談高校圖書(shū)館辦公室工作價(jià)值及工作流程標(biāo)準(zhǔn)控制

山西師范大學(xué)圖書(shū)館

〔山西省臨汾市 041004〕 鄭晶榮*

在當(dāng)今飛速發(fā)展的現(xiàn)代化時(shí)代,高校圖書(shū)館辦公室工作人員除了要掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)以及其他辦公現(xiàn)代化技術(shù)外,還要與時(shí)俱進(jìn),改變觀念,才能全方位、高效率地做好辦公室的服務(wù)工作。

一、高校圖書(shū)館辦公室的特點(diǎn)及崗位職責(zé)

高校圖書(shū)館是辦好高校的三大支柱之一。高校辦得如何,圖書(shū)館起著重要作用。而圖書(shū)館辦公室又是圖書(shū)館的窗口,是圖書(shū)館與外界聯(lián)系的橋梁和紐帶,是為圖書(shū)館管理與業(yè)務(wù)工作服務(wù)的核心機(jī)構(gòu)。所以,圖書(shū)館辦公室的工作具有非常重要的作用。它既有一般辦公室的特點(diǎn),又有與圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)知識(shí)不可分割的聯(lián)系。所以,隨著時(shí)代的發(fā)展,今天的高校圖書(shū)館辦公室工作已由過(guò)去單一的行政事務(wù)管理轉(zhuǎn)向多元化服務(wù),具有了多變性、專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性、綜合性、主動(dòng)性等特點(diǎn),要求做到工作及時(shí)、主動(dòng)、準(zhǔn)時(shí)、嚴(yán)密、務(wù)實(shí)。

圖書(shū)館辦公室的具體工作主要有:(1)圍繞教學(xué)與科學(xué)研究工作,協(xié)助館長(zhǎng)搞好館藏建設(shè)及開(kāi)發(fā)利用,為讀者提供多元化服務(wù)。(2)協(xié)助館長(zhǎng)組織開(kāi)展全館工作、安排有關(guān)工作和會(huì)議、進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系、接待來(lái)訪參觀及館領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。(3)協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度,并檢查落實(shí)執(zhí)行情況。(4)草擬工作總結(jié)、報(bào)告、通知,處理來(lái)往信函、文件,做好業(yè)務(wù)報(bào)表、科研報(bào)表、年鑒報(bào)表等各種報(bào)表的統(tǒng)計(jì)上報(bào)。(5)印鑒的保管和使用,業(yè)務(wù)檔案和人事檔案的積累、整理和管理等文書(shū)檔案工作。(6)各種用品及圖書(shū)加工器材的采購(gòu)、保管和發(fā)放,設(shè)備家具管理、財(cái)務(wù)管理、清潔衛(wèi)生、職工福利以及水電暖的管理維護(hù)等工作。(7)職工考勤及消防安全保衛(wèi)工作。(8)協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)。(9)值班室管理工作等。

二、高校圖書(shū)館辦公室工作的價(jià)值

高校圖書(shū)館辦公室處于全館工作的中樞和綜合協(xié)調(diào)地位,直接影響著整個(gè)圖書(shū)館的發(fā)展,無(wú)疑扮演著非常重要的角色,是圖書(shū)館工作不可缺少的重要部分。其工作價(jià)值主要體現(xiàn)在:

(一)圖書(shū)館辦公室是全館工作的中樞部門(mén)

辦公室處于全館工作的中樞位置,了解信息量較大,在館領(lǐng)導(dǎo)作出決策前,將大量信息經(jīng)過(guò)嚴(yán)格篩選匯總,將高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的信息提供給館領(lǐng)導(dǎo),為館領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效基礎(chǔ)材料,并為館領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法、提建議、獻(xiàn)良策,做領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手。

(二)圖書(shū)館辦公室是全館上下溝通的橋梁

首先,辦公室的工作人員要經(jīng)常深入基層,到服務(wù)第一線調(diào)研,了解全館工作人員的工作、想法、意見(jiàn)和建議,在館領(lǐng)導(dǎo)作出決策前,把基層的情況及時(shí)反饋給館領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí),把館領(lǐng)導(dǎo)的意圖及時(shí)傳達(dá)給各部室,進(jìn)行上下溝通,使館領(lǐng)導(dǎo)作出的決策順暢下達(dá)。其次,為讀者著想,了解讀者需求,及時(shí)與館領(lǐng)導(dǎo)溝通,提出解決方案并加以實(shí)施,真正將“讀者第一,服務(wù)至上”落到實(shí)處,起到承上啟下的作用。第三,同學(xué)校其他部門(mén)搞好聯(lián)系與取得了解和支持,與各院所及各職能部門(mén)溝通,達(dá)成共識(shí),圓滿完成各項(xiàng)任務(wù)。

(三)圖書(shū)館辦公室是與兄弟院校圖書(shū)館聯(lián)系的紐帶

高校圖書(shū)館辦公室的工作人員要經(jīng)常與兄弟院校圖書(shū)館聯(lián)系,了解各館的工作近況,進(jìn)行信息溝通,將準(zhǔn)確信息向館領(lǐng)導(dǎo)反饋,學(xué)習(xí)兄弟院校圖書(shū)館的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),了解自己的不足,找出差距,加以改進(jìn)和提高,互相補(bǔ)充,互相學(xué)習(xí),互惠互利,共同發(fā)展。

(四)圖書(shū)館辦公室是全館工作順利開(kāi)展的后勤保障

圖書(shū)館工作得以順利開(kāi)展,離不開(kāi)辦公室的后勤保障工作。做好水、電、暖的維修和暢通,辦公與衛(wèi)生用品的采購(gòu)以及發(fā)放保管,圖書(shū)加工器材的及時(shí)采購(gòu),設(shè)備家具的購(gòu)買(mǎi)、維護(hù)和更新,還有職工福利發(fā)放,借閱證件的制作、管理和發(fā)放,畢業(yè)生離校手續(xù)的辦理,年終考核、環(huán)境美化、防火防盜措施、安全保衛(wèi)、考勤、衛(wèi)生檢查等工作,使全館各項(xiàng)工作都能正常運(yùn)行。

三、圖書(shū)館辦公室工作流程標(biāo)準(zhǔn)控制措施

辦公室是圖書(shū)館唯一的一個(gè)綜合性部門(mén),工作流程需要規(guī)范、嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)。辦公室工作流程涉及面較廣(如“圖1”所示)。如何規(guī)范工作流程,如何掌握標(biāo)準(zhǔn),直接關(guān)系到辦公室的工作效能,也直接影響著整個(gè)圖書(shū)館的發(fā)展。

圖1 辦公室工作流程示意圖

(一)做好各種用品與器材的購(gòu)買(mǎi)、保管和發(fā)放

圖書(shū)館應(yīng)制定“關(guān)于辦公衛(wèi)生用品采購(gòu)與領(lǐng)用的有關(guān)規(guī)定”,辦公室按照規(guī)定,根據(jù)學(xué)校每年下?lián)艿霓k公經(jīng)費(fèi)和圖書(shū)館各個(gè)部室需要的辦公用品做出計(jì)劃清單,由辦公室主任進(jìn)行審批,交兩名工作人員共同承辦,在與保管人員辦理登記手續(xù)入庫(kù)后,辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。一般辦公用品由各部室統(tǒng)一使用,節(jié)約部分可以跨年度使用,但不得超額領(lǐng)取。這樣,可以合理使用辦公費(fèi)用,不會(huì)造成浪費(fèi)。同時(shí),多人參與,各負(fù)其責(zé),形成鏈條,可以起到互相監(jiān)督的作用。

(二)做好電子計(jì)算機(jī)耗材的購(gòu)買(mǎi)、使用和發(fā)放

圖書(shū)館應(yīng)制定“關(guān)于電子計(jì)算機(jī)耗材購(gòu)買(mǎi)、使用和發(fā)放的有關(guān)規(guī)定”,辦公室照章執(zhí)行。需要購(gòu)買(mǎi)電子計(jì)算機(jī)耗材時(shí),應(yīng)由所在部室主任打報(bào)告,寫(xiě)明耗材的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等報(bào)館辦公室,由館辦公室主任審批,再由辦公室兩名工作人員共同采購(gòu),購(gòu)回的物品在與保管人員辦理登記入庫(kù)手續(xù)后,再辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。領(lǐng)取物品時(shí),保管人員要詳細(xì)登記名稱(chēng)、價(jià)格、數(shù)量、日期等,并由領(lǐng)取人簽名。

(三)做好學(xué)校文件及來(lái)往信函的處理工作

對(duì)于學(xué)校文件,圖書(shū)館辦公室每天都要上網(wǎng)及時(shí)查閱。與圖書(shū)館關(guān)系不大的學(xué)校一般性文件,可以通知館領(lǐng)導(dǎo)上網(wǎng)閱讀,和圖書(shū)館有關(guān)的文件及學(xué)校重要的文件應(yīng)打印下來(lái),請(qǐng)館領(lǐng)導(dǎo)傳閱并在公文處理卡上進(jìn)行登記,使館領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)根據(jù)學(xué)校文件精神部署和安排圖書(shū)館工作,保證政令暢通,提高工作效率。

(四)及時(shí)做好各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與報(bào)表工作

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)圖書(shū)館來(lái)說(shuō)非常重要,許多工作都要依靠數(shù)據(jù)進(jìn)行。各種數(shù)據(jù),如接待讀者人數(shù)、借書(shū)量、還書(shū)量、購(gòu)書(shū)量、館藏量、分編加工量、數(shù)據(jù)庫(kù)點(diǎn)擊率等,都要真實(shí)準(zhǔn)確。所以,辦公室要抓好業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作,每月月底要催促各部室主任上交當(dāng)月的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),由辦公室將每月的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì),館領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員可根據(jù)這些數(shù)據(jù),科學(xué)合理地對(duì)文獻(xiàn)信息資源進(jìn)行優(yōu)化整合,使圖書(shū)館網(wǎng)站點(diǎn)擊率和使用率得到提高,也為年終工作總結(jié)和下年度工作計(jì)劃打下良好的基礎(chǔ)。

(五)做好全館考勤統(tǒng)計(jì)及出勤通報(bào)工作

圖書(shū)館的工作性質(zhì)決定上下班時(shí)間必須準(zhǔn)時(shí),保證工作時(shí)間,才能為讀者服好務(wù)。所以,圖書(shū)館工作人員上下班都要打卡,按時(shí)上下班,每日由一名館領(lǐng)導(dǎo)值班,檢查上下班打卡情況和中間查崗,實(shí)行日記錄、月統(tǒng)計(jì)、年匯總,帶牌上崗接受讀者監(jiān)督。辦公室每月初將上月的考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、下載、打印與保存,并對(duì)考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)地匯總統(tǒng)計(jì)與公示,以便于互相監(jiān)督,保證全館工作的順利開(kāi)展。

(六)做好安全與衛(wèi)生工作

圖書(shū)館應(yīng)成立安全衛(wèi)生檢查小組,由一名分管館領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng),辦公室主任任副組長(zhǎng),各個(gè)部門(mén)有關(guān)人員為成員。安全衛(wèi)生檢查小組,應(yīng)根據(jù)圖書(shū)館制定的“圖書(shū)館環(huán)境衛(wèi)生安全責(zé)任制度及實(shí)施辦法”定期或不定期地對(duì)全館進(jìn)行安全衛(wèi)生檢查,并按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分,最后將打分情況進(jìn)行匯總、排隊(duì)并至少公示三天。同時(shí),辦公室要將這一檢查結(jié)果保存,作為年終考核與評(píng)選先進(jìn)部室的參考依據(jù)之一。

(七)做好圖書(shū)加工器材的購(gòu)買(mǎi)與管理

圖書(shū)加工器材包括書(shū)標(biāo)、書(shū)標(biāo)膜、磁條、條碼、打號(hào)機(jī)等,采編部負(fù)責(zé)圖書(shū)的分編與加工工作,采編部主任要及時(shí)清點(diǎn)加工器材的使用情況,在快要用完時(shí),要提前給辦公室打報(bào)告購(gòu)買(mǎi),辦公室主任要做到心中有數(shù),在審核簽字后,交兩名辦事人員購(gòu)買(mǎi)。買(mǎi)回的加工器材,采編部主任要簽字領(lǐng)取。這樣做,程序規(guī)范、層層把關(guān)、管理嚴(yán)密,不會(huì)造成浪費(fèi)。

(八)做好對(duì)臨時(shí)工與志愿者的管理

臨時(shí)工到館后首先由辦公室人員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn),包括業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、消防安全常識(shí)培訓(xùn)以及了解圖書(shū)館的規(guī)章制度和有關(guān)規(guī)定等,培訓(xùn)后分配上崗,再由各部室主任帶班指導(dǎo)具體工作,直到其能獨(dú)立順利完成本職工作。圖書(shū)館辦公室對(duì)每一位臨時(shí)工都要建立人事檔案,填寫(xiě)基本情況登記表,了解他們各方面的情況,以便更好地進(jìn)行管理。年終要根據(jù)臨時(shí)工所在部室主任的考評(píng)意見(jiàn)進(jìn)行考核,交館領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮后決定下一年是否繼續(xù)聘用。圖書(shū)館辦公室管理和安排學(xué)生志愿者來(lái)館參加各部門(mén)的勞動(dòng),根據(jù)志愿者的課余時(shí)間和各部門(mén)的實(shí)際情況進(jìn)行安排,并要每天進(jìn)行登記,最后根據(jù)其勞動(dòng)時(shí)間的長(zhǎng)短頒發(fā)證書(shū)或出具證明,并可在圖書(shū)館網(wǎng)上報(bào)道志愿者的勞動(dòng)情況。

總之,圖書(shū)館辦公室是一個(gè)服務(wù)性與綜合性很強(qiáng)的重要部門(mén),這就要求辦公室人員把握好標(biāo)準(zhǔn)尺度,控制工作流程標(biāo)準(zhǔn),把高校圖書(shū)館辦公室工作做得更好。

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