Inter-lib期刊子系統應用實踐與思考

海南省圖書館 吳覺妮 韓川平

1.前言

Inter-lib圖書館集群管理系統是廣州圖創計算機軟件開發有限公司和東莞圖書館聯合研制的新一代圖書館自動化系統，在技術上采用B/S模式多層體系結構，基于J2EE體系標準進行開發設計，用戶端不需要安裝任何軟件即可實現所有圖書館業務工作。它可以通過Interlib網絡或城域網絡將區域內各圖書館聯合起來，組成一個區域性的虛擬圖書館群，將圖書、電子文獻、專題數據庫等多種資源整合起來進行揭示，提供區域內圖書館的聯合采編、資源共建共享、書目聯合查詢等功能。海南省圖書館于2010年引進使用inter-lib系統，本文結合筆者工作實踐，對該系統的期刊子系統實際應用中存在的一些問題進行初步的探討。

2.Inter-lib期刊子系統實際應用中遇到的問題和解決辦法

2.1 期刊編目

期刊編目是系統最基礎，也是最重要的部分。期刊編目的質量直接關系到館藏期刊數據庫的質量，影響對期刊的揭示程度，影響讀者的檢索效果，影響文獻資源共享共用的實現。

利用Inter-lib系統進行期刊編目，關鍵是設置相關參數。Interlib系統期刊子系統的參數設置主要有“期刊參數”和“MARC模版”設置兩種。Inter-lib系統的期刊參數設置包括采編參數設置、種次號庫維護等。Inter-lib系統的MARC模版設置包括編目模板、采訪模板和簡單編目模板。

存在問題：在書目維護的分類檢查模塊，查詢同一個分類號的種次號清單，新訂期刊是無法顯示的，必須經過裝訂才能顯示，這樣會造成索書號重復；在編輯書目界面，110字段里的報紙出版頻率設置不全，而且不能自行增加。

建議：新訂期刊的索書號在分類檢查模塊能顯示；補全報紙出版頻率，或者設置用戶可以自行添加。

2.2 期刊預訂

期刊是連續出版物，預訂期刊要考慮連續性、完整性及科學性，才能對數據進行正確的統計分析，對期刊進行合理管理。Inter-lib系統期刊子系統預訂管理模塊包含期刊預訂處理、期刊預訂管理和期刊批續訂。期刊預訂之前，先設置預訂參數。采用“批續訂”對期刊進行續訂處理，再根據期刊的變動信息在“直接預訂”對預訂數據進行修改，比如價格變動、刊期變動、刊名變動及停刊等，完成系統訂購。

存在問題：Inter-lib系統在“直接預訂”里有增加、編輯、刪除、續訂、停訂、退訂等模塊。造成期刊停訂一般有三種原因：改名、停刊、主動停訂，然而“停訂”模塊選項只有一個，無法區分以上三種情況；再者，直接點擊“停訂”模塊而不填寫詳細信息，則無法從停訂單中統計各類停訂期刊，不利于正確統計數據。由于期刊信息變更頻繁，如停刊、改刊期、改價格等都會造成價格變動，而“直接預訂”沒有價格變動模塊，直接修改原價格會造成訂購清單和系統不符。公共圖書館評估四年一次，其中的一項評估內容是報刊的連續性，而從“續訂”模塊無法導出連續4年的續訂單，必須逐年導出來再經過EXCEL進行數據整理，費時費力，而且容易出現錯誤。

新訂有兩種情況，一是改名；二是本館新增，而“直接預訂”只有“增加”一個模塊，不利于區分及數據統計。

建議：在“期刊預訂”處理里增加“改名停訂”、“停刊停訂”，“價格變動”、“改名新訂”選項，這樣無需填寫期刊信息，停刊數據就能從停訂單中統計出來；對“續訂”模塊進行修改，例如續訂1年，在系統批續訂時顯示續訂1，續訂2年，在系統批續訂時顯示續訂2，以此類推。

2.3 期刊記到

期刊記到即期刊到館后的驗收處理，記到是揭示每期新到館期刊詳細信息，如實反映每期期刊的到館信息，以便更好地進行現刊管理。如果沒有期刊記到，工作人員無法進行期刊管理，讀者也無法利用Web-OPAC的檢索；期刊記到也是期刊管理與服務工作中承上啟下的重要環節，記到正確與否關系到過期期刊的裝訂、統計。

Inter-lib系統的期刊記到有“預訂記到”和“直接記到”兩種模塊。直接記到分為“手動記到”和“光筆記到”兩種方式。直接記到適用于沒有經過“預訂”直接到館的期刊，如贈送、交換等途徑到館的期刊。“手動記到”功能強大，對期刊信息描述全面，期刊情況一目了然。可以通過不同顏色表示期刊到館、未到齊、裝訂、催缺、丟失等狀態。對偶有合刊、增刊、附件等情況，可隨時合并、增加或插入一個記到格。通過設置應到時間，可對未到館期刊及時催缺。通過詳細記到可設置卷、份數、總期等信息。

存在問題：頁面無窗口劃毗設計。Inter-lib期刊子系統在記到時，每記到一冊期刊后，就要另外打開檢索界面重新檢索才能記到另一種期刊，費時費力；記到停刊期數時存在“自動變數”，如有些月刊出到第3期后停刊，“詳細記到”里修改第4期起記到狀態為停刊時，系統會自動變更期數，變成9個第4期而不是4-12期，即使再次修改后，系統還是會變成期數都一樣；詳細記到的“記到備注”在記到頁面只能顯示一期期刊的記到備注，而不是隨著期數和期數備注的變化而變化。

建議：增加界面的窗口大小化功能或增加相應界面欄目。主頁面無窗口劃毗設計，如想在記到間隙進行其他工作，需退出該頁面后再開其他窗口，比較麻煩。所以建議增加界面的窗口大小化功能。或是不需要重新打開記到界面，而是在“期刊記到”處理界面增加記到界面欄目，進行初次檢索就可以對多種含相同關鍵詞的期刊進行記到；改進系統詳細記到里的停刊程序，不再自動變更期數，數據。

2.4 期刊裝訂

為了便于期刊的保存、管理，下架過期期刊需要裝訂成合訂本。Inter-lib系統中，系統裝訂的處理方法有兩種：一是根據記到信息裝訂形成合訂本即記到裝訂；二是直接在“合訂本回溯”處理即合訂本裝訂。“記到裝訂”是檢索需要裝訂的期刊，進入記到處理中，從“記到列表”中選擇需要裝訂的期數。單擊“裝訂”進入記到裝訂處理，設置好裝訂批號（根據裝訂批號輸入裝訂單），裝訂費用（單冊合訂本），份數。系統默認對記到的所有復本裝訂，如果需要裝訂較少的復本，輸入需要的份數，單擊“保存”，完成裝訂處理。合訂本裝訂通過點擊“增加裝訂”來對合訂本裝訂，填寫裝訂信息保存即完成裝訂。記到裝訂和合訂本裝訂，最后都要點擊“交送”，而交送最快的方法就是裝訂批交送，省時省力。

存在問題：期刊的特證權值靈活性不夠。在進行“記到裝訂”的過程中，如訂購期刊份數有2份，在做期刊典藏時，裝訂列表出現同樣的兩行信息，只需要交送一份期刊時，所輸條碼必須在第一行才能交送，如果條碼輸在第二行，就無法交送，輸出的裝訂單該合訂本條碼信息欄是空白，必須刪掉重新裝訂。

建議：放寬特征權值識別。不管訂購復本數多少，在裝訂列表里不管在哪一行輸入條碼信息，都能交送成功，免去重新輸入的麻煩。

2.5 期刊外借

本館從2009年開始現刊外借，Inter-lib系統實現現刊外借有兩種方式：一種方式是貼條碼的方式，即把期刊當做一本書來配置相應的規則進行流通，本方式在做合訂本典藏時，可在“合訂本回溯”功能，添加新條碼形成本館可控的資產，即進入館藏庫。另一種方式是采用Inter-lib特色功能中的“專項外借”功能，專項外借不需貼條碼。Inter-lib系統只要有書目即可進行外借（期刊在館）。外借時，采用的是特色功能模塊中的“特色功能—專項服務—專項外借”功能。進行專項外借之前，必須設定專項流通的規則，用以限定借閱的冊數等。第一種方式適用于外借期刊量少，且部門人力充足的情況，這種方式和圖書的流通是同一個界面，管理便利。而且，借還僅需要掃一下條碼即可，速度比較快。本館外借現刊是500多種，因此采用的是貼條碼外借方式。

存在不足：統計識別能力亟待完善。在流通子系統里中的文獻分類統計，只能統計外借期刊的種數、冊數，不能統計借閱的人次和人數；只能輸出有借閱次數的期刊，無法輸出零借閱的期刊。

建議：增加統計識別能力。在文獻分類統計中，增加統計借閱的人次和人數；增加可以統計零借閱期刊的功能。

2.6 報表

報表提供對流程操作過程所涉及的各類操作進行查詢統計，是數據統計分析的基礎。Inter-lib系統的報表功能可以根據不同的館藏地點，不同的書商，不同的文獻類型輸出需要的報表，可以輸出訂購單、新訂單、停訂單、漏訂單、催詢單、記到單、裝訂單和停刊單。

存在問題：查詢設置帶有局限性。無論是什么報表，在報表格式設置可選擇的字段，限定之外的就不能選擇了。比如需要查詢本館的國家級、省級期刊清單，可以通過訂購單，選擇711字段的“主辦單位”進行輸出，而報表格式里沒有這個字段。又如，本館地方報刊，有郵發的、非郵發的、公開發行的、自辦發行的，如果需要統計以上類別，需要選擇主題字段，而報表格式里沒有這個字段，工作重點只好放在“目測”，憑工作人員逐條查詢，影響工作效率。

建議：增強查詢功能適應性。在設置報表格式里開放各種字段，字段可以根據用戶的需求自行添加，便于分類、統計。

2.7 統計

統計是對期刊的所有類型的操作進行有效的統計，也是月終或年終總結的有效手段。Inter-lib統計分為訂購統計、新訂統計、停訂統計、漏訂統計、記到統計和裝訂統計。

存在問題：數據統計不完善。各類統計表，發行商和館藏地點只能選擇一個，不利于查看期刊全面信息。

建議：加強流通管理系統的統計功能。建議該子系統增加發行商和館藏地點選項多選查詢功能。

3.結語

總之，Inter-lib系統具有功能強大、操作簡便快捷、系統穩定性高的優點，能很好地盤活圖書館原有資源存量，提高整體工作效率，擴大圖書館服務范圍和服務能力，充分發揮圖書館的群體優勢。雖然在實際操作過程中存在一些不足，但隨著系統的不斷改進，系統功能將更符合圖書館工作需要，從而為進一步提高圖書館自動化管理水平和服務水平發揮更大作用。

[1]王美玲.Interlib系統在圖書館編目工作中的運用[J].晉圖學刊,2011(1):25-26.

[2]陸彩玲,吳江麗.自動化管理時代的期刊記到工作[J].現代情報,2008(11):152-513.

[3]武雪芹.利用Interlib系統進行期刊管理的體會[J].情報探索,2010(8):114-115.

[4]Interlib圖書館集群自動化管理系統用戶手冊.