淺談物資采購(gòu)價(jià)格的全過(guò)程管理

中國(guó)石油遼陽(yáng)石化公司電子商務(wù)部 史軍

淺談物資采購(gòu)價(jià)格的全過(guò)程管理

中國(guó)石油遼陽(yáng)石化公司電子商務(wù)部 史軍

本文運(yùn)用全過(guò)程管理的思想探討企業(yè)物資采購(gòu)價(jià)格管理的方法，論述企業(yè)如何有效地控制物資采購(gòu)價(jià)格。提出降低采購(gòu)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益，改善企業(yè)管理現(xiàn)狀的途徑。

物資 采購(gòu)價(jià)格 全過(guò)程 管理

通用電氣公司(GE)前CEO杰克韋爾奇說(shuō)：“采購(gòu)和銷售是公司唯一能‘掙錢’的部門，其他任何部門發(fā)生的都是管理費(fèi)用！”對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)而言，采購(gòu)工作無(wú)疑都是生產(chǎn)的第一步。在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)成本比重高、資金投入大，采購(gòu)環(huán)節(jié)每降低1%。企業(yè)利潤(rùn)將增加5%～10%。在物資采購(gòu)過(guò)程中，如何確定準(zhǔn)確合理的采購(gòu)價(jià)格始終是企業(yè)物資采購(gòu)單位最關(guān)心的問(wèn)題。有效的價(jià)格管理，能夠幫助企業(yè)以最低的成本獲得最需要的資源，獲得最大化的經(jīng)濟(jì)效益。本文主要探討企業(yè)如何運(yùn)用全過(guò)程管理的方法，從制度組織機(jī)構(gòu)建設(shè)、物資采購(gòu)過(guò)程控制、采購(gòu)價(jià)格監(jiān)督檢查及違規(guī)處罰四方面系統(tǒng)管理物資采購(gòu)價(jià)格，從而降低采購(gòu)成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1 物資采購(gòu)價(jià)格管理的制度及組織機(jī)構(gòu)建設(shè)

1.1 做好制度建設(shè)，建立健全物資采購(gòu)價(jià)格管理制度是價(jià)格管理的第一要?jiǎng)?wù)

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。不同的管理制度能夠激勵(lì)和誘導(dǎo)出不同的行為方式，導(dǎo)致截然不同的管理結(jié)果。根據(jù)企業(yè)物資采購(gòu)管理現(xiàn)狀，建立健全符合企業(yè)實(shí)際情況的《物資采購(gòu)價(jià)格管理制度》，確定組織架構(gòu)、明確部門職責(zé)、細(xì)化工作流程、加強(qiáng)監(jiān)督與考核等方面內(nèi)容，做到責(zé)、權(quán)分明，使企業(yè)物資采購(gòu)價(jià)格管理有章可循、有法可依，是做好企業(yè)物資采購(gòu)價(jià)格管理的第一步。

1.2 建立專業(yè)的價(jià)格管理部門，實(shí)行價(jià)格管理雙軌制

在以往的物資采購(gòu)管理中，物資采購(gòu)價(jià)格主要由采購(gòu)部門控制。權(quán)利過(guò)于集中在采購(gòu)人員手中，對(duì)采購(gòu)價(jià)格制訂缺少制約、監(jiān)督機(jī)制。在企業(yè)中設(shè)立專業(yè)的價(jià)格管理部門，與采購(gòu)部門并行管理價(jià)格，實(shí)行價(jià)格管理雙軌制，既有利于為企業(yè)多渠道提供價(jià)格信息，防止物資采購(gòu)價(jià)格偏離市場(chǎng)價(jià)格，掌握市場(chǎng)先機(jī)，又能有效地分散采購(gòu)價(jià)格定價(jià)權(quán)利，制約采購(gòu)行為，有效控制物資采購(gòu)活動(dòng)中的腐敗滋生。

1.3 加強(qiáng)物資價(jià)格信息管理，建立采購(gòu)物資價(jià)格檔案，確定物資內(nèi)部指導(dǎo)價(jià)格

價(jià)格管理部門應(yīng)勤于進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，了解市場(chǎng)行情及物價(jià)波動(dòng)信息，增強(qiáng)各類價(jià)格信息的真實(shí)性。建立價(jià)格信息檔案，為領(lǐng)導(dǎo)或采購(gòu)人員決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。收集價(jià)格信息主要從如下幾方面入手：

(1)收集企業(yè)采購(gòu)物資的歷史價(jià)格，建立采購(gòu)物資價(jià)格目錄；

(2)采用互聯(lián)網(wǎng)、電子信箱等現(xiàn)代化通訊手段及時(shí)獲得國(guó)內(nèi)各地區(qū)及同行業(yè)采購(gòu)部門物資價(jià)格信息，并整理和存檔隨用隨查；

(3)通過(guò)查閱大量物資信息報(bào)刊、雜志，收集物資價(jià)格信息；

(4)通過(guò)電話、電傳、信函等多種形式并結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察和調(diào)研，對(duì)供方產(chǎn)品價(jià)格等進(jìn)行跟蹤調(diào)查，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，為指導(dǎo)物資采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本，提供真實(shí)、可靠的重要依據(jù)。

1.4 加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立合格供應(yīng)商檔案和資源市場(chǎng)準(zhǔn)入制度

供應(yīng)商管理是企業(yè)物資采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分。強(qiáng)化供應(yīng)商的管理能夠減少物資采購(gòu)的隨意性和盲目性，是降低物資采購(gòu)價(jià)格的有力手段。建立合格供應(yīng)商檔案和資源市場(chǎng)準(zhǔn)入制度，既可通過(guò)與供應(yīng)商長(zhǎng)期合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在采購(gòu)周期和購(gòu)買批量上獲得采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，對(duì)降低物資采購(gòu)成本大有益處。

對(duì)于長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商建立檔案，詳細(xì)記錄供應(yīng)商聯(lián)系方式、地址、經(jīng)營(yíng)范圍、品質(zhì)評(píng)級(jí)等信息。建立資源市場(chǎng)準(zhǔn)入制度。每一個(gè)供應(yīng)商的檔案必須經(jīng)過(guò)專業(yè)主管部門進(jìn)行資質(zhì)審核，篩選供貨質(zhì)量高、信譽(yù)好、供貨價(jià)格合理的供應(yīng)商列入為企業(yè)的合格資源市場(chǎng)成員。對(duì)資源市場(chǎng)成員管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)實(shí)行流動(dòng)性管理，供應(yīng)過(guò)程中對(duì)物資價(jià)格、質(zhì)量和消耗進(jìn)行跟蹤，掌握物資的使用情況以及資源市場(chǎng)成員的售后服務(wù)、供應(yīng)能力，定期組織相關(guān)人員對(duì)資源市場(chǎng)成員進(jìn)行評(píng)價(jià)，實(shí)行階段性監(jiān)督考核。對(duì)所供物資出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或價(jià)格偏離市場(chǎng)的供應(yīng)商進(jìn)行處罰，嚴(yán)重者開除資源市場(chǎng)。

2 物資采購(gòu)價(jià)格的過(guò)程控制

2.1 掌握采購(gòu)物資信息，科學(xué)編制物資采購(gòu)計(jì)劃

在物資采購(gòu)管理中，采購(gòu)計(jì)劃占首要地位，有了物資采購(gòu)計(jì)劃才發(fā)生之后的各類物資采購(gòu)行為，也就是說(shuō)所有的物資采購(gòu)管理行為都是圍繞著物資采購(gòu)計(jì)劃而執(zhí)行，計(jì)劃起到一個(gè)指揮棒的作用。具體的物資采購(gòu)計(jì)劃要將所需物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)周期等詳盡信息描述清楚。其中規(guī)格型號(hào)是否統(tǒng)一、采購(gòu)數(shù)量的多少、采購(gòu)周期長(zhǎng)短都會(huì)對(duì)直接影響物資的采購(gòu)價(jià)格。

(1)了解工程施工進(jìn)度、物資庫(kù)存、設(shè)計(jì)數(shù)量和當(dāng)?shù)氐奶鞖狻⒌乩怼⑦\(yùn)輸運(yùn)力等信息，本著采購(gòu)計(jì)劃=材料需用量-期末庫(kù)存+合理儲(chǔ)備的原則，制定合理的物資采購(gòu)計(jì)劃。

(2)對(duì)于通用物資，統(tǒng)一物資的品牌、規(guī)格型號(hào)及標(biāo)準(zhǔn)有利于統(tǒng)一物資價(jià)格，防止采購(gòu)價(jià)格偏離市場(chǎng)。

(3)根據(jù)采購(gòu)數(shù)量的多少，確定經(jīng)濟(jì)批量的采購(gòu)方式能有效降低物資采購(gòu)價(jià)格。

(4)根據(jù)物資采購(gòu)周期的長(zhǎng)短，合理選擇運(yùn)送方式、送貨時(shí)間，減少物資儲(chǔ)運(yùn)費(fèi)。

2.2 進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查與價(jià)格分析，確定采購(gòu)價(jià)格上限，避免采購(gòu)價(jià)格偏離市場(chǎng)價(jià)格

(1)參照歷史采購(gòu)價(jià)格或進(jìn)行成本計(jì)算以量化的形式所制定的物資采購(gòu)價(jià)格參照標(biāo)準(zhǔn)。

(2)實(shí)施比價(jià)管理，比價(jià)的前提首先須有多種價(jià)格可比，能夠及時(shí)掌握多種材料的價(jià)格，只有通過(guò)比價(jià)才能有所鑒別，才能掌握價(jià)格審批的標(biāo)準(zhǔn)，才能為采購(gòu)價(jià)格上限的確定提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

(3)綜合采購(gòu)部門和價(jià)格管理部門掌握的價(jià)格信息，確定物資的采購(gòu)價(jià)格上限。凡超過(guò)企業(yè)內(nèi)部指導(dǎo)價(jià)格的，要根據(jù)其實(shí)際情況按照相應(yīng)的授權(quán)批準(zhǔn)程序執(zhí)行，保證采購(gòu)價(jià)格在預(yù)算之內(nèi)。

2.3 在資質(zhì)合格的資源市場(chǎng)范圍內(nèi)合理選擇供應(yīng)商

(1)首選生產(chǎn)廠家采購(gòu)，減少中間商供貨，降低中間環(huán)節(jié)加價(jià)率。

(2)生產(chǎn)常用物資盡量選擇本地供應(yīng)商，減少運(yùn)雜費(fèi)，降低采購(gòu)價(jià)格。

(3)不斷開發(fā)資質(zhì)信譽(yù)良好的供應(yīng)商，采購(gòu)物資時(shí)多家選擇供應(yīng)商，合理利用供應(yīng)商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)降低采購(gòu)價(jià)格。

2.4 結(jié)合需用物資的實(shí)際情況，靈活機(jī)動(dòng)地選擇采購(gòu)方式

(1)有季節(jié)性差價(jià)的物資，統(tǒng)計(jì)全年消耗數(shù)量，利用季節(jié)性差價(jià)一次性采購(gòu)，有效降低物資采購(gòu)價(jià)格。

(2)對(duì)于生產(chǎn)常用物資建立框架采購(gòu)。與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同，取得批量采購(gòu)價(jià)格，根據(jù)生產(chǎn)需用情況隨用隨購(gòu)，定期結(jié)算，有效利用社會(huì)儲(chǔ)備實(shí)行零庫(kù)存管理。

(3)對(duì)于通用性強(qiáng)、供應(yīng)商資源市場(chǎng)充足的物資，應(yīng)盡量多廠家選擇供應(yīng)商。結(jié)合招標(biāo)、比質(zhì)競(jìng)價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等多種采購(gòu)方式，利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)降低采購(gòu)價(jià)格。

2.5 掌握采購(gòu)合同簽訂技巧，細(xì)化合同款項(xiàng)

(1)對(duì)于工程項(xiàng)目、技改技措項(xiàng)目所需非常用物資，簽訂采購(gòu)合同時(shí)交貨期應(yīng)結(jié)合庫(kù)存、工程進(jìn)度，大宗物資直達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，減少二次倒運(yùn)費(fèi)。

(2)企業(yè)采購(gòu)的所有物資都應(yīng)留取一定比例的質(zhì)保金，普通物資質(zhì)保金期限為一年，重要物資質(zhì)保金期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。收取質(zhì)保金一方面對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量有相應(yīng)的資金保障；另一方面一旦供貨質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，有利于企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的責(zé)任追究。

(3)簽訂采購(gòu)合同時(shí)，一般不提交預(yù)付款。對(duì)于必須交預(yù)付款的重要物資，預(yù)付款比例應(yīng)不超過(guò)20%。

3 增大采購(gòu)工作透明度，全過(guò)程價(jià)格監(jiān)督檢查

3.1 多部門協(xié)同管理，加強(qiáng)物資采購(gòu)價(jià)格全過(guò)程監(jiān)督

企業(yè)的價(jià)格管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計(jì)部門協(xié)同合作對(duì)物資采購(gòu)價(jià)格事前控制、過(guò)程監(jiān)督和事后檢查。價(jià)格管理部門通過(guò)價(jià)格雙軌制對(duì)物資采購(gòu)價(jià)格事前控制，參與制定采購(gòu)價(jià)格最高上限，并和紀(jì)檢監(jiān)察部門共同參與物資采購(gòu)比價(jià)、招議標(biāo)過(guò)程控制；審計(jì)部門對(duì)物資采購(gòu)事前、事后抽查審計(jì)，全過(guò)程控制物資采購(gòu)價(jià)格。

3.2 加強(qiáng)采購(gòu)的過(guò)程公開，接受用戶的價(jià)格監(jiān)督

(1)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)的實(shí)際需要，在召開采購(gòu)比價(jià)、招議標(biāo)會(huì)議之前適時(shí)邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)、價(jià)格管理、紀(jì)檢監(jiān)察、財(cái)務(wù)、審計(jì)、用戶等單位參加，進(jìn)行性價(jià)比評(píng)價(jià)和市場(chǎng)價(jià)格分析，按照性價(jià)比最優(yōu)、總成本最低的原則，由各部門發(fā)表意見(jiàn)，共同制訂物資采購(gòu)價(jià)格上限，有效地控制采購(gòu)價(jià)格不偏離市場(chǎng)價(jià)格。使各部門在參與中了解物資采購(gòu)過(guò)程，杜絕物資采購(gòu)一個(gè)人說(shuō)了算、“一竿子插到底”的弊端，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)集體研究、共同決策。保證采購(gòu)業(yè)務(wù)公開透明。

(2)業(yè)務(wù)人員定期將采購(gòu)合同上傳至企業(yè)網(wǎng)站，公開采購(gòu)物資數(shù)量、采購(gòu)方式、采購(gòu)渠道、采購(gòu)價(jià)格等信息，及時(shí)收集物資使用部門的信息反饋，接受各相關(guān)部門的價(jià)格監(jiān)督。

物資采購(gòu)業(yè)務(wù)公開，不僅有利于理順物資采購(gòu)管理程序，規(guī)范采購(gòu)行為，而且能夠通過(guò)業(yè)務(wù)公開、廉政監(jiān)督、過(guò)程控制，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)過(guò)程的高效運(yùn)行，增強(qiáng)供需雙方的理解與支持，實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)，杜絕物資采購(gòu)過(guò)程的腐敗行為。

4 明確物資采購(gòu)價(jià)格管理的違規(guī)責(zé)任，嚴(yán)肅物資采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)處罰

加強(qiáng)物資采購(gòu)價(jià)格管理的事后監(jiān)督檢查，一旦發(fā)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格超出正常市場(chǎng)價(jià)格水平，必須追查到底。分析采購(gòu)價(jià)格偏離原因，調(diào)查落實(shí)物資采購(gòu)過(guò)程，對(duì)于相關(guān)責(zé)任人和供應(yīng)商予以相應(yīng)處理，增強(qiáng)物資采購(gòu)價(jià)格管理制度的嚴(yán)肅性。

加強(qiáng)物資采購(gòu)價(jià)格管理，是降低采購(gòu)成本的重要途徑之一。物資采購(gòu)價(jià)格管理是一件復(fù)雜煩瑣的工作，尤其現(xiàn)在生產(chǎn)材料大幅度漲價(jià)的情況下，既要保證企業(yè)生產(chǎn)物資的正常供應(yīng)，又要降低材料采購(gòu)價(jià)格，其難度是可想而知的。但是只要企業(yè)能夠抓住物資采購(gòu)價(jià)格全過(guò)程管理工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)并把握該環(huán)節(jié)的要點(diǎn)，通過(guò)加強(qiáng)價(jià)格管理，建立健全物資采購(gòu)價(jià)格管理制度，掌握價(jià)值規(guī)律的變化趨勢(shì)，充分利用價(jià)格杠桿，合理配置資源，就會(huì)增強(qiáng)獲取和控制資源的能力，滿足企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的物資需要，實(shí)現(xiàn)企業(yè)控制采購(gòu)價(jià)格的管理目標(biāo)，取得最佳的經(jīng)濟(jì)效益。

[1](美)卡 維 納 托(Cavinato,Joseph.L.),(美)考 夫 曼(Kauffman,Ralph.G.)編,呂一林等譯.專業(yè)采購(gòu)與供應(yīng)人員指南[M].機(jī)械工業(yè)出版社,2001.

[2](美)蒙茨卡，(美)特倫特，(美)漢菲爾德.采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理[M].電子工業(yè)出版社,2008.

[3]翟光明.采購(gòu)與供應(yīng)商管理[M].中國(guó)物資出版社,2009.

F272

A

1005-5800(2012)07(c)-084-02

史軍(1973-)女，遼寧省營(yíng)口市人，現(xiàn)就職于中國(guó)石油遼陽(yáng)石化公司電子商務(wù)部質(zhì)價(jià)科，任質(zhì)量管理工程師，工學(xué)學(xué)士。