漁業科技入戶工程檔案管理淺探

常 常（句容市水產技術指導站，江蘇句容，212400）

句容市水產技術指導站（以下簡稱水產站）按照江蘇省海洋與漁業局對漁業科技入戶工作的部署，從2008年開始在句容市全面實施漁業科技入戶工程。實施過程中形成了自成一體、較為豐富和完整的漁業科技入戶工程檔案，并對其及時進行了常態化、規范化、制度化管理。從管理的實踐和效果看，這些檔案不僅對漁業科學養殖提供有益幫助，助推了“興漁富民”目標的實現，也為漁業安全質量構筑了牢固的防護線。加強漁業科技入戶工程檔案的科學管理意義重大。

一、漁業科技入戶工程檔案建檔對象

漁業科技入戶檔案是指各級漁業管理部門和漁業生產經營單位在漁業科技指導入戶工作中形成的有價值的各種形式的歷史記錄。其建檔的對象具體有：各級技術指導單位，如各級水產技術指導站、鄉鎮農業服務中心等；各級水產品質量安全監管、檢測部門；各類漁業養殖企業、單位，各類漁業養殖戶，包括示范戶、核心戶和輻射戶；各類漁業養殖經濟合作組織（漁業協會、漁業專業合作社）；各類水產品批發市場，包括超市、銷售戶等。

二、漁業科技入戶工程檔案的特點與作用

1.互動性。漁業科技入戶工作是一個漁業技術管理指導部門、科技入戶專家組成員、科技入戶指導員和漁業養殖示范戶、核心戶、輻射戶緊密互動的過程，每一次互動都能產生互為一體、相互對應、關聯密切的文件材料，如漁業示范戶命名文件材料與《科技入戶工程漁業示范戶登記表》，技術服務合同與現場技術指導檢查記錄，水產品委托檢驗單與檢測分析報告等。無論歸檔還是整理，都應保持互動過程形成文件材料的有機聯系。

2.成套性。漁業科技入戶工作一般經歷組織建設→技術指導→養殖管理→安全檢測→經營銷售→品牌創建→總結表彰七個階段，每個階段產生的文件材料自然地成套，完整地再現了階段活動的發生、經過、結果、效果及影響，如主推養殖品種材料→技術培訓講義材料→養殖塘口記錄材料→病害防治材料→產值統計匯總材料→經營銷售材料→魚品創優材料→養殖品種推廣材料等。管理實踐時，應根據每個階段產生文件材料成套性的規律，在全面基礎上有重點地對成套的文件材料收集整理，做到事前事中事后文件材料的銜接呼應。

3.資源性。漁業科技入戶工程檔案全面記載了實施方案、技術指導方法、主推養殖品種及技術管理經驗、質量安全監督、品牌創建、經營銷售等內容，蘊含了豐富的多重知識結構，具有明顯的資源屬性，是重要的知識資源和信息資源，更是不可多得的軟性資源和無形資源，把握、調動、轉化、利用好這些資源，充分發揮資源要素的參考指導作用，可以優化漁業結構調整，培植養殖領軍企業、擴大漁業規模，提高漁業產值，提升水產品品質，將為養殖企業、養殖農戶、銷售經營戶帶來可觀的經濟效益，也為繼續深化和整體推進漁業科技入戶工作提供有益借鑒。

4.追溯性。水產品質量安全事關人民身體健康，事關社會和諧穩定和政府形象，基于這種情況，漁業科技入戶工作可以說是一項民生工程。漁業科技入戶工程檔案，原始記錄了水產品的生產管理、病害防治、無公害檢測、守法經營等情況，是一個真實、動態的記錄過程，利用記錄情況可以實施漁業管理的全過程監控，哪一個環節出現了問題和癥結，都能在檔案的原始記錄中追溯到，確保每個環節有據可查，充分體現出檔案的原始憑證作用，有利于有關部門建立良性的水產品安全事故追溯機制，分清各級技術指導部門和各類養殖、檢測、銷售主體責任，有利于從源頭、節點抓好水產品質量安全工作，促進水產品領域誠信度、社會責任感的培育提高。

三、漁業科技入戶工程檔案的收集與歸檔

由于漁業科技入戶工程啟動時間短，上級漁業主管部門還未制定有關的漁業科技入戶工程檔案業務管理規范性文件，加之建檔對象檔案意識有個逐漸培養的過程，如不及時收集建檔，面臨著散失、無檔可用的局面，會對漁業科技入戶工程的整體推進和后續工作帶來不利影響。唯有及早以強化收集歸檔工作為抓手，才是快速推進漁業科技入戶工程檔案科學管理、規避漁業管理風險的有效途徑。

（一）建立歸檔工作制度是前提。漁業科技入戶工程一啟動，水產站就制定科學合理的歸檔工作“三納入”“四同時”制度，將建檔工作納入科技入戶年度工作計劃，納入科技入戶管理規章制度，納入領導、專家、技術指導員等相關人員崗位職責；下達科技入戶計劃任務的同時提出收集歸檔要求，檢查科技入戶計劃進度的同時檢查文件材料形成情況，在對相關人員年度考核兌現的同時要求檔案室出具文件材料歸檔情況證明材料，否則不予發放入戶工作補助，很好運用了經濟杠桿的調節作用。有了好的制度，既不流于形式，又敢于動真碰硬，收集歸檔工作才能順利開展。

（二）編制歸檔范圍和期限表是根本。把握這四年來漁業科技入戶工作文件材料形成的特點和規律，結合各類建檔對象的職能和任務，根據國家檔案局8 號令和其他檔案管理辦法的有關規定，本著“全面反映、條目規范、期限合理”的原則，精心編制《句容市漁業科技入戶工作文件材料歸檔范圍和保管期限表》，將漁業科技入戶工作文件材料分為五類進行收集歸檔，即綜合管理類、技術指導類、安全監管類、設施設備類、電子聲像類，詳細羅列了各種應歸檔文件材料的內容和保管期限，使之真正成為經得起時間和實踐檢驗的收集歸檔工作指南，為各類建檔對象明確歸檔內容提供了參考。

（三）明確收集歸檔重點內容是關鍵。由于各類建檔對象的職能和任務不同，產生的文件材料的作用、數量、形式不等，應明確各自的重點歸檔內容，才能發揮檔案的最大效用。水產站是漁業科技入戶工作文件材料的建檔主體，按“全面收集，寧多勿漏”的原則開展收集歸檔工作。而其他建檔對象應按“照顧重點、特色鮮明”的原則有針對性開展收集歸檔工作，如養殖企業、養殖農戶應重點收集養殖技術培訓、技術推廣應用、養殖質量控制、病害診斷防治、商標注冊、承包經營銷售、塘口記錄等方面的文件材料；水產品安全檢測部門應重點收集無公害水產品認定、產品檢驗檢測、產地環境質量調查評價等方面的文件材料。

（四）分類指導建檔對象收集歸檔是基礎。發揮水產站規范建檔引領示范作用，借助當地檔案行政管理部門的優勢，支持檔案室參與科技入戶活動全過程，通過上門宣傳、發建議函、電話郵件咨詢、包戶指導等方式加大服務其他建檔對象的歸檔工作力度，分析不同類型建檔對象的收集重點，幫助制定符合其實際、簡便易行的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，為其做好收集歸檔工作提供依據。通過分類指導，420 家養殖規模企業和示范戶有近200 家規范建檔，建檔率近50℅，成效明顯。

漁業科技入戶文件材料按年度順序排列歸檔或某一項活動結束（驗收）后實時歸檔，電子文件歸檔范圍參照紙質文件材料歸檔的規定執行，定期向本單位檔案部門移交保存，養殖農戶應有專人保管，確保漁業科技入戶工程各門類、載體檔案的齊全完整。

四、漁業科技入戶檔案的整理與信息化建設

綜合管理類、技術指導類、安全監管類文件材料整理標準執行《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）,以“件”為單位整理裝盒，加蓋歸檔章,填寫類別、年度、期限、件號等相關項目，編制歸檔文件目錄，按期限-年度-問題排列盒序。設施設備類整理標準執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000），以“卷”為單位按項目或使用性質組卷排序，編制案卷目錄和卷內文件目錄。照片檔案整理標準執行《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002），以“卷”為單位按問題-年度或年度-問題組卷，裝入照片檔案冊排序，編制案卷目錄和卷內文件目錄。歸檔電子文件整理標準執行《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002），以“件”為單位整理，形成電子目錄，必要時脫機保存在DVD-R 光盤上，并在光盤和包裝盒上注明檔號等內容，貼上標簽。

從檔案管理發展的趨勢和利用便捷的需要出發，結合各建檔主體的技術條件和實際需求，有選擇地逐漸加強檔案信息化建設力度，借助檔案管理軟件，對相關的漁業科技入戶工程檔案實行紙質、電子雙套歸檔，建立電子目錄數據庫，方便檢索查詢。漁業技術指導部門更應積極探索建立漁業科技入戶工程檔案信息管理平臺，與農產品安全質量管理系統相對接，對漁業科技入戶工程檔案信息實行動態化管理，建立重要檔案全文數據庫，實現各類建檔主體對漁業科技入戶工程檔案信息資源的共享，為漁業科學化、集約化、生態化養殖，為農產品安全質量體系建設提供有效服務和技術支撐。