟件系統(tǒng)，企業(yè)的管理信息不但透明化、而且達(dá)到信息共享，可以快速地提取一些相關(guān)數(shù)據(jù)；應(yīng)用ERP軟件系統(tǒng)后工作流程更加合理化和規(guī)范化；通過應(yīng)用ERP軟件系統(tǒng)后的企業(yè)各部門可以達(dá)到分工合作，統(tǒng)一步伐，從而增加企業(yè)的競爭力。

關(guān)鍵詞：ERP 物資管理 信息共享 競爭力

為適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)一體化，能在激烈的競爭中求得生存與發(fā)展，我國企業(yè)正日漸重視以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理為核心的企業(yè)管理。凌源鋼鐵集團(tuán)有限責(zé)任公司適時(shí)引進(jìn)了ERP—PS8.5版本企業(yè)“進(jìn)銷存”管理軟件，以財(cái)務(wù)部為管理核心，在企業(yè)財(cái)務(wù)部、各生產(chǎn)分廠、機(jī)動(dòng)部、設(shè)備材料部、經(jīng)銷公司、審計(jì)監(jiān)察部等相關(guān)部門運(yùn)行。該軟件包括采購管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)三大部分。它以物資管理業(yè)務(wù)流程為中心來組織，根據(jù)物流、資金流、信息流的連續(xù)運(yùn)動(dòng)和反饋來設(shè)計(jì)，以跨越職能領(lǐng)域的邊界來實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的集成，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的充分共享，有力地推進(jìn)了凌鋼物資管理信息化的進(jìn)程，再造物資管理業(yè)務(wù)流程和管理鏈條，提高物資管理的質(zhì)量、效率，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

一、傳統(tǒng)管理面臨的三大難題

凌鋼集團(tuán)公司是長流程鋼鐵企業(yè)，生產(chǎn)所需的設(shè)備備件、原燃料、材料等物資品種多且數(shù)量大，主管業(yè)務(wù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門管理業(yè)務(wù)繁忙。傳統(tǒng)的管理方法和模式存在三大問題：

1.傳統(tǒng)管理數(shù)據(jù)全部通過手工核算，出錯(cuò)率較高。有時(shí)會(huì)出現(xiàn)庫存實(shí)物、存貨總賬與明細(xì)賬間賬賬不符、賬物不符的情況，以及同一物資以不同名稱出現(xiàn)在不同庫房和不同明細(xì)賬上等現(xiàn)象。例如，聯(lián)軸器俗稱接手，因而有的賬上寫成聯(lián)軸器，有的賬上則寫成接手。這需要管理部門花費(fèi)大量人力進(jìn)行核對和更改，有時(shí)會(huì)因?yàn)槿藶槭д`而導(dǎo)致企業(yè)資源浪費(fèi)。

2.結(jié)算程序繁瑣、速度慢。物資采購計(jì)劃提出單位以及審批、采購、財(cái)務(wù)等部門，都需要從存貨中獲得收入、發(fā)出、結(jié)存等數(shù)量和成本信息。由于受數(shù)據(jù)傳輸方式限制，部門之間經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)壓單現(xiàn)象。例如，同一采購入庫單和發(fā)票，采購部門、倉庫保管、財(cái)務(wù)部門分別要結(jié)算1次，1個(gè)票據(jù)因?yàn)闃I(yè)務(wù)流程要結(jié)算3次。

3.不能真實(shí)反映庫存狀況。由于審批計(jì)劃、采購入庫、消耗和結(jié)算等業(yè)務(wù)的完成需要多個(gè)部門協(xié)調(diào)，而手工傳遞方式影響效率，溝通也不充分，缺少資源信息共享平臺(tái)，形成信息“孤島”，從而造成庫存大量積壓等問題，不利于合理安排資金，甚至?xí)斐少Y金周轉(zhuǎn)困難。例如，相同型號設(shè)備的通用件（天車件等），煉鐵、煉鋼和軋鋼工序都需要，各廠備件計(jì)劃員都提計(jì)劃，分別采購，結(jié)果出現(xiàn)庫存積壓和資金周轉(zhuǎn)慢的問題。

二、整合“三流”，提高管理質(zhì)量、效率

在引進(jìn)了ERP—PS8.5進(jìn)銷存管理軟件后，凌鋼集團(tuán)公司創(chuàng)建了物資管理信息平臺(tái)，通過平臺(tái)全面整合信息流、物流和資金流，形成了新的物資信息化管理的鏈條，實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)分廠、財(cái)務(wù)部、機(jī)動(dòng)部、設(shè)備材料部、經(jīng)銷公司和審計(jì)監(jiān)察部等管理部門的信息資源共享，并達(dá)到切實(shí)、動(dòng)態(tài)管理和監(jiān)控的水平，為企業(yè)管理決策提供了及時(shí)準(zhǔn)確的信息。

1.整合信息流。一是對全公司八萬多種物資進(jìn)行編碼，將編碼物資按類別錄入系統(tǒng)，通過編碼即可識(shí)別物資的類別、數(shù)量、單價(jià)、金額。任何一個(gè)經(jīng)過授權(quán)的部門和人員在登錄該系統(tǒng)后，都可以及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取查詢信息。二是管理業(yè)務(wù)信息流程再造。在基層生產(chǎn)單位編制的物資采購計(jì)劃，用電子文本通過系統(tǒng)提交申報(bào)到相關(guān)管理部門后，管理部門便可通過系統(tǒng)查詢庫存情況，確定是否執(zhí)行；審計(jì)監(jiān)察部門通過系統(tǒng)對計(jì)劃采購物資的進(jìn)貨渠道、市場價(jià)格進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)管；物資到貨后，經(jīng)倉儲(chǔ)和質(zhì)檢等人員檢查、驗(yàn)收后，相關(guān)資料信息被錄入系統(tǒng)，相關(guān)單位通過該系統(tǒng)即可了解到所需的信息，做出相應(yīng)的反應(yīng)。

2.整合物流。主要是強(qiáng)化招標(biāo)采購、合理采購儲(chǔ)備和倉儲(chǔ)管理環(huán)節(jié)。凌鋼集團(tuán)公司招標(biāo)辦通過系統(tǒng)查詢，能夠掌握庫存物資存量及質(zhì)量狀況，有針對性地提出標(biāo)準(zhǔn)的采購計(jì)劃，對符合競價(jià)招標(biāo)采購的物資實(shí)行競價(jià)采購；對具備條件的零散物資盡量捆綁招標(biāo)，用大招標(biāo)的方式集中采購，使進(jìn)廠物資的物流集中；通過對采購物資進(jìn)行性能、價(jià)格比較，選擇質(zhì)量好、信譽(yù)度高的合作伙伴參與招標(biāo)，競價(jià)招標(biāo)采購，既保證采購物資的及時(shí)到廠，也維護(hù)了企業(yè)利益，降低了采購成本，同時(shí)還保證了物流質(zhì)量。

另外，通用型設(shè)備的備件有專人審批需求計(jì)劃、專人采購、專人保管，統(tǒng)一平衡庫存儲(chǔ)備，避免了因重復(fù)采購而增加不合理庫存和資金占用，實(shí)現(xiàn)了合理采購儲(chǔ)備。

ERP系統(tǒng)還加強(qiáng)了倉庫驗(yàn)收管理工作，保管員和檢查員對進(jìn)廠物資能夠及時(shí)清點(diǎn)、驗(yàn)收，查證隨機(jī)資料，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量異議立即匯報(bào)、記錄，跟蹤處理結(jié)果；加強(qiáng)了質(zhì)量跟蹤，對于嚴(yán)格按照壽命標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核的大宗物資，與使用單位建立固定的溝通方式，由使用單位每月總結(jié)、報(bào)告，做到物流有序；在庫存管理系統(tǒng)中，對物流實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理，實(shí)物存放的位置與系統(tǒng)里的物資的庫位保持一致，按類別擺放，只要有物資移動(dòng)，系統(tǒng)里的物料就隨之改變，保證了明細(xì)賬數(shù)量與總賬數(shù)量相等，賬、物相符，從而使相關(guān)人員隨時(shí)都能通過系統(tǒng)查詢到物資的流向、庫存物資的位置，以及庫存物資數(shù)量、金額等準(zhǔn)確信息。

3.整合資金流。各生產(chǎn)廠提出物資采購計(jì)劃時(shí)，也可以通過系統(tǒng)查詢庫存信息，之后制定需求計(jì)劃。機(jī)動(dòng)部通過系統(tǒng)直接查詢每種物資采購計(jì)劃、入庫、庫存、消耗等情況，審核批準(zhǔn)后下達(dá)采購計(jì)劃，做到計(jì)劃采購資金流向合理。物資采購部門負(fù)責(zé)采購，沒有計(jì)劃的不采購，也決不允許其他部門越權(quán)擅自采購，從而使采購資金高度集中。該系統(tǒng)具有賬表查詢、統(tǒng)計(jì)功能，可以對當(dāng)前數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析，為合理編制采購計(jì)劃，合理安排采購資金，降低倉庫儲(chǔ)備，減少物資資金占用，提高資金周轉(zhuǎn)率并提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息。同時(shí)，該系統(tǒng)通過定義與事務(wù)處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目和核算方式，使系統(tǒng)在處理事物的同時(shí)自動(dòng)生成記賬憑證，改變了資金信息滯后于物流信息的狀況，便于企業(yè)實(shí)行事前計(jì)劃、事中控制、事后反饋并實(shí)時(shí)做出決策。

三、實(shí)施物資信息管理化的啟示

1.凌鋼集團(tuán)公司結(jié)合企業(yè)裝備現(xiàn)狀和管理組織結(jié)構(gòu)實(shí)際，充分利用企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)資源，引進(jìn)ERP-PS8.5管理軟件，利用現(xiàn)有計(jì)算機(jī)終端硬件設(shè)備，對物資管理業(yè)務(wù)流程實(shí)施信息化再造，創(chuàng)建了信息管理平臺(tái)。不過，凌鋼集團(tuán)公司保持原有的管理機(jī)構(gòu)，使企業(yè)機(jī)構(gòu)和人員相對穩(wěn)定；規(guī)避了國內(nèi)一些鋼鐵企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)過程中發(fā)生的各類技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn)和失敗帶來的經(jīng)濟(jì)損失。

鋼鐵企業(yè)在實(shí)施信息化管理過程中，可根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)管理組織結(jié)構(gòu)和信息技術(shù)的成熟情況分步實(shí)施改造，避免因不切合實(shí)際的引進(jìn)而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)和造成的經(jīng)濟(jì)損失。

2.實(shí)踐證明， ERP系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行過程中有效地整合了信息流、物流和資金流；解決了過去很難克服的物資錯(cuò)戶、串戶和壓單的難題，提高了管理效率和管理質(zhì)量；實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，減少數(shù)據(jù)的手工重復(fù)處理，打破信息“孤島”；強(qiáng)化財(cái)務(wù)的管理能力，解放單一的核算工作，增強(qiáng)財(cái)務(wù)決算能力；會(huì)計(jì)和業(yè)務(wù)管理人員從過去繁雜的手工處理數(shù)據(jù)中解脫出來，由“核算型”向“管理型”轉(zhuǎn)變；財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)處理的高度協(xié)同，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流與價(jià)值流的同步；部門之間通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了管理和監(jiān)督制約的無縫銜接，使物資管理形成合力。

3.ERP管理企業(yè)的先進(jìn)性。該系統(tǒng)使企業(yè)物資管理、信息管理、資金管理等做到了事前計(jì)劃、事中控制、事后分析；企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)率、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)率、總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率等都有了明顯提高。信息的共享使企業(yè)管理者可以實(shí)時(shí)控制整個(gè)運(yùn)營情況，應(yīng)變能力強(qiáng)、中間環(huán)節(jié)少，整體化、扁平式、分布式的ERP系統(tǒng)管理模式，規(guī)范了會(huì)計(jì)核算過程，方便了信息的提取及對財(cái)會(huì)信息的監(jiān)管，極大地降低了企業(yè)的運(yùn)營成本，進(jìn)而提高了企業(yè)的競爭力。