淺談信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代環(huán)境下的檔案管理

鄧永勝

(山西臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西臨汾041000)

信息化是指利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理的技術(shù)，并將其進(jìn)而應(yīng)用到各項(xiàng)事物中，形成網(wǎng)絡(luò)化管理。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理，要求充分調(diào)動信息化資源，進(jìn)行信息整合和深入應(yīng)用。加強(qiáng)對信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理的探究，對發(fā)揮信息資源優(yōu)勢、提升管理水平，都有著重要的作用。

1 信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的必要性

從檔案工作的內(nèi)容來看，只有加強(qiáng)檔案管理的信息化，形成網(wǎng)絡(luò)化，才能使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)和信息資源在人們的生活及管理中的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的數(shù)字化文件，數(shù)字化檔案信息資源與日俱增。比如在高校中，網(wǎng)上學(xué)校的開辦、校園網(wǎng)的開通、遠(yuǎn)程教育的發(fā)展、高等教育面臨的來自國際上的競爭等，這些都要求在檔案的內(nèi)容上進(jìn)行拓展，同時(shí)也使檔案管理中的檔案資料的收集、儲存、整理、使用復(fù)雜起來，這也說明了使用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的必要性。

從檔案工作的基礎(chǔ)來看，檔案資料的收集和整理是檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。目前檔案工作中普遍存在的問題是全員檔案意識不強(qiáng)，從領(lǐng)導(dǎo)到教職工，對檔案資料的收集、整理、建檔、保管以及使用的重要性，普遍缺乏認(rèn)識，因而在實(shí)際工作中不能將其擺到應(yīng)有的位置，其結(jié)果是致使許多重要的工作，甚至有重大影響的檔案，找不到或難以找到主要?dú)v史資料，而有些不重要的資料收集又過繁過多，缺乏整理，造成重復(fù)，沒有質(zhì)量。這些情況，既不符合檔案收集的基本要求，也嚴(yán)重影響到檔案作用的發(fā)揮。

從檔案工作的目的來看，只有加強(qiáng)檔案管理工作，才能更好地發(fā)揮檔案的功能和作用。檔案是歷史，但歷史可以鑒往，我們重視檔案工作，是因?yàn)闄n案可以作為今天和明天的借鑒。檔案工作的目的，是為今天服務(wù)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。但是，相當(dāng)多的高校檔案工作者扮演的是保管員的角色，只注重檔案的管理，不注重服務(wù)。許多檔案被束之高閣，無人問津。另外，檔案的價(jià)值體現(xiàn)在保存上。檔案工作做得好不好，主要是看其保存得是否完整。

2 信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的問題

2.1 信息的組織

傳統(tǒng)檔案必須經(jīng)過數(shù)字化處理才能在網(wǎng)上傳遞。這些電子文件主要包括文字、表格、數(shù)據(jù)庫、圖像、圖形等。從實(shí)態(tài)檔案轉(zhuǎn)化到電子檔案，不僅僅是將原有的檔案內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)里，更重要的是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行重組，方便用戶進(jìn)行檢索、傳輸、摘錄和分析。

2.2 信息的安全與保密技術(shù)

電子檔案上網(wǎng)后，必須從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施，如防止外部攻擊時(shí)可以采用防火墻或安全代理等技術(shù)，而要防止內(nèi)部成員泄漏信息，則必須在管理和技術(shù)上做到信息安全存放。目前，國際互聯(lián)網(wǎng)體系中普遍采用是基于RSA非對稱算法的公鑰加密體系。簡單地說，就是將一個(gè)大數(shù)分解成兩個(gè)素?cái)?shù)之積，一個(gè)素?cái)?shù)給發(fā)送者為信息加密成為公鑰，一個(gè)素?cái)?shù)留給接受者為信息解密而成為私鑰，從而保證數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)的本地安全。但是任何安全和保密技術(shù)都不是百分百有效的。

2.3 新的檢索工具

伴隨著檔案館藏文獻(xiàn)的數(shù)字化過程，產(chǎn)生了檔案館藏虛擬卡片目錄。通過在目錄上的超文本鏈接，研究者可以在網(wǎng)上閱覽，用戶可以通過標(biāo)題、日期、主題或其他關(guān)鍵詞查找到該目錄。這一問題還有許多工作要做，比如，制作新的適合聯(lián)機(jī)檢索的檢索工具與研究工具。

3 信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的拓展

3.1 面向社會全方位服務(wù)

檔案部門要面對黨政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，還要有針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)，特別是在信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能有利于人們從事科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)。

3.2 興辦檔案的服務(wù)實(shí)體

處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者;檔案館(室)也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、儲存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館的檔案目錄，實(shí)現(xiàn)能使檔案、圖書、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報(bào)。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館等館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

同時(shí)，還要注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。例如，產(chǎn)品經(jīng)過用戶使用之后，能否適應(yīng)需要、哪些需要改進(jìn)等，這是檢驗(yàn)企業(yè)為適應(yīng)市場需求而采取的改革措施是否成功的關(guān)鍵，也是對產(chǎn)品質(zhì)量作出的評價(jià)。

4 結(jié)語

在資源共享、信息網(wǎng)絡(luò)化的今天，檔案管理工作必須適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)實(shí)。而分析其必要性和存在的問題，并制定合理的檔案管理策略加以改進(jìn)和改善，促使信息環(huán)境下的檔案管理工作快速有序的開展，是每個(gè)檔案管理工作者的責(zé)任和義務(wù)。

［1］何佩婷.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對檔案創(chuàng)新管理的影響［J］.企業(yè)技術(shù)開發(fā)(學(xué)術(shù)版)，2011(1).

［2］閻文華.淺析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理［J］.林業(yè)科技情報(bào)，2007(3).

［3］曾紅.試論信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理［J］.檔案學(xué)研究，2008(1).