檔案在醫院等級評審中的重要作用

顧愛華（上海市普陀區利群醫院，上海，200060）

醫院等級評審是衡量一個醫院綜合實力與整體水平的有效手段,它是全方位、多角度、涵蓋各層次的系統評價體系，是規范醫療行為，提高醫療技術水平的一個有效載體。國家衛生部在制定《醫院分級管理辦法》中，規定將檔案管理晉級達標作為醫院等級評審申報的必要條件，檔案又是醫院各部門在職能活動和醫療活動中形成的原始記錄，檔案工作滲透到醫院的各項活動，檔案資源為醫院等級評審檢查提供依據，是評價醫院各項活動的重要組成部分，因而確立了檔案工作在醫院管理中的重要地位和作用。

一、檔案資源是醫院等級評審重要依據

在醫院等級評審中，涉及到一類指標中的依法執業、醫療安全、誠信執業、行風建設、重大事件、指令性任務；二類指標中綜合管理、質量安全、技術水平；三類指標中醫院服務管理、患者安全目標、醫療質量管理與持續改進、護理管理與質量持續改進、綜合管理等評審內容近400 項指標，包含了醫院在醫療、教學、科研、預防、保健工作中形成的各種門類和各種載體的檔案資源，像醫療機構許可證，組織機構代碼證，近5年的院長會、院辦公會、院周會等會議記錄，總值班記錄，各類組織活動記錄，業務報表（藥品收入比例、病床位使用情況、周轉情況、手術分級等），科室設置，職工名單，人員配置，行風建設，科研課題，病歷，規章制度等相關檔案信息，對這些檔案資料進行科學有效的收集、整理、歸檔、保管、利用，可以使檔案資源全面、客觀、真實、規范地記錄醫院各項工作，準確地反映出了醫院工作的全貌。就醫院等級評審而言，完整、準確、系統的檔案資源是等級醫院評審過程中的重要依據，充分體現了檔案資源有效服務于等級評審工作之中。

二、檔案規范化、標準化管理在醫院等級評審中的重要性

評審組專家通過聽取匯報、查閱資料、實地察看、理論考試和現場抽查等程序，對各項指標進行打分與評價，評審采取的一個重要方法就是抽查各類相關資料，其中看資料的過程，歸根結底就是對醫院檔案管理工作的一次全面檢驗。從醫院規章制度、工作記錄到病歷資料都是嚴格檢查審驗的對象，這就要求各項檔案內容都要嚴格按照標準和要求，按一定的格式和規范做好收集。充分的資料準備及檔案工作規范化、標準化的管理，為等級醫院評審打下了堅實的基礎。

1.健全組織，明確分工

醫院等級評審，需要準備的資料涉及到醫院各部門各項工作的全過程，為了確保等級評審的順利進行，我院成立了醫院等級評審領導小組及辦公室。領導小組成員由院長、書記、各職能部門負責人組成。辦公室成員由職能部門檔案、臺帳網絡成員組成，辦公室成員全程負責全院等級評審資料的收集、整理、分類、編目、保管、利用及檔案指導工作。在迎接醫院等級評審的準備過程中，多次召集等級評審領導小組及辦公室成員，明確任務，落實工作。對照學習等級評審標準，領會評審文件精神，抓重點，查問題，逐項逐條解析標準，為各職能科室和臨床醫技科室提供一套操作性強的，切實可行的資料清單，分解落實到各相關科室，各相關科室對照下發的標準清單逐項逐條收集、整理，自查、分析，力保各項資料收集完整、規范、齊全。

2.規范標準，分門別類，歸檔整理

對照醫院等級評審標準進行整理、分類、標識、組卷。準備的資料按照檔案管理要求去做，以確保檔案資源質量、門類和內容齊全統一。資料來源要準確、完整、真實可靠。辦公室成員嚴把檔案、資料質量關，并定期組織專人到各部門、各科室進行自查與互查。如對業務數據報表、病歷、各種會議記錄、總值班記錄等一律要求提供原件，對所有紙質材料統一采用A4 紙，不同規格紙張用A4 紙裱襯；提供復印件必須內容清楚，字跡清晰，標明原件出處；提供照片和磁盤、光盤等存儲介質的，一律要求附紙質材料并有文字說明。為了提高案卷質量，統一購買盒子，按標準條目逐條標出各個指標盒，盒脊背打印對應標準的標題，盒面卡片注明內容，盒內打印好存放資料的目錄，盒內材料根據盒面所注內容進行依次排列，打印的字體統一，盒內根據一、二、三類指標編號依序存放。科學的分類、合理的組卷、簡明的標題、整齊又美觀，從而保證了檔案材料的完整性和系統性。

3.專人負責資料提供，保證檢查資料及時到位

為了保證在檢查中資料提供及時、準確，一類、部分二類指標檢查材料集中存放于醫院辦公室，指定辦公室專管資料員負責提供材料。行政、臨床、醫技、綜合組分別設一名聯絡員，由聯絡員根據檢查組需要，向專管資料員索取資料，再傳給檢查組，檢查后由聯絡員及時收回資料，再交還專管資料員清點、整理，放回原處。部分二類指標與三類指標材料存放于相關科室，由各科室檔案、臺帳網絡成員保管，負責提供。從而保證了資料及時有序地提供和完整及時回收，為等級醫院評審結束后專題檔案歸檔的完整性提供有力的保證。

三、通過醫院等級評審，對加強檔案工作的幾點思考

1.做好檔案的宣傳工作。檔案工作首先要得到醫院領導的重視，把檔案工作列入醫院的日常管理工作中，深入持久地組織好《檔案法》的學習和宣傳，貫徹落實《檔案法》，使廣大醫務人員增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺維護檔案工作。醫院等級評審的意義在于“以評促改、以評促建、以評促管、評建結合、重在建設”。檔案工作者在今后擴大檔案收集范圍的同時，應充分利用等級評審的契機，加強與各職能部門的聯系，反復宣傳醫院檔案建設在創建等級醫院中的重要作用，強化檔案材料的日常收集與整理，為今后的檔案建設工作、醫院的管理工作再上新臺階打下基礎。

2.重視每個環節的規范性和保持文字記錄的完整性。在等級醫院評審材料的準備過程中，幾乎每個部門、科室都會發現，雖然在實踐過程中做了大量的工作，但部分工作由于當時沒有及時、全面的記錄或材料記錄零星，或是材料散落在各自手中，導致拿不出過硬的真憑實據。像三類指標按“PDCA 評分法”打分，要求提供全面完整的文書材料。等級醫院評審檢查最主要的方法就是現場抽查有關記錄、文書，因此規范的檔案形成和資料的全面積累是多么的重要。

3.加強檔案管理，完善檔案管理制度。鑒于有些檔案的收集與保管隸屬于不同部門主管，作為專職的檔案工作人員，應當以自己的專業知識，對隸屬不同部門的兼職檔案人員進行檔案知識培訓，并對檔案管理提出收集、歸檔的要求，使檔案的管理更科學、更規范、更具時限性。建立起一套行之有效的檔案制度，做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規定、保密有條例、庫房管理有措施、開發利用有目標，使檔案管理做到有法可依，有章可循，實現檔案工作科學化、規范化管理。

4.提高檔案人員的業務素質，增強責任心。加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。作為醫院的檔案人員不僅要具備檔案管理專業知識，而且還應具有一定的醫療專業知識、醫院人文知識、信息網絡知識、外語知識等多方面的知識。要加強檔案人員理論學習，積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識，提高檔案理論素養，充分認識科研檔案在推動科技發展方面的重要價值，增強工作的責任心和成就感。

5.加強檔案信息資源的開發利用。檔案利用是實現檔案價值的途徑。我們應增強檔案開發利用意識，積極采用先進的檔案信息管理方式，完善檔案檢索工具，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、機構管理高效化、檔案工作標準化，主動開發檔案信息資源，為醫院醫療、教學、科研、行政管理等方面提供積極有效的服務。

總之，檔案管理是醫院管理的重要組成部分，是醫院管理水平的具體體現，因此，加強檔案工作對于推進醫院建設具有重要的作用和意義。

[1]樓倩菡.論在等級醫院評審中檔案工作的重要性[J].現代醫學雜志，2011（4）。

[2]陳瑞安.等級醫院評審與醫院檔案管理[J].醫學信息，2011（6）。

[3]游嶸.檔案建設在醫院等級評審中的作用[J].機電兵船檔案，2010（5）。