基于Web的檔案管理系統研究

摘要：學校檔案管理工作復雜而艱巨?，F在，學校正面臨著改革和發展的關鍵時期，傳統的人工管理模式已無法緊跟現代化檔案管理的步伐。所以，基于Web的檔案管理系統的研究和建設提上日程。該系統實現了學校教職工檔案管理的數字化信息化管理，提高了管理工作的效率和質量。

關鍵詞：web；檔案；管理

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 10-0106-01

一、傳統手工檔案管理現狀及存在的問題

現在，許多學校檔案管理工作仍然是傳統手工處理模式，流程主要有收集、整理、保管、統計、鑒定與開發利用等。傳統手工檔案管理模式的主要缺點是無法保證檔案的及時歸檔與檔案的完整無損，尤其是在信息化程度比較高的信息社會，傳統模式給工作帶來了許多不便。檔案資料不及時收集，頃刻就可能損失，而確保檔案的齊全與完整是檔案工作的重中之重。傳統手工檔案管理模式下的分類、編目工作，由于受檔案工作者主觀意識和長期習慣的影響，經常會發生較大的偏差，尤其遇到檔案工作者經常變動的情況，問題更加嚴重。同時，傳統手工檔案管理下的編目工作，會導致檔案工作者大量的重復勞動。檔案在利用上的問題更加突出，落后的檔案查詢模式，遠遠跟不上信息化時代對檔案的要求。學校對檔案的管理，迫切需要網絡化。檔案管理實行網絡化，可以大大縮短查檔時間，提高查全率與準確率，從而提高工作效率。

二、基于Web的檔案管理系統數據庫的設計

基于Web的檔案管理系統使用業內先進的MySQL數據庫作為基礎平臺，Apache作為研發平臺，采用ＰＨＰ語言作為編程語言。ＭｙＳＱＬ＋Ａｐａｃｈｅ＋ＰＨＰ被譽為網絡程序開發的黃金組合。選取這樣的開發工具，對于信息檔案的管理和存儲有獨特的優勢，對檔案數據進行縱向和橫向的信息檢索非常便利。嚴格的存儲方式有助于數據的保存，實現檔案資料的一致性和唯一性，方便系統的維護、操作和拓展，提高系統的工作效能。

三、基于Web的檔案管理系統模塊的闡述

做好相應的模塊劃分是系統的首要任務?；趯W校檔案管理系統的需求，在規范化文檔內容格式基礎上，將該系統劃分為如下部分：檔案檢索功能模塊、檔案管理功能模塊、系統管理功能模塊以及幫助信息模塊。

1.檔案檢索模塊——按條件檢索檔案，檢索條件包括檔案名稱(模糊檢索)、檔案級別(精確檢索)、檔案描述(模糊檢索)。

2.檔案管理模塊——按部門結構管理檔案(部門結構可通過系統管理的部門管理設置)，具體操作包括檔案的上傳、查看、刪除。

3.系統管理模塊——主要實現部門管理、用戶管理、權限管理、檔案級別管理。

4.幫助信息模塊——主要提供系統相關幫助信息和系統屬性。

四、關鍵技術與系統實現

（一）基于Web的檔案管理系統核心技術。本系統選擇比較易于操作和配置的Win server2003數據庫系統，主流Web服務器Apache，PHP語言，MySQL數據庫作為構建檔案管理系統的平臺。

（二）檔案添加的實現。下面以新增檔案添加的實現為例：

1.設計輸入表框與變量的對應關系：

if(empty($_POST[\"xingming\"]))

echo \"姓名不能為空\"；

elseif(empty($_POST[\"xingbie\"]))

echo \"性別不能為空\"；

elseif(empty($_POST[\"bumen\"]))

echo \"你沒有選擇部門\"；

else{

if(empty($_POST[\"img\"]))

$isimg=''daa''；

else{

$isimg=''dab''；

}

2.通過嵌入PHP變量集合，把錄入的數據傳給數據庫中相應字段，新增一條記錄：

$title1=str_replace(''\"''，\"quot\"，$_POST[\"xingming\"])；

$xingming2=str_replace(\"；\"，\"；\"，$xingming1)；

$xingming3=str_replace(\"''\"，\"acute\"，$xingming2)；

$aaa=str_replace(\" \"，\"nbspnbsp\"，$_POST[\"content\"])；

$bbb=str_replace(''\"''，''quot''，$aaa)；

$cont=nl2br($bbb)；

$daquery=\"update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''\"；

$daquer=mysql_query($query)；

echo \"更新成功\"；

3.校驗完整性，以避免數據被錯誤的添加。

if (document.formdaxm.danganxingming.value == \"\")

{

alert (\"必須輸入檔案姓名! \")；

document.form1.xingming.focus()；

return 1；

}

代碼的作用是檢測是否錄入了檔案姓名，否則就警示重新錄入。

（三）檔案管理模塊的實現。從數據庫中讀取指定條件的職工數據，各變量取出數據后顯示在輸出頁面：

echo\"

$leng

$date

\"；

}

五、總結

隨著網絡的普及和計算機應用的進一步深入，理想的基于Web的檔案管理系統應該具有高可靠性，檔案檢索的準確性等特點。本文總結分析了傳統上手工處理檔案模式發展情況，闡述了基于Web的檔案管理系統模塊，為進一步研究構建更加可靠的檔案管理系統提供了有益的借鑒。