探索改制企業(yè)檔案作用發(fā)揮新途徑——以江蘇省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院股份有限公司為例

黃宇明（江蘇省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院股份有限公司，江蘇南京，210005）

探索改制企業(yè)檔案作用發(fā)揮新途徑
——以江蘇省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院股份有限公司為例

黃宇明（江蘇省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院股份有限公司，江蘇南京，210005）

隨著改革的不斷深化和社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，一大批國有事業(yè)單位性質(zhì)的勘察設(shè)計(jì)院所的改制工作進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性階段。國家推行勘察設(shè)計(jì)單位改制，賦予它們自主管理權(quán)，實(shí)行單位社會(huì)化、成份多元化和管理企業(yè)化，真正建立起“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)分明、政企分開、管理科學(xué)”的現(xiàn)代企業(yè)制度,成為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)要求的法人實(shí)體和市場主體。江蘇省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院股份有限公司的前身是1960年建立的江蘇省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院，從事道路、橋梁、隧道、鐵路、軌道、港口、航道、船閘、工業(yè)與民用建筑、環(huán)境、景觀、智能交通的規(guī)劃、咨詢、勘察、設(shè)計(jì)、科研、檢測、監(jiān)理和項(xiàng)目管理等綜合性工程設(shè)計(jì)咨詢業(yè)務(wù)，是全國勘察設(shè)計(jì)行業(yè)“五十強(qiáng)”。公司檔案管理基礎(chǔ)良好，曾獲得檔案管理國家二級(jí)稱號(hào)，積累和儲(chǔ)備了豐富的檔案資源。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前共有包括文書檔案、工程設(shè)計(jì)檔案等各種門類檔案50070余卷（件）。這些檔案資源是寶貴的財(cái)富，是資產(chǎn)的重要組成部分。特別是數(shù)量上占多數(shù)的工程設(shè)計(jì)檔案，是一代又一代工程設(shè)計(jì)人員智慧的結(jié)晶，在勘察、設(shè)計(jì)、科研、檢測、監(jiān)理、咨詢等各項(xiàng)工作中發(fā)揮了不可替代的重要作用。2005年8月改制為股份有限公司后，與市場結(jié)合更加密切，業(yè)務(wù)范圍逐步拓展，運(yùn)作方式日益靈活，經(jīng)營內(nèi)容更加豐富，為檔案作用的發(fā)揮提供了更加寬廣和現(xiàn)實(shí)的途徑。本文以該公司檔案開發(fā)利用為例，探討改制后勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案作用發(fā)揮的新途徑。

一、發(fā)揮檔案傳承企業(yè)歷史的作用

檔案在記錄歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、弘揚(yáng)傳統(tǒng)、啟迪后人、開啟未來等方面具有獨(dú)特作用，是傳承公司歷史，建設(shè)企業(yè)文化的重要載體和生動(dòng)素材。為了全面回顧和展示企業(yè)的發(fā)展歷史，傳承和弘揚(yáng)企業(yè)獨(dú)特文化，我公司在2007年開始著手組織編寫《江蘇省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院志》。院志以設(shè)計(jì)院建院五十年為主線，從三個(gè)階段、九個(gè)方面全面、客觀、詳細(xì)記述了設(shè)計(jì)院發(fā)展的歷史。編寫院志離不開檔案，例如在編寫歷史沿革過程中，關(guān)于設(shè)計(jì)院正式名稱啟用的具體時(shí)間，存在不同的觀點(diǎn)和意見。為了弄清原委，我們經(jīng)過查閱保存的文件、照片等檔案資料，初步確定正式名稱啟用始于1966年8月，后經(jīng)請(qǐng)當(dāng)年在設(shè)計(jì)院工作過的老領(lǐng)導(dǎo)、老同志回憶考證，最終得以確認(rèn)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，在編寫院志過程中，公司檔案部門共提供文書檔案、工程設(shè)計(jì)檔案等各類檔案約560卷、3113件，為院志編寫人員提供史料依據(jù)和參考資料。特別是通過利用各種照片、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書等圖片實(shí)物檔案，不僅豐富了院志內(nèi)容，生動(dòng)再現(xiàn)公司發(fā)展歷程，增強(qiáng)了可讀性，而且保證了編寫內(nèi)容符合客觀、公正、全面、準(zhǔn)確的要求，達(dá)到記事、存史、教化的目的。依據(jù)檔案資料編寫院志，弘揚(yáng)了企業(yè)精神，傳承了企業(yè)文化，增強(qiáng)了員工的光榮感、自豪感和使命感，為公司全面、持續(xù)、科學(xué)發(fā)展提供了寶貴的精神食糧。

二、發(fā)揮檔案擴(kuò)大市場影響的作用

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，國有勘察設(shè)計(jì)事業(yè)單位是“皇帝的女兒不愁嫁”，所有設(shè)計(jì)任務(wù)都是根據(jù)指令性計(jì)劃，由行政主管部門直接下達(dá)，不用考慮知名度，不需主動(dòng)向社會(huì)宣傳。改制后的公司被推向了市場，與政府脫鉤，沒有了財(cái)政撥款，要參與市場競爭，主動(dòng)承接各種項(xiàng)目任務(wù)。隨著企業(yè)的不斷成長和發(fā)展，我們現(xiàn)在不僅著眼國內(nèi)，參與國內(nèi)市場的競爭，而且還走出國門，參與國際市場競爭，已經(jīng)在亞洲、非洲等有關(guān)國家開發(fā)勘察設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)市場。無論是參與國內(nèi)市場競爭，還是參與國際市場競爭，都必須加大宣傳力度，提高市場的知名度和美譽(yù)度，擴(kuò)大市場影響力和競爭力。檔案是最有說服力的宣傳素材。對(duì)外宣傳必然要大量利用檔案，這為發(fā)揮檔案作用開辟了有效的途徑。2010年，配合舉辦50周年慶典，公司加強(qiáng)了對(duì)外宣傳工作，更新了公司及各專業(yè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目宣傳畫冊(cè)，舉辦了《江蘇省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院股份有限公司設(shè)計(jì)成果展示》大型圖片陳列展覽，收到了良好的效果。在編寫宣傳畫冊(cè)和布置圖片陳列展覽過程中，工作人員無不大量利用各類檔案資料，其中僅編寫各專業(yè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目宣傳畫冊(cè)就選用了照片檔案中新老照片達(dá)400多張。這些照片充分展示了各個(gè)時(shí)期、各個(gè)專業(yè)的主要設(shè)計(jì)項(xiàng)目，見證了公司發(fā)展的輝煌歷史，進(jìn)一步提升了公司在市場的知名度及影響力。

三、發(fā)揮檔案增強(qiáng)競爭能力的作用

通過改制成為有限公司，由原來的國有事業(yè)單位變成了股份制企業(yè)，市場化運(yùn)作方面的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)成為公司日常工作的重要內(nèi)容。幾年來，我們公司先后成立了30多個(gè)省內(nèi)外辦事機(jī)構(gòu)（分院），承擔(dān)了四川、重慶、西藏、新疆、云南、廣東、廣西、福建、湖南、河南、山東、安徽等地的公路、橋梁等交通工程勘察設(shè)計(jì)、咨詢?nèi)蝿?wù)，提高了省內(nèi)外市場份額的占有率。目前，省外市場的業(yè)務(wù)量已經(jīng)占到公司業(yè)務(wù)總量的35%以上，成為省內(nèi)外勘察設(shè)計(jì)市場的一個(gè)著名品牌，這其中也凝結(jié)了公司檔案部門的辛勤努力。檔案部門主動(dòng)了解公司市場運(yùn)作的進(jìn)展情況，根據(jù)市場開發(fā)的實(shí)際需要，特別是參與省內(nèi)外項(xiàng)目的市場競標(biāo)，及時(shí)提供檔案中涉及公司的工程設(shè)計(jì)資質(zhì)、設(shè)計(jì)人員資質(zhì)等資質(zhì)材料和已完成的相同專業(yè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)計(jì)算資料、技術(shù)圖紙、驗(yàn)收材料等業(yè)績材料，為制作項(xiàng)目標(biāo)書、宣傳資料等提供參考，提高了工作效率，保證了標(biāo)書制作質(zhì)量，充分反映了公司的實(shí)力和業(yè)績，贏得了業(yè)主的信任，為積極拓展業(yè)務(wù)范圍，積極爭取更多的項(xiàng)目任務(wù)，不斷擴(kuò)大市場份額發(fā)揮了不可替代的作用。

四、發(fā)揮檔案維護(hù)企業(yè)權(quán)益的作用

由于市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境較為復(fù)雜，特別是隨著民營和外資勘察設(shè)計(jì)企業(yè)進(jìn)入市場，勘察設(shè)計(jì)市場競爭也日趨激烈，這使改制后的公司面臨一個(gè)非常現(xiàn)實(shí)問題，就是如何在復(fù)雜的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中維護(hù)公司的良好信譽(yù)和合法權(quán)益，這直接關(guān)系到公司能否在激烈的市場競爭中不斷開拓業(yè)務(wù)范圍，擴(kuò)大市場份額，提升市場競爭能力。這也為公司檔案工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，提出了新的任務(wù)和要求。尤其是一旦在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中遇到涉及法律糾紛等方面的問題，往往需要以檔案為依據(jù)，分清責(zé)任，避免承擔(dān)非本公司原因造成質(zhì)量事故的責(zé)任及經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)企業(yè)信譽(yù)和權(quán)益。2005年7月，在由我們公司設(shè)計(jì)的寧溧高速公路溧水段發(fā)生了一起惡性交通事故，死者家屬認(rèn)為是道路設(shè)計(jì)問題引發(fā)了此次事故，于是將我公司告上了法庭，要求法院判定我公司賠償經(jīng)濟(jì)損失50多萬元。為了做好應(yīng)訴準(zhǔn)備工作，公司法律顧問會(huì)同項(xiàng)目設(shè)計(jì)人員一起，通過查閱項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和圖紙進(jìn)行逐一復(fù)核，再請(qǐng)有關(guān)專家進(jìn)行反復(fù)論證，將有關(guān)資料提供受理法院作為判決的依據(jù)。最終法院認(rèn)定事故的發(fā)生與項(xiàng)目設(shè)計(jì)無關(guān)，使公司免遭巨額經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)了企業(yè)的權(quán)益和聲譽(yù)。

江蘇省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院股份有限公司檔案開發(fā)利用實(shí)例充分說明，改制不僅激發(fā)了勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的活力，提升了企業(yè)的市場競爭力和社會(huì)貢獻(xiàn)力，同時(shí)也給檔案工作帶來了新機(jī)遇，檔案的價(jià)值作用得到更為充分的發(fā)揮，檔案工作更加得到重視。因此，改制后的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案部門要認(rèn)清形勢，抓住機(jī)遇，結(jié)合企業(yè)市場經(jīng)營、科研設(shè)計(jì)等各方面工作的實(shí)際需要，積極主動(dòng)開發(fā)企業(yè)檔案，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的應(yīng)有作用，為傳承企業(yè)歷史、擴(kuò)大市場影響、增強(qiáng)競爭能力和維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)。