大專院校與文藝院團藝術檔案的收集管理與作用

豆鵬飛　淮偉鳳

摘要：藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產，是繁榮和發展社會主義文化藝術事業的必要條件和依據，它對探討文化事業的發展，尋找文化藝術軌跡，研究文化史都有非常重要的作用。那么，怎樣收集管理藝術檔案及發揮它的作用呢？

關鍵詞：大專院校與文藝院團；藝術檔案；管理與作用

大多數大專院校及文藝院團對文化藝術檔案的理解都是一個模棱兩可的的概念，或混同于一般的工作檔案，或認為可有可無。藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。藝術檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。那么，怎樣收集管理藝術檔案及發揮它的作用呢？

1藝術檔案收集與管理

1.1現場收集資料是保證藝術檔案完整性和真實性的基礎

文藝院團每年都有近上百場的演出，但是文藝檔案的收集和整理往往是得不到重視的，特別是在現場沒有專門的人員去收集與整理，只有一些有檔案意識演員或者領導在演出過程中及時的收集了一些節目單、照片、海報或音樂等資料。其實文藝院團的藝術檔案材料包括劇本、編導材料、場記、舞臺調度材料、舞譜材料、歌曲材料、樂譜材料、照片、錄音帶、錄像帶、角色自傳材料、舞臺美術、燈光、音響、服裝、化妝、道具設計及制作材料、節目審查意見材料、演出日志、說明書材料、劇節目宣傳材料、廣告、海報、觀眾來信的等等。這就需要在每次的演出中，都要想方設法對這些藝術檔案材料予以收集，盡可能的收集到多的藝術檔案材料，使得我們能留下詳實可靠地歷史資料。而一般大專院校的本身文化活動則更少，對藝術檔案的整理與收集更得不到足夠的重視，甚至從來沒有過對藝術檔案的收集與整理，在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產生大量藝術檔案，其中包括：學校組織各類文藝活動中產生的藝術檔案；師生在日常教學、科研、創作、演出、展覽等活動中產生的藝術檔案；師生參加校內外比賽中產生的藝術檔案等。雖然藝術檔案數量大，種類多，但是藝術檔案的收集、歸檔工作遠不如一般的文書檔案那樣受重視，學校檔案管理人員對藝術檔案的產生情況必須在有效時間內加以收集整理，不至于使學校舉行教師教學技能比賽、舉辦學生設計大賽、畢業生作品展覽等，在比賽、展覽中產生的藝術檔案往往散落在各創作者手中，或長期存放在組織活動的教學部門，未能及時完整地歸檔到檔案管理部門。

藝術檔案現場跟蹤收集，并不是說要求檔案管理人員必須深入任何活動的第一線。要做到經常性收集與集中性收集相結合、主動送交與上門收集相結合。現場跟蹤收集重點是體現活動的全貌，除了保證活動高潮部分的檔案材料收集不失時機之外，還要保證整個活動軌跡的完整。往往在實際工作中會產生這樣一種現象：一次活動過后，只注意收集了活動體現部分的檔案材料，忽視了活動籌備階段的材料收集、活動高潮過后社會輿論的反饋材料和新聞報刊的報道材料的收集，這就很難使生動活潑、多姿多彩的文藝演出全貌或教學成果在藝術檔案中再現。因此，追蹤藝術活動的軌跡，及時收集全部有價值的藝術檔案，是保證藝術檔案完整性和真實性的基礎。

1.2加強管理是提高藝術檔案利用率的基礎

強化藝術檔案意識。強化藝術檔案意識是做好藝術檔案收集工作的關鍵。而要強化檔案意識的關鍵，是文化藝術部門從領導到群眾要提高對藝術檔案收集工作重要性的認識。《辦法》總則規定：藝術檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。文化藝術檔案，是廣大文藝工作者和廣大群眾進行文藝創作、演出、輔導、教學、研究以及對人文景觀歷史資料的開發利用活動的真實記錄，它直接記載和真實反映了各地各個不同歷史時期文化藝術建設發展的不同面貌，是黨和國家的寶貴財富，是繁榮和發展社會主義文化藝術事業的必要條件和依據，它對探討文化事業的發展，尋找文化藝術軌跡，研究文化史都有非常重要的作用。而加強藝術檔案的收集，保持藝術檔案的完整性和系統性是豐富藝術檔案館（室）藏的前提和基礎。

提高對藝術檔案的思想認識，大專院校與文藝院團的領導和從事藝術創造的團體和個人檔案意識不強和法制觀念淡薄。在他們看來，檔案與藝術生產勞動的關系不大，他們不懂得在藝術生產活動中形成的歷史軌跡皆是檔案，認識不到檔案工作是藝術生產勞動的重要組成部分。加上長期以來藝術檔案管理無章可循，造成檔案法制觀念淡薄。藝術檔案材料收集難的另一個原因是，藝術檔案管理人員專業素質不高，加上大部分單位藝術檔案管理者是兼職的，工作重心沒有放在藝術檔案工作上。藝術檔案和其他檔案一樣，重在收集。沒有收集，就不可能有豐富的館（室）藏。收集是源頭、是根本。

加強對檔案管理員業務素質培訓，尤其要加強現代信息技術培訓。現代化管理的形勢要求檔案工作者不僅要具有基礎的文化科學知識、豐富的檔案專業知識，還必須掌握現代信息技術，熟練運用電子計算機及現代化通訊設備來進行文件管理和檔案管理。否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子文件管理、檢查系統的規劃、設計。當然就更說不上充當電子文件的合格管理者。因此，必須下大力氣，開展現代信息培訓，造就具有現代檔案管理意識和現代檔案管理技能的檔案工作人員。這是推進文藝院團藝術檔案管理進程的一項關鍵性工作。

2藝術檔案的作用發揮

概括地講，文化藝術檔案的作用有兩個方面。一是憑證作用；二是參考作用。

（1）檔案是歷史的真憑實證。藝術檔案的這種憑證作用，是由檔案的形成及其本身的特點決定的：從其產生來看，檔案是在工作活動中客觀形成的文件轉化來的，它記錄了形成者的思想和行動；從其形式上看，檔案保留著歷史標記，如有的是當事人的親筆手稿、親筆簽署，或有機關、個人的印信，還有的是原來形象的拍照和原聲錄音。所以，藝術檔案是人們社會實踐的真實記錄，也是黨和國家進行經濟建設，開展政治文明、物質文明、精神文明建設，發展科學文化技術的必要條件。所以藝術檔案是確鑿的原始材料和歷史證件，是反映歷史活動的真實記錄，它可以成為查考、爭辯、研究和處理問題的依據。一個單位的或者個人歷史的真實、全面的反映。文化藝術檔案與每年編寫文化大事記一樣，它能全面、客觀、真實地反映大專院校藝術成果與文藝院團或個人工作的歷史原貌，也是一個單位或個人的工作實績見證。

（2）檔案是第一手的原始材料。檔案不僅記錄了歷史活動的事實經過，而且記錄了人們在各項活動中的思想發展，社會實踐中的經驗教訓，以及科學研究和文化藝術的創造成果。因此，它對于人們查考既往情況，掌握歷史材料，研究有關事物的發展規律，以及總結經驗，吸取教訓，具有重要的參考作用。藝術檔案是積累和傳播知識的重要載體。它不但能積累大專院校及藝術院團搞文化藝術活動的經驗，更是傳播藝術知識的重要載體。如果能每年把文學創作、藝術表演、美術、攝影、社會文化、藝術研究、藝術教育、文化交流、個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料進行分類歸檔，那么下次搞活動就有了借鑒材料，對于創新活動載體意義重大。

綜上所述，要做好文化藝術檔案工作，收集是關鍵，管理是重點，只有做好了收集和管理工作，大專院校與藝術院團藝術檔案才能發揮它應有的作用。