基于OAIS的電子文件精細化管理*

李澤鋒

（鄭州航空工業管理學院，河南鄭州，450015）

1.OAIS與電子文件管理

OAIS是CCSDS與ISO聯合制定的一項國際標準（ISO：14721），旨在對數字信息的存取和長期保存制訂一組通用的概念和框架體系，宗旨就是對數字信息進行長期保存與利用。

影響電子文件管理的因素有很多，如歸檔方法、管理理念、管理方法、管理制度、管理軟件等。諸多因素交織在一起，最終主要通過管理軟件，即電子文件管理系統反映出來。電子文件管理系統設計的好壞，將直接影響到電子文件管理的效果。電子文件管理系統的核心功能是長期保存與提供利用[1]（這一核心功能與OAIS的宗旨是一致的）。

從目前電子文件管理系統實踐看，系統主要由軟件開發公司來主導，絕大多數電子文件管理系統功能僅局限于電子文件接收、簡單管理、提供利用，充當了一個簡單的電子文件接收與發布平臺，沒有元數據管理、長久保存、真實性與完整性保障等功能，并不是真正意義上的電子文件管理系統。

信息系統開發的實質是建立現實業務與計算機系統間的映射關系。從電子文件管理系統建設看，建立映射需要特定的建模方法或特定的標準模型作為參考。通用模型標準可以為明確特定電子文件管理系統的功能需求指引方向，可以為其兩個結構空間的映射建立一個標準的參考模型，使其問題空間與求解空間保持一致，即建立兩個空間的“同構關系”。這樣的映射關系的建立將不依賴于開發人員對業務的理解，不依賴于檔案管理人員的業務水平、理論水平、計算機水平的高低，在這樣的映射的基礎上設計的電子文件管理系統才是客觀的、符合電子文件管理真正需要的。

如何選擇、評價參考模型是一個關鍵問題，應從多個方面來考慮，如模型的形式化描述、完全性、一致性、可伸縮性、范圍和廣度、粒度與精度等。從國內外現有的數字信息模型看，OAIS是最適合電子文件管理的一個參考模型。

2.電子文件管理活動的特征

2.1 非線性的管理活動

檔案學者在傳統檔案管理工作中總結出了經典的“六環節”（包括收集、整理、鑒定、保管、統計和開發利用）或“八環節”（收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和利用服務）等管理流程[2]。該工作流程基本是一個線性結構，一個工作環節緊接著另一個工作環節，一個工作環節的結束標志著另一個工作環節的開始。

然而對于電子文件來說，它的管理不能再以線性來描述。和紙質檔案管理相比，電子文件管理是一個受技術、資源、經濟和社會諸多因素影響制約、較為復雜的非線性管理活動。

首先，電子文件管理流程是非線性的。在電子文件管理活動中，存在著大量管理工作相互交叉的現象。典型的如著錄工作，從文件生成開始貫穿電子文件管理全過程，大量元數據需要著錄以保證電子文件的真實性與長期存取。鑒定工作也分為兩個過程：一個是文件生成時進行的價值鑒定，一個是歸檔時的技術鑒定。為了確保電子文件的真實性、完整性與長期可保存性，其管理活動的各項工作也必須大量進行數據交互。

其次，影響電子文件管理質量的因素與紙質檔案管理相比明顯增多。和紙質檔案管理相比，電子文件管理活動的參與者明顯增多，其目標各異，彼此間相互影響的程度較深。電子文件管理活動的各組成要素、各要素間的相互關系、參與者的行為方式存在著差異，呈現出較強的不對稱性。如電子文件的雙重鑒定、電子文件格式與遷移、元數據管理等均已超出了紙質檔案管理活動的范疇；一些組織可能并不直接參與到電子文件管理活動中，但其研究的成果卻對電子文件管理有著極大的影響，影響著管理的流程、組織結構、人員配置甚至系統的設置；信息技術的細微變化都可能對電子文件管理活動造成影響，如文件類型、存儲系統的發展等；電子文件管理活動對初始條件具有嚴重的依賴性，系統初始條件的一點小變化，都能帶來行為結果的巨大變化，這就是電子文件特別強調前端控制的重要原因。

再次，各級綜合檔案館的規模，不管是在所管理的電子文件數量還是經費、工作人員的知識結構等方面，均差別很大，呈現出不均勻、不對稱的偏離平衡狀態，反映在目前我國電子文件管理的實踐上即基礎理論正在完善，管理實踐比較薄弱，沒有最佳實踐。電子文件管理活動的主體——檔案館文件前端控制力極弱，沒有參與文件生成系統的分析設計；對于文件后端，檔案館幾乎沒有能力參與管理系統的分析設計。

電子文件管理活動的上述特點導致其管理活動出現多維、錯綜復雜的相互作用。各管理活動要素之間、管理活動與外部環境之間、電子文件管理的現狀與將來之間都存在著“剪不斷，理還亂”的復雜聯系，它們相互作用、相互影響，表現出強烈的非線性特征。

2.2 不能完全基于紙質檔案管理思維去認識與研究電子文件管理

非線性的電子文件管理活動是否可以用傳統檔案管理的“六環節”或“八環節”來理解？能否用傳統檔案管理的思維來研究電子文件管理？

答案應該是否定的。完全基于紙質檔案管理思維去認識與研究電子文件管理，會產生兩種錯誤的觀點：一種是片面夸大電子文件的技術特性，甚至會產生一種電子文件管理不可知論，認為電子文件管理對技術的應用永遠趕不上技術的發展，電子文件就是為了提高辦公效率，不必維護其檔案屬性，進而放棄對電子文件的管理。另一種觀點認為可以用紙質檔案管理活動去套用電子文件管理，繼續將電子文件管理按線性過程分為若干環節。

第一種觀點的做法是根據目前的檔案收集范圍，將電子文件打印保存其紙質版本，卻不知電子文件存儲的高密度性與海量存儲技術完全可以將更多的人類歷史留存下來。在紙質檔案管理中，受檔案保管條件的限制，只能保存極少量的文件，而信息技術的發展使得文件存儲以幾何指數數量級遞增，檔案管理人員卻因為對信息技術的片面理解不去保存這些電子文件，從而使得本可以保存下來的大量電子文件被人為拋棄，從這個意義上，如果真的拋棄電子文件，我們可能是歷史的罪人。同時，對于音視頻文件、網頁鏈接文件等，打印更不能滿足需要。

第二種觀點的錯誤在于對電子文件管理的認識比較粗放、隨意。用紙質檔案管理活動去套用電子文件的管理，忽略了電子文件的技術特性，忽略了真實性、完整性的要求，不能解決電子文件長期保存的問題。

作為一個非線性管理活動，電子文件管理必須在遵循檔案學基本規律的基礎上，揚棄傳統檔案管理的思維，構建一個適合電子文件管理的框架。電子文件管理活動不應該滿足于對傳統紙質檔案管理流程的“零敲碎打”式的改進，這種改進會使電子文件管理人員不可避免地陷入“救火管理”中，忙于修補流程中的錯誤，而忽略電子文件全程管理。

3.電子文件精細化管理

電子文件應該揚棄傳統檔案的管理思維與方式，根據電子文件管理的基本理論，構建自己的管理思想、管理框架與方法。這些基本理論如生命周期理論、文件連續體理論、OAIS參考模型等從不同角度反映電子文件的特性，其中前兩者主要構建電子文件管理的理論體系，而OAIS參考模型對于電子文件管理的實踐具有很強的指導意義。檔案管理人員可以在OAIS標準參考模型的指引下，通過組織、流程、人員、設備等的協作，將管理活動轉化為一種時間、空間或功能上的有序狀態，對電子文件進行有序的管理。

精細化管理是一種管理理念，所謂精細化管理就是把管理的計劃、組織、控制、領導等工作更加細化，通過具體的功能操作，有序地實施管理。電子文件精細化管理是電子文件管理業務分工的精細化，是建立在檔案學基礎理論的基礎上，將之引向深入的基本思想和管理模式，在盡可能減少管理所占用資源的基礎上，實現電子文件管理的主要功能，并盡可能擴展其輔助管理功能。

電子文件管理業務分工的精細化必須以OAIS為基礎，以OAIS的功能模型構建電子文件的管理業務，擺脫傳統檔案管理的思維模式，實現電子文件的長期保存。這樣的精細化管理應從電子文件管理功能框架體系構建、流程整合優化、管理的標準化與系統化、管理功能與成本的均衡等方面來分析。

3.1 以OAIS為基礎和參考模型構建電子文件管理框架體系

作為非線性的管理活動，電子文件管理不能再以傳統檔案的管理思維為基礎，繼續劃分若干管理環節，而應該揚棄傳統檔案管理環節的思維束縛，以OAIS為標準參考模型重新電子文件管理的框架體系。

OAIS將電子文件管理活動分為收集、檔案存儲、數據管理、系統管理、保存規劃和訪問六個功能實體。這六個功能實體存在著大量的數據交互和相互作用，形成了一個非線性的、網狀的功能結構。如OAIS參考模型中的格式管理涉及到提交、收集、保存規劃、系統管理等多個功能實體。再如紙質檔案管理的著錄環節，在OAIS中并沒有明確提出，這是因為電子文件著錄貫穿了電子文件管理全過程，而不再是一個管理環節。因此在電子文件管理活動中，沒有界限截然分明的管理環節，而應以電子文件管理的基本目的——長期保存和方便利用——為基礎，構建電子文件管理的功能體系結構。

OAIS的收集功能保證了電子文件的真實性與完整性，檔案存儲功能提供電子文件的存儲管理，并與保存規劃、數據管理兩個功能實體協作實現電子文件長期保存，系統管理功能實體保證了電子文件管理系統的正常運行，訪問功能實體則在數據管理功能實體的支持下向用戶提供各種利用服務。OAIS的信息模型影射出的元數據可以在OAIS的六個功能實體中得到最大限度的獲取，進一步保證電子文件的真實性、完整性與長期保存性。

3.2 以OAIS為基礎，構建電子文件管理的非線性流程

流程是電子文件精細化管理的一個重要方面。傳統檔案管理流程套用在電子文件管理上，會產生流程分析僅止于工序分解、操作要求，方法不細、不嚴的現象，一些流程不符合電子文件管理，而電子文件管理所需流程在傳統檔案管理中沒有得到體現。

OAIS的六個功能實體構成了一個非線性的、網狀的功能結構，電子文件管理應以此為基礎，構建管理的非線性流程?？梢苑謨蓚€步驟來構建相應的流程。

第一是在OAIS六個功能實體的某些功能模塊中或操作工作點附近小范圍內實現局部流程線性化。筆者對基于OAIS的六個功能實體進行了具體的分析，將六個功能實體分解為下一層的操作，對于分解出的下層操作則視其功能進行局部線性化。如對電子文件的收集流程又進行了子流程的分解，尤其是收集模塊的電子文件檢驗流程就是工作點附近小范圍內線性化方法的實際應用。同樣的應用還反映在收集模塊的元數據捕獲流程與格式管理流程中。

第二是在局部線性化的基礎上，分析功能模塊或操作間的數據交換與相互作用，建立非線性工作流程。通過對電子文件管理局部細節的線性化，明確局部細節的功能，對電子文件管理整體活動建立非線性工作流程，打破傳統檔案管理的單一線性管理流程，打破時間順序、工藝順序和設備限制，實現流程的整體非線性化、并行化，多個流程之間實現多人多崗位的協同，如同一時間線，分時間段協同；同一處理工作，不同操作并行工作等。

3.3 以OAIS為基礎，建設標準化的電子文件管理

電子文件精細化管理的核心就是按流程進行規范管理，從而將電子文件管理從粗放變為精細，將管理從不規范變為規范。

電子文件管理標準體系包括兩部分：一部分是電子文件管理通用標準，一部分是與電子文件管理系統相關的技術規范。

前者如電子文件管理系統需求規范、電子文件歸檔范圍、電子文件元數據標準等。這些標準應該基于OAIS去研究。目前檔案歸檔范圍是在特定歷史條件下從紙質檔案考慮制定的，在海量存儲的今天，紙質檔案歸檔范圍可以不變，但電子文件的歸檔范圍應適當擴大，其鑒定標準可以適當從寬，以使更多反映社會、歷史的電子文件留存下來。對于電子文件的元數據標準，應該基于OAIS信息模型。在OAIS中，電子文件表示信息是迭代、遞歸的，因此應充分考慮元數據的元數據，如格式的元數據、數字簽名的元數據等，一些學者認為十多個元數據就足夠的觀點是遠遠不夠的。

后者應基于OAIS，分為兩類：所有OAIS類型的電子文件管理系統必須要遵守的技術規范與某一特定OAIS系統所特有的技術規范，如基于OAIS的電子文件管理系統間的接口標準、收集功能中的提交協議等。

3.4以OAIS為基礎，建立柔性化的組織結構，提高電子文件管理活動的自組織協同能力

檔案館必須掌握電子文件管理的非線性特質，應用OAIS對電子文件的整體流程進行分析、重建，進一步反映在組織結構上，從而為檔案館電子文件的有效管理奠定基礎。

傳統檔案館在組織內部部門之間、個人與個人之間建立了嚴密的上下級關系、指揮與執行命令的關系，在組織形式上呈現“金字塔”式的層次型結構。這種組織結構形式不符合電子文件非線性管理的要求，需要建立柔性化的組織結構。柔性化組織結構的建立必須以OAIS為基礎，應以基于OAIS的電子文件管理流程來設定崗位，完成相應的功能，使管理活動的各要素形成一種有序的結構和狀態。

4.以精細化管理為基礎，實現電子文件管理功能與成本的均衡

傳統紙質檔案保管費用支出主要體現在庫房費用、處理費用、保護費用等方面。對于電子文件來說，由于電子文件信息存儲的高密度性以及存儲設備容量越來越大而價格越來越低，保存空間不再是主要因素。電子文件管理的費用轉移到保障其安全性、可讀性、易用性、長期可保存性等所需要的技術設備和環境維護中，必須考慮檔案保管機構是否有足夠的資金和技術力量來支持電子文件的技術要求，特別是對那些對特定軟件具有特殊依賴性的文件。

電子文件管理所需的技術設備和環境維護主要由電子文件管理系統（一個包括技術、管理、法律、標準、人員等在內的廣義的系統[3]）完成，從這個意義上說，檔案館實施電子文件管理的費用主要體現在電子文件管理系統的設計、開發與運行維護方面。因此，分析檔案館實施電子文件管理所需的資源與電子文件管理系統功能之間的關系是檔案館不可回避的一個重要工作，即檔案館如何在管理功能與資源之間尋找一個最佳平衡點，以最少的資源實現盡可能多的功能。而信息技術公司追求以開發最少功能獲取最大的利潤，如何尋找一個平衡點使雙方的利益在對方可接受的情況下達到最大，這就是電子文件的均衡管理問題。

在實際工作中，此問題的解決需要以基于OAIS的電子文件精細化管理為基礎，根據功能相關性與檔案館實施能力（即資源）評分法來進行?？梢詫AIS的6個功能實體進行評分，即OAIS功能與單位的相關性乘以單位對該功能的實施能力，其結果表示檔案室對該功能實施的可行性。實際應用中還應該對OAIS各功能實體的子功能再進行細分，對分解出的更小子功能再進行分值評估，得到的結果會準確評價檔案部門建立電子文件管理系統與OAIS的一致性及其可用的資源，其實踐指導意義就更強一些。通過這樣的評分過程，可以詳細了解該檔案館（室）實施電子文件管理項目所需的資源與功能的管理，檔案館可以以最少的資源實現盡可能多的功能。

通過功能相關性與檔案館資源的評分，基于OAIS的電子文件管理系統的每一個主要功能根據保存動機和檔案部門的資源不同而有不同的實現：那些有電子文件保存的動力、資源較多的檔案館才能滿足OAIS所有功能，小型檔案部門由于資源的限制可以應用簡化版的OAIS實現其核心功能；如果一個檔案部門由于資源限制，OAIS的一些主要功能不能實現，而這些主要功能可能對于電子文件的長久保存與真實性保障的意義重大，可以根據OAIS的互操作模式，建立兩個或多個OAIS系統相互協作，共享某些資源。

*本文是國家社科基金“可信電子文件全生命周期管理體系研究”（10BTQ043）中期研究成果之一。

注釋

[1]馮惠玲.綜合檔案館電子文件管理項目的功能定位[J].檔案學通訊，2007（6）。

[2]鄧紹興.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1997。

[3]馮惠玲.擁有新記憶——電子文件管理研究[M].北京：中國人民大學出版社，2005。