淺談新形勢下醫院檔案管理

董明慧

【摘 要】隨著醫藥衛生體制改革的深入及醫院服務模式的轉變，傳統的檔案管理方式已然不能適應現代化的需要，本文就如何使檔案工作適應新時期醫院現代化建設要求進行論述。

【關鍵詞】檔案；管理；創新

隨著醫藥衛生體制改革的深入及醫院服務模式的轉變，醫院檔案工作在醫院現代化建設中發揮著越來越大的作用，傳統的檔案管理方式已然不能適應現代化的需要，必須樹立創新意識，提高創新能力，運用創新手段，使檔案工作適應新時期醫院現代化建設的需要。

1 增強檔案工作整體創新意識

1.1 管理理念的創新

現代化科學技術的迅猛發展，給醫院檔案工作帶來了嚴峻挑戰。電子光盤、縮微膠片等新型載體的保管等都亟待檔案工作者去認識。檔案工作者必須要有充分的思想和技術準備，必須要打破原有的傳統思維定式和障礙，采用多角度、多層次的思維方式，運用創新思維指導我們的創新實踐。

1.2 管理模式的創新

要建立科學統一的現代化檔案管理標準和規章制度，減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的可持續發展。要與時代發展相適應，不斷修改和完善檔案管理制度。如簡化檔案的立卷制度，縮短檔案的立卷歸檔周期，統一電子文檔的管理標準，積極推行檔案的數字化管理，提高檔案的利用率，及時吸納和提供各類信息資源。

1.3 管理機制的創新

當前，仍有不少醫院把檔案管理僅作為一項兼顧性的工作，其檔案管理人員多數由臨床醫技人員改行而來，或由后勤人員兼管檔案，以致許多檔案工作者的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。因此，要從源頭上解決創新的基礎問題，必須引進競爭激勵機制，通過優勝劣汰來增強檔案工作者的危機感，同時，要建立一些相應的創新激勵機制，如鼓勵創新的考核辦法、分配制度、獎勵制度等，努力營造一種積極向上的氛圍。

2 檔案工作應在創新特色上下功夫

2.1 體現檔案工作服務特色

檔案工作者應在實際工作中尋求機遇，努力改變閉門查檔現狀，在服務上變被動等待為主動上門，利用現代化技術提供遠程服務。即利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。還可以多方開辟檔案的服務渠道，通過檔案編研、成果交流、咨詢服務等途徑，將檔案信息主動提供給社會，服務于社會，并通過輿論和社會實踐，擴大檔案工作的影響，使每一社會成員都意識到檔案是全社會的信息資源，為全社會共享。

2.2 體現檔案工作管理特色

檔案管理手段的更新是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。檔案工作的技術手段是提高檔案工作效率、確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。目前，醫院都建有計算機信息網絡中心，檔案可實現計算機網絡管理，如：與行政辦公系統相銜接建立適合醫院檔案管理的軟件，實現文件形成、報送、接收、編目、整理、數據著錄、提供利用等；利用計算機建立檔案目錄數據庫，采用掃描錄入方式進行現行文件和檔案管理一體化，方便全院職工的查找利用；借助醫院的局域網，采用虛擬主機或主機托管的方式運行，逐步將室藏的檔案資料，包括文檔、圖書、圖片、聲像等各類信息資料上網，實現醫院系統的檔案信息資源共享。

3 發揮專職檔案人員的創新主體作用

3.1 增強專職檔案人員的現代化意識

在實現檔案管理現代化發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，樹立依靠科技進步和科學管理的新觀念，建立與時代合拍的檔案意識，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，以主人翁的姿態主動參與和服務于醫院各項活動，使檔案工作與醫院醫學科研、經濟建設、管理工作結合得更加緊密。要不斷解放思想，拓寬思路，開拓創新，增強對新生事物的敏感度和接受力，及時捕捉有利于醫院發展的檔案信息，使醫院在競爭中掌握主動權，不斷提高經濟效益，不斷適應現代化建設的需要。

3.2 提高專職檔案人員的業務技能

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及許多新型載體的檔案和全新的管理手段的出現，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，醫院檔案管理人員，必須首先在思想上重視，并根據工作發展之需適時加強自身的業務學習，不斷提高業務能力，熟練掌握醫院檔案工作業務，了解與醫院檔案相關的醫學、法學、哲學、文學、外語及計算機等學科基礎知識，同時注重在工作中勤學實干、不斷探索、總結、積累，努力鉆研有關業務及邊緣學科知識，并切實將所學知識轉化為工作實踐能力，使自身綜合能力不斷得以提高，成為一名掌握科學先進的工作方法、一專多能的檔案工作人才。

3.3 拓展專職檔案人員的視野

在當今信息社會，各行各業對檔案信息資源的互補和共享要求都越來越高，醫院綜合檔案管理人員將會有更寬更廣的服務內容和服務范圍，檔案人員除了掌握一定的檔案知識和操作技能外，還要不斷“充電”，拓寬視野，了解工作所涉及領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。

[責任編輯：湯靜]